Program Optivus umožňuje predávať tovar pomocou registračných pokladníc firmy Elcom s.r.o.

Program umožňuje:

  • vytvoriť si prepojenie medzi konkrétnou registračnou pokladnicou a skladom v programe
  • exportovať zoznam skladových kariet z Optivusu do pokladne
  • importovať predaje z registračných pokladníc ako skladové pohyby

Aby bolo možné pracovať v programe s registračnou pokladnicou, je potrebné nastaviť oprávneným užívateľom prístupové práva. Všetky práva sú sústredené v nastavení na ceste Práva užívateľov/Obchod/Skladové pohyby/:

  • Elcom kasa export  – povoľuje sa export skladových kariet smerom do registračnej pokladnice
  • Elcom kasa import – povoľuje sa import predajov z registračnej pokladnice do programu
  • Elcom kasa nastavenie – táto položka by mala byť povolená len u užívateľa, ktorý nastavuje registračné pokladnice

Možno predpokladať, že v programe budú pracovať dva typy užívateľov:

  • Predavač – predavačovi sa povolia položky export a import
  • Nastavovateľ – nastavovateľovi sa povolí položka nastavenie 

Predavač má prístupnú jedinú funkciu – Elcom kasa import. To mu zabraňuje v úpravách skladových kariet a môže do počítača nahrávať iba výsledky svojich predajov.

Nastavovateľ zabezpečuje nastavenie systému pomocou funkcie Elcom kasa nastavenie a programovanie pokladnice pomocou funkcie Elcom kasa export.

Zoznam registračných pokladníc

Funkcia umožňuje spravovať zoznamy registračných pokladníc. Je prístupná iba vtedy, ak má užívateľ povolenú položku Elcom kasa nastavenie. Funkcia sa nachádza na záložke Obchod v menu Import-Export/Elcom nastavenie parametrov. Po jej vyvolaní sa zobrazí dialóg so zoznamom definovaných registračných pokladníc.

Pokladnicu môžete:

  • Pridať – Tlačidlom Pridať sa zobrazí dialóg novej registračnej pokladnice, kde sa vyplnia jej parametre.
  • Zmeniť – Tlačidlom Zmeniť alebo dvojklikom na zoznam pokladníc sa zobrazí dialóg, kde možno upraviť existujúce parametre.
  • Vymazať – Tlačidlom Vymazať vymažete registračnú pokladnicu zo zoznamu.

Na dialógu sa vyplnia nasledovné údaje:

  • Typ pokladnice – Typ sa vyberá z pripraveného zoznamu. V zozname sú uvedené všetky použiteľné modely pokladníc, s ktorými vie program spolupracovať.
  • Sklad – Každá pokladnica môže byť prepojená práve s jedným skladom. Zoznam povoleného tovaru na sklade je zároveň aj jedinou množinou tovarov, ktoré sú k dispozícii pre export do registračnej pokladne.
  • Port – Komunikačný sériový port, na ktorom je pokladnica pripojená. Ak si toto číslo nepamätáte, tak je ho možné zistiť v dialógu Windows Device Manager vo vetve Ports.
  • Rýchlosť – Nastavená komunikačná rýchlosť. Pokladnica je schopná komunikovať rýchlosťou 38400, čo je postačujúca rýchlosť pre väčšinu operácií.
  • Číslo pokladnice – Toto číslo sa musí zhodovať v pokladnici aj v programe. Umožňuje to jednoznačne identifikovať, ktorá pokladnica je práve pripojená k počítaču. V pokladnici môžete toto číslo zmeniť týmto postupom:
    • Postup pre EURO 500 xx
      • pokladnicu prepnite do programovacieho módu (stlačte klávesy „4“ a „REŽIM“).
      • Podržte kláves „SHIFT“ a stlačte „VÁHY“, čím sa dostanete do nastavovania systémových príznakov.
      • Stlačte 2x kláves „MEDZISÚČET“, čím sa nastavíte na systémový príznak č. 3 (číslo pokladnice).
      • Zmeňte číslo pokladnice a zmenu potvrďte klávesom „MEDZISÚČET“.
      • Stlačte kláves „CELKOM“, čím ukončíte nastavovanie systémových príznakov.
      • Stlačte klávesy „1“ a „REŽIM“ alebo vypnite reg. pokladnicu, čím ukončíte programovací režim.
    • Desatinne miesta – Počet desatinných miest pre zobrazenie ceny v pokladnici. Zvyčajne sa ceny v pokladnicich nastavujú na dve desatinné miesta.
    • Počet PLU – Tu je potrebné nastaviť presný počet PLU, ktoré máte v pokladnici nastavené. Pokladnice sa od seba líšia počtom PLU, ktoré do nich možno nahrať. Niektoré pokladnice si možno nastaviť tak, že majú menší počet PLU, než je hardwarový limit a ušetrené miesto používajú na zväčšenie limitu na uložené žurnály.
    • Posielať ceny s DPH Tento parameter musí byť zhodný s nastavením v reg. pokladnici.
    • Odberateľ – Vyberte odberateľa, na ktorého budú evidované doklady vytvorené pri importe z reg. pokladnice.

Funkcia umožňuje exportovať zoznamy skladových kariet do registračnej pokladnice. Je prístupná iba vtedy, ak má užívateľ povolenú položku Elcom kasa export. Funkcia sa nachádza na záložke Obchod v menu Import-Export/Elcom kasa export. Po jej vyvolaní sa zobrazí dialóg so zoznamom definovaných registračných pokladníc.

V zozname vyberte tú pokladnicu, ktorú máte fyzicky v rukách. V ďalšom texte budeme predpokladať, že máte presne to isté číslo nastavené aj v pokladnici aj v programe. Pokiaľ toto nesedí, nebudú navzájom program a pokladnica komunikovať.

Pred prvým použitím

Pri prvom použití tejto funkcie je potrebné nastaviť na skladových kartách PLU a kratšie názvy. Treba si uvedomiť, že predaj na registračnej pokladnici má svoje špecifiká.

Obvykle sa predáva tovar tak, že naťukáte na klávesnici jeho PLU. To je zvyčajne štvorznakový číselný kód, ktorý je priradený každému tovaru. Obsluha pokladnice si rýchlo zvykne na to, že kódy typu 10XX sú pečivo alebo kódy 20XX sú syry.

Tlačiarne bločkov dokážu vytlačiť len obmedzený počet znakov, preto je dobré dať skladovej karte aj krátky názov, ktorý sa zmestí na bloček.

Toto môžete vykonať tlačidlom Upraviť PLU. Po jeho stlačení sa zobrazí dialóg, kde môžete vyplniť niekoľko stĺpcov. Tie sú podfarbené bielou farbou. Ostatné stĺpce sú podfarbené šedou farbou a možno ich zmeniť iba úpravou skladovej karty.

Pred prvým použitím prepnite výberovú položku na Poslať všetky PLU, aby bolo možné použiť v zobrazenom dialógu aj hromadné funkcie.

Pomôcť si môžete pomocou funkcií pravého tlačidla myšky:

  • Priradiť prvé voľné PLU – Označte skladovú kartu a funkcia doplní najbližšie voľné číslo. Funkcia prehľadáva voľné čísla od 1, takže môžete mať na iných skladových kartách v tej chvíli priradené aj vyššie PLU.
  • Nastaviť názov pre reg. pokladnicu – Označte skladovú kartu a funkcia doplní skrátený názov podľa pôvodného názvu skladovej karty. Pri kratších názvoch nie je potrebné robiť ďalšie úpravy, ak je názov dlhší, tak budete obvykle musieť urobiť nejaké úpravy výsledného názvu (ináč by názov skl. karty na bločku mohol byť pre zákazníka neprehľadný).
  • Nastaviť všetky PLU a názvy pre reg. pokladnicu – Funkcia je prístupná iba vtedy, ak ste na predchádzajúcom dialógu zaškrtli Poslať všetky PLU. Funkcia automaticky doplní voľné PLU a názvy. Pozor na to, že pri väčšom počte skladových kariet to môže trvať aj niekoľko minút.

Odoslanie všetkých PLU

Ak máte novú registračnú pokladnicu, použijete pri jej úvodnom naplnení túto funkciu. Registračná pokladnica musí byť zapnutá a nesmie byť v úspornom režime. Ak sa nachádza v úspornom režime, preberiete ju stlačením Režim na jej klávesnici.

Po stlačení tlačidla Poslať a súčasne zaškrtnutom parametri Poslať všetky PLU sa odošlú všetky skladové karty na danom sklade do pokladnice. Po úspešnom odoslaní sa zobrazí log so záznamom vykonaných operácií. Ak sa prenos nepodaril, zobrazí sa hlásenie o chybe, ktorá nastala.

Odoslanie iba zmenených PLU

Ak napĺňate pokladnicu opakovane, stačí používať túto funkciu, ktorá odosiela iba zmenené skladové karty.

Čo je zmenená skladová karta? Je to karta, ktorú ste menili alebo v dialógu na úpravu skladovej karty alebo v dialógu na upravenie PLU.

Po stlačení tlačidla Poslať a súčasne zaškrtnutom parametri Poslať iba zmenené PLU sa odošlú zmenené skladové karty na danom sklade do pokladnice. Po úspešnom odoslaní sa zobrazí log so záznamom vykonaných operácií. Ak sa prenos nepodaril, zobrazí sa hlásenie o chybe, ktorá nastala.

Najčastejšie chyby pri prenose a ich riešenie

  • Chyba 203 Číslo pokladnice nastavené v pokladnici a v programe nie sú rovnaké – Priniesli ste si k počítaču inú pokladnicu, než ste vybrali v zozname.
  • Chyba 10 Čas na nadviazanie spojenia vypršal – Pokladnica nie je zapnutá, alebo je v úspornom režime. Môže byť aj zle nastavený COM port, alebo nie je dobre nastavená prenosová rýchlosť.

Elcom – Import predaja

Funkcia umožňuje importovať predaje na registračnej pokladnici do programu. Je prístupná iba vtedy, ak má užívateľ povolenú položku Elcom kasa import. Funkcia sa nachádza na záložke Obchod v menu Import-Export/Elcom kasa import. Po jej vyvolaní sa zobrazí dialóg so zoznamom definovaných registračných pokladníc.

V zozname vyberte tú pokladnicu, ktorú máte fyzicky v rukách. V ďalšom texte budeme predpokladať, že máte presne to isté číslo nastavené aj v pokladni aj v programe. Pokiaľ toto nesedí, nebudú navzájom program a pokladnica komunikovať.

Stlačením tlačidla prijať sa stiahnu aktuálne predaje na pokladnici.

  • Ak ste nič nepredali, program na to upozorní.
  • Ak sa niečo predalo, program vytvorí výdajku, do ktorej pridá všetky zistené tovary, ich počty ceny, za ktoré sa predali. Ceny sú vypočítané ako priemer.
  • Vo výnimočnom prípade, ak na kase stornujete nejaký tovar a počet stornovaných položiek je väčší ako počet predaných položiek, program vytvorí na tieto položky príjemku.
  • Ak sa v pokladnici nachádza pre program neznáme PLU, program na túto situáciu upozorní a funkcia nebude pokračovať. Po oprave chyby funkciu spustite znovu. Detaily viď. kapitola Elcom – praktické rady.
  • Po úspešnom vytvorení výdajky (resp. príjemky) sú informácie o predaji v pokladnici vynulované.
  • Import predaja nesúvisí s dennou uzávierkou a môžete ho vykonať kedykoľvek. Funkciu doporučujeme však používať denne vždy pred alebo po dennej uzávierke.

Elcom – nulovanie pokladnice

Nulovanie reg. pokladnice slúži na vymazanie všetkých PLU v pokladnici. Funkcia sa nachádza na záložke Obchod v menu Import-Export/Elcom nastavenie parametrov pod tlačidlom Nulovať. Funkciu použite v prípade, ak potrebujete v reg. pokladnici vymazať už nepoužívané PLU. Postup je popísaný v nasledujúcej kapitole.

Elcom – praktické rady

Ponúkame zopár rád, ktoré vám pomôžu pri práci s reg. pokladnicou:

  • Pre doklady vytvorené v importe z reg. pokladnice doporučujeme v zozname firiem vytvoriť novú firmu. Jej názov môže byť napr. „Predaj v reg. pokladnici“, „Náhodný odberateľ“ a pod. Ak vo firme používate viac reg. pokladníc, môžete pre každú pokladnicu vytvoriť samostanú firmu. Záleží na vás, ako podrobne chcete doklady vystavené v importe sledovať.
  • Nové PLU, zmenu názvu položky, resp. predajnej ceny existujúceho PLU môžete exportovať do reg. pokladnice kedykoľvek. Pri exporte použite nastavenie Poslať iba zmenené PLU.
  • NIKDY nemeňte čísla PLU pre skladové karty, ktoré už boli exportované do reg. pokladnice, iba ak máte istotu, že v pokladnici nebol žiadny predaj. V opačnom prípade sa môže stať, že pri importe predaja program bude niektoré PLU považovať za neznáme. Ak predsa potrebujete zmeniť PLU, ktoré už bolo používané, VŽDY postupujte nasledovne:
  1. Vykonajte import predaja (máte istotu, že v pokladnici nie sú evidované predaje)
  2. Zmeňte PLU na skladovej karte
  3. Spustite funkciu Nulovať (všetky PLU v reg. pokladnici budú zrušené)
  4. Vykonajte export PLU (do reg. pokladnice pošlete nové PLU). Keďže všetky PLU v reg. pokladnici sú vymazané, pri exporte použite nastavenie Poslať všetky PLU.

Týmto postupom  zabezpečíte, že v reg. pokladnici budú aktívne iba PLU, ktoré sú evidované na skladových kartách. Aj po zmene PLU, ak by ste nevykonali krok 3, by pôvodné PLU ostalo v reg. pokladnici a mohlo by byť použité pri predaji. Pri najbližšom importe by ho však program považoval za neznáme PLU.

  • NIKDY nenahrávajte nové PLU do reg. pokladnice ručne. Takéto PLU bude pre program neznáme a import predajov sa nevykoná. Postupujte nasledovne:
  1. Vytvorte novú skladovú kartu
  2. Exportujte ju do reg. pokladnice, použite nastavenie Poslať iba zmenené PLU.
  • Import predajov vykonávajte čo najčastejšie, najlepšie každý deň po ukončení predaja. Sú na to tieto dôvody:
  1. pokladnica ako každé technické zariadenie sa môže pokaziť a tým prídete o informácie o predaných PLU. Je rozdiel, či prídete o údaje za jeden deň alebo jeden týždeň, resp. mesiac.
  2. Ak budete predaje z reg. pokladnice importovať denne, veľmi ľahko si skontrolujete tržbu podľa dennej uzávierky voči sume evidovanej v programe.
  3. Ak ste sa predsa rozhodli, že import vykonáte po niekoľkých dňoch predaja, NIKDY neimportujte údaje počas predaja, ale až po jeho ukončení v daný deň. V opačnom prípade bude predaj za posledný deň rozdelený v programe do dvoch dokladov a kontrola takýchto dokladov bude pre vás komplikovaná.
  • Ak v programe používate viac reg. pokladníc, každej prideľte iné číslo. V programe číslo reg. pokladnice nastavíte vo funkcii Parametre registračnej pokladnice, postup nastavenia v reg. pokladnici je popísaný v kap. Elcom – zoznam registračných pokladníc. Program nadviaže komunikáciu iba s reg. pokladnicou, ktorá má rovnaké číslo v programe aj vo svojich nastaveniach. Tým sa vyhnete chybe, že predaje budú importované do nesprávneho skladu.
  • Počet PLU by mal byť rovnako nastavený v reg. pokladnici aj v programe. Ak je v programe nastavený nižší počet PLU ako v reg. pokladnici, reg. pokladnicu nevyužijete na 100%. Ak je j programe nastavený vyšší počet PLU, export do RP skončí chybou. Ak nemáte istotu v počte PLU nastavených v reg. pokladnici, môžete si tento údaj skontrolovať v reporte o exporte do reg. pokladnice. Vo funkcii Elcom kasa export report o poslednom exporte vyvoláte stlačením tlačidla Posledný export. Hľadajte text „Počet PLU nastavených v reg. pokladnici:“.