Modul REGISTRATURA představuje řešení kompletně elektronického zpracování a uložení dokumentů (registraturních záznamů). Vychází ze zákona 395/2002 Z.z. a příslušejících vyhlášek.
Registratura splňuje požadavky na přesnou evidenci záznamů, které do organizace přicházejí nebo vznikají její vlastní činností. Je propojená se spisy a podatelnou, proto mají zpracovatelé spisů okamžitý přístup ke vší doprovodné dokumentaci.
Dokumenty jsou ukládány v strukturovaném úložišti, odkud je možné kdykoli získat kopii dokumentu. Elektronické uložení dokumentu přináší zefektivnění práce s dokumenty, protože odpadá namáhavé hledání. Obzvlášť efektivní je při zpracování skenovaných dokumentů. Jsou okamžitě k dispozici k nahlédnutí a není potřebné je komplikovaně hledat v pořadači.
Systém umožňuje nastavit přístup ke každému dokumentu. Citlivé dokumenty je možné chránit před prohlížením nebo změnou nepovolaných uživatelů. Standardně se používá ochrana přístupu pro oddělení, na kterém dokument vznikl a všech nadřízených, kteří mají přístup k dokumentu. Pro všechny ostatní jsou dokumenty nepřístupné.
Prohlížení dokumentů je záležitostí jednoho kliknutí myši na hypertext. Pokud má uživatel právo přístupu, dokument se okamžitě zobrazí na obrazovce. Dokumenty jsou automaticky otevřené v programech, které je umí zpracovat.
Samotné dokumenty jsou chráněny před změnou. V případě potřeby je možné pomocí revize vložit nové znění dokumentu, při čem zůstává zachovaná historie celého dokumentu. Každé znění dokumentu je možné si zobrazit.
Systém ulehčuje práci s dokumenty během celého zpracování. Zabezpečuje lehké vložení doručených naskenovaných dokumentů prostřednictvím podatelny. Následně jejich zpracování prostřednictvím spisů. Ulehčuje i odesílání dokumentů adresátům, kdy jedním kliknutím obsluha vloží záznam do odesílané pošty v podatelně. Všechno je kontrolované a údaje které se shodují v jednotlivých modulech jsou automaticky přenesené.
Při vkládání dokumentu systému automaticky nastaví hodnoty podle aktuální situace. Jednotně jsou přidělované registraturní značky podle příslušného spisu a v případě potřeby systém automaticky vytvoří některé typy spisů.
Registratura odstraňuje problémy při hledání dokumentů a po skončení lhůty uložení umožňuje řízeně vyřazovat staré dokumenty. Vyřazování je řízené prostřednictvím spisů. Všechny dokumenty ve vyřazovaném spise jsou automaticky odstraněny. Program umožňuje vytvořit všechnu doprovodnou dokumentaci, která je potřebná při komunikaci se státním archivem.
Vzhledem na velké množství vkládaných dokumentů má důležitý úkol filtr. K dispozici jsou filtry podle období vzniku dokumentu, autora, čísla spisu a registraturní značky.
Tiskový výstup umožňuje tisk, uložení, převod do MS-Word, nebo odeslání elektronickou poštou.
Jedinečné vlastnosti
- Kompatibilní s 395/2002 Z.z. a 628/2002 Z.z. – Základní zákony o vedení registratury předpisují způsob nakládání s dokumenty, které vznikají při činnosti firem. Pokud odhlédneme od toho, že je to něco, co je předepsané státem, přináší dodržování těchto norem obrovské úspory díky jednotnému nakládání s dokumenty. V každé chvíli máte dokonalý přehled, přístup a všechny dokumenty jsou neustále kontrolované a strážené.
- Kompatibilní s ISO 9001 – Zavedení ISO norem do praxe znamená zavedení důsledně navržených postupů, které vám zavádějí pořádek a dokonalé řízení do firmy. Řízení práce pomocí spisů představuje systém, který dokáže zvládat nápory každodenní a složité práce.
- Vkládání souborů – Vytvořené soubory vkládáte do registratury, čímž se stávají její součástí. V okamžiku vložení je soubor přístupný každému uživatelovi.
- Skenování – Můžete ukládat i skenované dokumenty. Skenovat můžete přímo z programu. Toto se hodí na ukládání kopií papírových dokumentů, které byli do firmy doručené. Vždy jsou přístupné každému uživateli. – Online manuál
- Automatické vložení do spisu podle registraturní značky – V systému je možné nastavit, aby byl dokument vkládaný do určitého spisu na základě registraturní značky.
- Omezení přístupu podle oddělení nebo konkrétního jména – Systém podporuje ochranu dokumentů. Je možné nastavit, aby měl k dokumentům přístup jen omezený počet uživatelů.
- Ochrana dokumentů v uzavřených spisech – V uzavřeném dokumentu už není možné dělat změny. Toto je základní ochrana vašich dat.
- Revize dokumentů – Život přináší změny a změny se týkají i dokumentů. Určitě poznáte ty problémy, která verze dokumentu je ta poslední a aktuální. Po pár dnech to neví nikdo. Využijte revizní systém, který přesně zaznamenává původní verze dokumentů spolu s autorem a důvodem změny. Dokumenty v revizi jsou jasně viditelné a uzamknuté před ostatními, pokud na nich pracujete. – Online manuál
- Ukládání dokumentů v bezpečném strukturovaném úložišti – Dokumenty vkládáte do systému proto, abyste si zavedli pořádek. Je konec věčnému hledání po discích jednotlivých uživatelů. Všechno je soustředěné v jednom centralizovaném úložišti.
Další vlastnosti modulu
- Rozsáhlé možnosti filtrování – Pomocí filtru hledáte vložené dokumenty.
- Přístup k dokumentu jedním kliknutím myšky – Každý dokument je uložený v systému a je přístupný po kliknutí na hypertext. Nic rychlejší na světě nenajdete.
- Prohledání kopií dokumentů – Po kliknutí na hypertext dostanete ze systému jen kopii dokumentu. Originál je stále bezpečně uložený. Nehrozí, že by jste ho omylem změnili.
- Automatické vložení záznamu do knihy odesílané pošty – Systém ulehčuje práci referentů. Jakmile vložíte dokument do registratury, můžete si vytvořit i záznam v knize pošty. Tím ulehčujete práci v podatelně, kde si můžou lehce generovat podací archy s přesnými adresami.
- Automatické skenování dokumentů z knihy došlé pošty – Doručené dokumenty můžete v jednom kroku zapsat, naskenovat a vložit do registratury.
Příklady z programu:
