Podateľňa
tvorí jeden zo vstupných bodov do registratúry. Eviduje informácie o pošte, ktorá bola doručená alebo odoslaná vo forme listov alebo e-mailov. Preto je možné využiť služby registratúry, ktorá o týchto dokumentoch vedie digitálne záznamy. Pokiaľ to možnosti dovoľujú, je možné všetky papierové dokumenty zoskenovať a vložiť do programu.
Spracovanie doručenej pošty možno robiť viacerými spôsobmi:
Jednoduchý zápis do knihy pošty
V prvom dialógovom okne sa zapíše
- Odosielateľ/Príjemca, druh, predmet
- Na druhej záložke – Podrobnosti je možnosť vyplniť pole Klient, ak sa pošta prijíma alebo odosiela v mene tretieho subjektu. V prípade odoslanej pošty sa tu vyplní cena, podacie číslo
- Cez tlačidlo Upresniť môžeme vybrať fakturačnú adresu, kontaktnú osobu
- Výsledkom je jednoduchá kniha pošty vo forme zoznamu prijatých/odoslaných zásielok
Zápis do knihy pošty a registratúry
V prvom dialógovom okne sa zapíše
- Odosielateľ/Príjemca, druh, predmet
- Na druhej záložke – Podrobnosti je možnosť vyplniť pole Klient, ak sa pošta prijíma alebo odosiela v mene tretieho subjektu. V prípade odoslanej pošty sa tu vyplní cena, podacie číslo
- Cez tlačidlo Upresniť môžeme vybrať fakturačnú adresu, kontaktnú osobu
- Vyplní sa pole Oddelenie a Referent (z číselníka), ktorému príde oznam o pridelenom dokumente.
- Referent následne dokument spracuje podľa firemných pracovných postupov
- Zaškrtne sa pole Záznam do registratúry, čím systém pridelí dokumentu registratúrnu značku zo zoznamu. Podľa prideleného registratúrneho čísla D20xx/xxxxxx možno dokumenty v budúcnosti vyhľadávať.
- Na záložke Podrobnosti je možné vyplniť overovacie údaje, ktoré vyžaduje ISO
- Na záložke Ochrana možno nastaviť parametre na ochranu dokumentu
- Na záložke Na vedomie možno vybrať zo zoznamu užívateľov, ktorým príde oznam o dokumente
- Výsledkom je kniha pošty vo forme zoznamu prijatých/odoslaných zásielok, zoznamu dokumentov s pridelenými číslami, registratúrnymi značkami
- Poštu môžeme roztriediť podľa oddelení a referentov
- Získate prehľad o výške poštovného za obdobie/oddelenie/referentov/klienta
Zápis do knihy pošty a registratúry, vytvorenie spisu a elektronického dokumentu
V prvom dialógovom okne sa zapíše
- Odosielateľ/Príjemca, druh, predmet
- Na druhej záložke – Podrobnosti je možnosť vyplniť pole Klient, ak sa pošta prijíma alebo odosiela v mene tretieho subjektu. V prípade odoslanej pošty sa tu vyplní cena, podacie číslo
- Cez tlačidlo Upresniť môžeme vybrať fakturačnú adresu, kontaktnú osobu
- Vyplní sa pole Oddelenie a Referent (z číselníka), ktorému príde oznam o pridelenom dokumente
- Referent následne dokument spracuje podľa firemných pracovných postupov
- Zaškrtne sa pole
- Záznam do registratúry, čím systém pridelí dokumentu registratúrnu značku zo zoznamu. Podľa prideleného registratúrneho čísla D20xx/xxxxxx možno dokumenty v budúcnosti vyhľadávať. Registratúrna značka má možnosť automaticky na pozadí vytvoriť spis s voliteľným názvom (napr. Došlá pošta) a vytvorené dokumenty sa do tohto spisu automaticky prenesú.
- Do otvoreného spisu, čím sa dokument vloží do príslušného spisu, ktorý je už založený a príslušný dokument do neho obsahovo patrí.
- Do vzorového spisu, čím sa dokument vloží do vzorového spisu, ktorý pracovník podateľne následne pridelí zodpovednému referentovi na vybavenie. V spise sú už preddefinované úlohy pre tohto referenta
- Na záložke Podrobnosti je možné vyplniť overovacie údaje, ktoré vyžaduje ISO
- Na záložke Ochrana možno nastaviť parametre na ochranu dokumentu
- Na záložke Na vedomie možno vybrať zo zoznamu užívateľov, ktorým príde oznam o dokumente.
V druhom dialógovom okne použijeme možnosť
- Skenovať – vložíme dokument do skenera a vytvoríme z neho elektronický formát
- Zo súboru – vtiahneme do knihy pošty externý súbor (doc, xls, pdf a pod.)
- Výsledkom je kniha pošty vo forme zoznamu prijatých/odoslaných zásielok, zoznamu dokumentov s pridelenými číslami, registratúrnymi značkami, hyperlinkom na elektronický dokument a spis, v ktorom je dokument uložený
Vloženie elektronickej pošty do podateľne
Túto službu poskytuje Modul Integrátor, ktorý prepojuje poštový program Outlook s procesmi v programe Optivus
Vloženie záznamu do knihy pošty
Vkladanie je identické s bežným vkladaním papierovej pošty do podateľne. Jediný rozdiel je v tom, že nie je potrebné nič skenovať, ale sa dá zaškrtnutím prepojenia s registratúrou vložiť celý obsah e-mailu ako dokument aj do registratúry.
Ak je nastavené v programe Práva užívateľov/Podateľňa/Potvrdzovanie prečítania pridelenej pošty, program podporuje potvrdzovanie pošty, ktorá je pridelená na referenta. Potvrdenie prečítania sa udeje v okamihu, ako nastavený referent ľubovoľným spôsobom otvorí danú poštu. Nie je nutná žiadna činnosť referenta, ani nie je nutné nič potvrdiť. Dátum prečítania sa zapíše automaticky.