Úloha
je konkrétna úloha, ktorú je potrebné splniť, obvykle do určeného dátumu, pričom skutočný dátum môže byť iný, než predpokladaný. Kvôli sledovaniu časovej náročnosti plnenia jednotlivých úloh je vhodné vypĺňať skutočné trvanie danej úlohy pri vyznačení splnenia. V prípade, že úlohu je potrebné prerušiť, vyznačíme si čas splnenia (koľko sme doposiaľ skutočne na úlohe odpracovali) a cez tlačidlo Pokračovať posunieme dokončenie úlohy na neskorší termín.
Na záložke Podrobnosti v konkrétnej úlohe je možné urobiť priamo výdajku zo skladu. Využíva sa to v prípadoch, kedy k splneniu úlohy (napríklad servisný zásah) bolo potrebné spotrebovať aj nejaký materiál zo skladu. V tomto kroku sa materiál priamo zapíše do výdajky a odpíše zo skladu.
Na záložke Na vedomie môže dať zadávateľ na vedomie o úlohe aj inej osobe.
Úloha sa dá nastaviť ako periodická. Takáto úloha sa bude v nastavených intervaloch automaticky opakovať. Môžete takto ľahko vytvoriť úlohy, ktoré sa majú opakovať raz za mesiac alebo v inom intervale.
V úlohe si môžete nastaviť pripomenutie úlohy. Pripomenúť vám môže program úlohu napr. o 10 min, o hodinu, zajtra, alebo si môžete zvoliť vlastný dátum a čas pripomenutia úlohy.
Úlohy sa môžu nachádzať v spise. Ak je úloha vložená v spise, v zozname úloh je stĺpec s hypertextom, ktorým si možno zobraziť príslušný spis. Obvykle je takáto úloha vložená do spisu priamo. Môže sa však stať, že potrebujete vložiť do spisu úlohu, ktorá s ním súvisí, nebola však do spisu vložená. Na to slúži funkcia Vložiť… Nachádza sa na dialógu úlohy. Po jej stlačení sa zobrazí zoznam spisov, do ktorého možno úlohu vložiť. Vyberiete si spis a po stlačení OK bude úloha vložená do spisu.
Niekedy sa môže stať, že si vytvoríte takú úlohu, ku ktorej je potrebný nový spis. Aby ste nemuseli prácne vyplniť predmet a obsah nového spisu (ktorý by bol pravdepodobne zhodný), môžete použiť funkciu Nový spis pre úlohu… Funkcia sa nachádza v menu pravej myšky nad zoznamom úloh.
Pomocou dvojice tlačidiel môžete tieto úlohy presunúť:
- Na dnes – Všetky úlohy sa presunú na aktuálny deň. Zachová sa priradenie na konkrétnu hodinu. Ak úlohy posúva niekto iný ako zodpovedný, vygenerujú sa aj oznamy.
- Na zajtra – Všetky úlohy sa presunú na najbližší pracovný deň.
Túto funkciu využijú najmä pracovné skupiny. Na porade môžu pomocou nástroja najprv presunúť nesplnené úlohy na aktuálny dátum a potom si ich nanovo rozplánovať.
Pomocou synchronizácie úloh je možné kopírovať úlohy medzi programom Optivus a službou Kalendár Google. Synchronizácia s touto službou zabezpečí to, že sa úlohy z Optivusu môžu ďalej synchronizovať s mobilnými telefónmi.