Podateľňa 

tvorí jeden zo vstupných bodov do registratúry. Eviduje informácie o pošte, ktorá bola doručená alebo odoslaná vo forme listov alebo e-mailov. Preto je možné využiť služby registratúry, ktorá o týchto dokumentoch vedie digitálne záznamy. Pokiaľ to možnosti dovoľujú, je možné všetky papierové dokumenty zoskenovať a vložiť do programu.

Spracovanie doručenej pošty možno robiť viacerými spôsobmi:

Jednoduchý zápis do knihy pošty

V prvom dialógovom okne sa zapíše

  • Odosielateľ/Príjemca, druh, predmet
  • Na druhej záložke – Podrobnosti je možnosť vyplniť pole Klient, ak sa pošta prijíma alebo odosiela v mene tretieho subjektu. V prípade odoslanej pošty sa tu vyplní cena, podacie číslo
  • Cez tlačidlo Upresniť môžeme vybrať fakturačnú adresu, kontaktnú osobu
  • Výsledkom je jednoduchá kniha pošty vo forme zoznamu prijatých/odoslaných zásielok

Zápis do knihy pošty a registratúry

V prvom dialógovom okne sa zapíše

  • Odosielateľ/Príjemca, druh, predmet
  • Na druhej záložke – Podrobnosti je možnosť vyplniť pole Klient, ak sa pošta prijíma alebo odosiela v mene tretieho subjektu. V prípade odoslanej pošty sa tu vyplní cena, podacie číslo
  • Cez tlačidlo Upresniť môžeme vybrať fakturačnú adresu, kontaktnú osobu
  • Vyplní sa pole OddelenieReferent (z číselníka), ktorému príde oznam o pridelenom dokumente.
  •  Referent následne dokument  spracuje podľa firemných pracovných postupov
  • Zaškrtne sa pole Záznam do registratúry, čím systém pridelí dokumentu registratúrnu značku zo zoznamu. Podľa prideleného registratúrneho čísla D20xx/xxxxxx možno dokumenty v budúcnosti vyhľadávať.
  • Na záložke Podrobnosti je možné vyplniť overovacie údaje, ktoré vyžaduje ISO
  • Na záložke Ochrana možno nastaviť parametre na ochranu dokumentu
  • Na záložke Na vedomie možno vybrať zo zoznamu užívateľov, ktorým príde oznam o dokumente
  • Výsledkom je kniha pošty vo forme zoznamu prijatých/odoslaných zásielok, zoznamu dokumentov s pridelenými číslami, registratúrnymi značkami
  • Poštu môžeme roztriediť podľa oddelení a referentov
  • Získate prehľad o výške poštovného za obdobie/oddelenie/referentov/klienta

Zápis do knihy pošty  a registratúry, vytvorenie spisu a  elektronického dokumentu

V prvom dialógovom okne sa zapíše

  • Odosielateľ/Príjemca, druh, predmet
  • Na druhej záložke – Podrobnosti je možnosť vyplniť pole Klient, ak sa pošta prijíma alebo odosiela v mene tretieho subjektu. V prípade odoslanej pošty sa tu vyplní cena, podacie číslo
  • Cez tlačidlo Upresniť môžeme vybrať fakturačnú adresu, kontaktnú osobu
  • Vyplní sa pole OddelenieReferent (z číselníka), ktorému príde oznam o pridelenom dokumente
  • Referent následne dokument  spracuje podľa firemných pracovných postupov
  • Zaškrtne sa pole
    •  Záznam do registratúry, čím systém pridelí dokumentu registratúrnu značku zo zoznamu. Podľa prideleného registratúrneho čísla D20xx/xxxxxx možno dokumenty v budúcnosti vyhľadávať. Registratúrna značka má možnosť automaticky na pozadí vytvoriť spis s voliteľným názvom (napr. Došlá pošta) a vytvorené dokumenty sa do tohto spisu automaticky prenesú.
    •  Do otvoreného spisu, čím sa dokument vloží do príslušného spisu, ktorý je už založený a príslušný dokument do neho obsahovo patrí.
    •  Do vzorového spisu, čím sa dokument vloží do vzorového spisu, ktorý pracovník podateľne následne pridelí zodpovednému referentovi na vybavenie. V spise sú už preddefinované úlohy pre tohto referenta
  • Na záložke Podrobnosti je možné vyplniť overovacie údaje, ktoré vyžaduje ISO
  • Na záložke Ochrana možno nastaviť parametre na ochranu dokumentu
  • Na záložke Na vedomie možno vybrať zo zoznamu užívateľov, ktorým príde oznam o dokumente.

V druhom dialógovom okne použijeme možnosť

  • Skenovať – vložíme dokument do skenera a vytvoríme z neho elektronický formát
  • Zo súboru – vtiahneme do knihy pošty externý súbor (doc, xls, pdf a pod.)
  • Výsledkom je kniha pošty vo forme zoznamu prijatých/odoslaných zásielok, zoznamu dokumentov s pridelenými číslami, registratúrnymi značkami, hyperlinkom na elektronický dokument a spis, v ktorom je dokument uložený

Vloženie elektronickej pošty do podateľne

Túto službu poskytuje Modul Integrátor, ktorý prepojuje poštový program Outlook s procesmi v programe Optivus

Vloženie záznamu do knihy pošty

Vkladanie je identické s bežným vkladaním papierovej pošty do podateľne. Jediný rozdiel je v tom, že nie je potrebné nič skenovať,  ale sa dá zaškrtnutím prepojenia s registratúrou vložiť celý obsah e-mailu ako dokument aj do registratúry.

Ak je nastavené v programe Práva užívateľov/Podateľňa/Potvrdzovanie prečítania pridelenej pošty, program podporuje potvrdzovanie pošty, ktorá je pridelená na referenta. Potvrdenie prečítania sa udeje v okamihu, ako nastavený referent ľubovoľným spôsobom otvorí danú poštu. Nie je nutná žiadna činnosť referenta, ani nie je nutné nič potvrdiť. Dátum prečítania sa zapíše automaticky.