Modul PODATELNA je určený na elektronickou evidenci došlé a odeslané pošty. Modul je úzce přepojený se spisy, registraturou, firmami a oznámeními.
Pomocí knihy došlé pošty evidujete všechnu poštu, která byla doručená do firmy. Pomocí knihy odesílané pošty evidujete všechno, co se odesílá v podobě listů nebo e-mailů. Pokud komunikujete se známými firmami, můžete si je vybírat ze seznamu. Nové firmy nebo firmy, se kterými komunikujete zřídka a údaje o nich nejsou důležité se vyplní jen jako text.
Parametry pošty, která byla zaevidovaná je možné změnit nebo je možné ji z evidence vyřadit. Záznam obsahuje datum přijetí/odeslání, pořadové číslo, předmět, typ, adresáta/odesílatele. Přidáním poznámky je možné stručně popsat obsah.
Došlou poštu v papírové podobě je možné skenovat a vložit do registratury. Podle potřeby je potom možné poštu dále zpracovat pomocí spisů, vytvořit odpovědi a odeslat je adresátem. Všechny odpovídající záznamy jsou automaticky vytvořené.
Došlá i odeslaná pošta je číslovaná společně, aby nedocházelo k problémům při odkazovaní se na číslo pošty. Každý rok se číslování začíná od jedna.
Pomocí funkce filtru má uživatel zabezpečený okamžitý přístup k hledané položce. Před připravené jsou časové intervaly, které ulehčují hledání v zaužívaných pojmenováních intervalů. Na výběr jsou i typ pošty, příslušející firma nebo referent, který poštu vybavuje. Můžete vyhledávat i konkrétní text.
Přímo z podatelny je možné otevřít příslušný spis nebo dokument. Zobrazované jsou jako hypertexty přímo v seznamu pošty.
Pomocí výstupů je možné vytvářet doprovodnou dokumentaci. Můžete si tisknout seznamy pošty nebo podací archy, které urychlují komunikaci se samotnou poštou.
Systém je možné využívat i tak, že jednotliví referenti vloží vypracované dokumenty do spisů a odtud dají vložit záznam do odeslané pošty. Zodpovědná osoba za poštu si potom jen vyfiltruje dnešní poštu, vytiskne si obálky nebo podací arch a odnese všechno na poštu.
Při spolupráci s registraturou program podporuje dva režimy. Při doručení běžné pošty se dá systém zkonfigurovat tak, že automaticky podle registraturního plánu bude v případě potřeby vytvářet spisy, do kterých bude takovou poštu vkládat. Uživatel se nemusí starat o podrobnosti, všechno je optimálně vytvořené podle navrženého plánu.
Druhou možností je zakládat poštu přímo do otevřeného spisu. Toto je obvyklé při přikládání došlé pošty do spisu, ve kterém se právě řeší nějaký problém s danou firmou. Příkladem může být řešení reklamací, kde si obě strany vyměňují několik listů.
Pokud byla pošta přidělená referentovi, systém mu to oznámí pomocí oznámení a po kliknutí na toto oznámení se zobrazí dialog z podatelny, kde referent dostane informaci o přiděleném záznamu a má možnost si ho i přímo prohlédnout na obrazovce, pokud má elektronickou podobu. Tuto skutečnost systém poznačí – k záznamu se přidá údaj o datu a čase přečtení.
Přidanou hodnotou oproti běžným možnostem podatelen je možnost evidovat došlou i odeslanou poštu ve jméně klienta. Mnozí účetní, poradenské a podobně svou činností zaměřené firmy tuto vlastnost ocení.
Jedinečné vlastnosti
- Přepojení s modulem Firmy a Registratura – Firmy jsou základem záznamů, týkajících se vašich zákazníků. Pokud máte poznačené jejich adresy a kontaktní osoby, můžete si velmi přesně značit, co jste komu poslali. V registrature máte zase uložené všechny dokumenty, které jste odeslali.
- Skenování dokumentů – I přicházející dokumenty si můžete naskenovat a uložit do registratury. Pokud je podchytíte na začátku cyklu, v podatelně, ulehčíte následovnou práci svým kolegům. Každý se bude moci bez problémů podívat do registratury a vyhledat si příslušné dokumenty.
- Vkládání dokumentů do otevřených spisů, nebo automatické vytvoření spisu – Často se opakující typy doručené pošty (90% běžné pošty) může systém automaticky ukládat do připravených spisů. Tento postup vám ulehčí následné likvidování starých písemností o X let, protože nemusíte řešit problémy typu, jestli jim už skončila platnost. Systém to sleduje samostatně.
- Oznamování přidělených záznamů – Pokud se vytvořené záznamy týkají konkrétního referenta, ten to dostane automaticky na vědomí.
- Tisk podacích archů – V odesílané poště využijete automaticky generované podací archy. Kombinujte filtr a zrychlete si velmi nudnou a k chybám náchylnou práci.
- Tisk obálek a štítků podle zvoleného dne – Pokud referenti samostatně vkládají záznamy do knihy pošty, může potom obsluha podatelny lehce tisknout obálky a vkládat do nich připravené vytlačené dokumenty.
Další vlastnosti modulu
- Evidence došlé pošty – Vizuálně si můžete oddělit jednotlivé záznamy.
- Evidence odeslané pošty – Kromě došlé a odeslané pošty si můžete zavést i vlastní kategorie podle potřeby (např. vnitrofiremní).
- Výstupy – V programu se nacházejí všechny výstupy, které v souvislosti s podatelnou potřebujete.
ePodací arch
Elektronický podací arch představuje výrazné ulehčení práce pracovníka v podatelně. Umožňuje přímo ve firmě si exportovat seznamy doporučených listů nebo zásilek do rozhraní České pošty.
Příklady z programu:
