Kniha pošty tvoří jeden ze vstupních bodů do registratury. Eviduje informace o poště, která byla doručená nebo odeslaná ve formě listů nebo e-mailů. Proto je možné využít služby registratury, která o těchto dokumentech vede digitální záznamy. Pokud to možnosti dovolují, je možné všechny papírové dokumenty oskenovat a vložit do programu.
Zpracování doručené pošty je možno dělat vícero způsoby:
Jednoduchý zápis do knihy pošty
V prvním dialogovém okně se zapíše
- Odesílatel/Příjemce, druh, předmět
- Na druhé záložce – Podrobnosti je možné vyplnit pole Klient, pokud se pošta přijímá nebo odesílá v méně třetího subjektu. V případě odeslané pošty se tu vyplní cena, podací číslo
- Přes tlačítko Upřesnit můžeme vybrat fakturační adresu, kontaktní osobu
- Výsledkem je jednoduchá kniha pošty ve formě seznamu přijatých/odeslaných zásilek
Zápis do knihy pošty a registratury
V prvním dialogovém okně se zapíše
- Odesílatel/Příjemce, druh, předmět
- Na druhé záložce – Podrobnosti je možné vyplnit pole Klient, pokud se pošta přijímá nebo odesílá v méně třetího subjektu. V případě odeslané pošty se tu vyplní cena, podací číslo
- Přes tlačítko Upřesnit můžeme vybrat fakturační adresu, kontaktní osobu
- Vyplní se pole Oddělení a Referent (z číselníku), kterému přijde oznámení o přiděleném dokumentu.
- Referent následně dokument zpracuje podle firemních pracovních postupů
- Zaškrtne se pole Záznam do registratury, čím systém přidělí dokumentu registraturní značku ze seznamu. Podle přiděleného registraturního čísla D20xx/xxxxxx je možné dokumenty v budoucnosti vyhledávat.
- Na záložce Podrobnosti je možné vyplnit ověřovací údaje, které vyžaduje ISO
- Na záložce Ochrana je možné nastavit parametry na ochranu dokumentu
- Na záložce Na vědomí možné vybrat ze seznamu uživatelů, kterým přijde oznámení o dokumentu
- Výsledkem je kniha pošty ve formě seznamu přijatých/odeslaných zásilek, seznamu dokumentů s přidělenými čísly, registraturními značkami
- Poštu můžeme roztřídit podle oddělení a referentů
- Získáte přehled o výšce poštovného za období/oddělení/referentů/klienta
Zápis do knihy pošty a registratury, vytvoření spisu a elektronického dokumentu
V prvním dialogovém okně se zapíše
- Odesílatel/Příjemce, druh, předmět
- Na druhé záložce – Podrobnosti je možnost vyplnit pole Klient, pokud se pošta přijímá nebo odesílá v méně třetího subjektu. V případě odeslané pošty se tu vyplní cena, podací číslo
- Přes tlačítko Upřesnit můžeme vybrat fakturační adresu, kontaktní osobu
- Vyplní se pole Oddělení a Referent (z číselníku), kterému přijde oznámení o přiděleném dokumentu
- Referent následně dokument zpracuje podle firemních pracovních postupů
- Zaškrtne se pole
- Záznam do registratury, čím systém přidělí dokumentu registraturní značku ze seznamu. Podle přiděleného registraturního čísla D20xx/xxxxxx je možné dokumenty v budoucnosti vyhledávat. Registraturní značka má možnost automaticky na pozadí vytvořit spis s volitelným názvem (např. Došlá pošta) a vytvořené dokumenty se do tohoto spisu automaticky přenesou.
- Do otevřeného spisu, čím se dokument vloží do příslušného spisu, který je už založený a příslušný dokument do něho obsahově patří.
- Do vzorového spisu, čím se dokument vloží do vzorového spisu, který pracovník podatelny následně přidělí zodpovědnému referentovi na vybavení. Ve spisu jsou už předdefinované úkoly pro tohoto referenta
- Na záložce Podrobnosti je možné vyplnit ověřovací údaje, které vyžaduje ISO
- Na záložce Ochrana je možné nastavit parametry na ochranu dokumentu
- Na záložce Na vědomí je možné vybrat ze seznamu uživatelů, kterým přijde oznámení o dokumentu.
V druhém dialogovém okně použijeme možnost
- Skenovat – vložíme dokument do skeneru a vytvoříme z něho elektronický formát
- Ze souboru – vtáhneme do knihy pošty externí soubor (doc, xls, pdf a pod.)
- Výsledkem je kniha pošty ve formě seznamu přijatých/odeslaných zásilek, seznamu dokumentů s přidělenými čísly, registraturními značkami, hyperlinkem na elektronický dokument a spis, ve kterém je dokument uložený
Vložení elektronické pošty do podatelny
Tuto službu poskytuje Modul Integrátor, který přepojuje poštovní program Outlook s procesy v programe Optivus
Vložení záznamu do knihy pošty
Vkládání je identické s běžným vkládáním papírové pošty do podatelny. Jediný rozdíl je v tom, že není potřebné nic skenovat, ale jde zaškrtnutím přepojení s registraturou vložit celý obsah e-mailu jako dokument i do registratury.