Plánování
je nadstavba, která umožňuje vytvoření přehledného plánu úloh a zdrojů k danému spisu. Plán dává i rychlý přehled o nákladech a umožňuje přímo plánovat, řídit a sledovat výrobu i přes specializovaný dotykový displej.
- Seznam úkolů – Pomocí plánování je možné spravovat seznamy úkolů. Seznamy můžou být jednoduché, pokud se plánuje jednoduchá věc, ale i komplexní s vícero úrovněmi podřízených úkolů. Vždy je možné použít princip od všeobecného ke konkrétnímu a postupně dopracovávat plán. Začíná se jednoduchým odhadem celého projektu v jednom úkolu, později se přejde na seznam základních úkolů, které se postupně rozvětví na podrobnosti. Přesně podle potřeb uživatele.
- Odhadování času projektu – Odhadnout celkové trvání projektu může být náročné. Když se ale využije princip odhadování potřebného času na dílčích úkolech, program dokáže automaticky dopočítat všechno na nadřazených úrovních a odhadnout čas na celkový projekt. Pomocí napojení konkrétního kalendáře s profilem pracovního dne je možné lehce vypočítat, kolik reálných dní se musí na daném úkolu pracovat.
- Plánování zdrojů – Zdroje umožňují přepojení seznamu úloh s konkrétními zaměstnanci, stroji a skladovými kartami. Každý zdroj je možné charakterizovat i jeho nákladovou cenou. Po přepojení zdrojů na jednotlivé úkoly je možné lehce zjišťovat, na které dny musíme zdroje připravit a kolik času jednotlivé zdroje v daném dni spotřebují. Podle toho se dá efektivně plánovat, abychom měli zdroje optimálně vytěžené.
- Odhadování nákladů – Pokud poznáme čas trvání a cenu zdrojů, víme jednoduše vypočítat náklady. Náklady na projekt se hierarchicky přenášejí do nadřízeného uzlu, takže uživatel má v každé chvíli představu, kolik bude daný projekt stát. Tento systém je velmi efektivní při změnách, kde drobná změna v některé úrovni projektu okamžitě ukáže její cenu.
- Flexibilita – V reálném živote se stává, že je potřeba operativně projekty přesouvat v čase. Program je na tyto přesuny optimalizovaný. V přehledném dialogu si můžete zobrazit projekty na dané období a upravovat jejich stav a datum, kdy se mají zrealizovat.
- Náklady a plánovaný zisk – Celé plánování je přepojené s obchodem, takže je možné jednoduchým nastavením parametrů zakalkulovat do ceny pro zákazníka svůj zisk. Několika kliky myši se získá nabídka pro zákazníka. Závisí len na vás, jestli bude nabídka komplexní, nebo ukážete zákazníkovi jen finální cenu.
- Zdroj vědomostí – Díky možnosti ukládat si hotové plány nebo jejich části je možné později využít nasbírané informace o starších projektech při plánovaní nových. Důležité je porovnávat plánované údaje se skutečně dosaženými. Takto je možné výrazným způsobem eliminovat nesprávné odhady projektů a tím i možné ztráty.
Plán
Základní pojmy, používané v programu
- Úkol plánu – Plán se skládá z úkolů, které je možné hierarchicky seskupit do logických celků.
- Zdroj – Zdroje slouží na plnění úkolu plánu. Přiřadí se ke každému úkolu a pomocí jejich parametrů je možné sledovat plnění projektu a odhadované náklady. Příkladem zdroje je zaměstnanec, který bude úkol plnit nebo stroj, který se při jeho plnění použije.
- WBS – Členění úkolů plánu do přehledné struktury.
- Terminál výroby – Umožňuje pracovníkům ve výrobě vyznačit začátek a konec přiděleného úkolu. Terminál je napojený přímo na plán a spis, takže řídící zaměstnanci mají okamžitou odezvu a přehled o stavu prací.
Univerzální postup plánování
Na naplánování libovolné činnosti je možné použít následovné kroky:
- Vytvoření seznamu úkolů – Seznam úkolů třeba vytvořit postupně. Od několika všeobecně pojmenovaných úkolů, které vytvoří kostru projektu, je potřeba postupně každý úkol rozdělit na dílčí části. Ty se stanou podřazenými úkoly, které na sebe budou v určitém logickém sledu následovat.
- Vytvoření seznamu zdrojů – Na splnění úkolů jsou potřebné zdroje. Do každého projektu je možné přidat všeobecné zdroje, nebo zdroje, které jsou přesně svázané s jinou částí programu. Obvykle budou jako zdroje použití zaměstnanci, je však možné použít i jiné typy. Důležitou součástí zdrojů je jejich cena. Propojením hodinové ceny a celkového času úkolu je možné poměrně přesně odhadovat potřebné náklady.
- Propojení úkolů a zdrojů – Přiřazením zdrojů k úkolu se fáze plánování ukončuje. Zdroje je potřebné navrhnout tak, aby nedocházelo k jejich nereálnému překrytí v rámci vícero projektů. Po naplánovaní zdrojů a upřesnění potřebného času má uživatel k dispozici poměrně přesný odhad času, peněz a zdrojů, které jsou potřebné na splnění projektu.
- Plnění naplánovaných úkolů – Po započatí práce na projektu se začínají postupně plnit jednotlivé úkoly. To je možné vyznačit přímo do plánu, nebo se na vyplnění použije specializovaný terminál. Jak se úkoly postupně plní, roste procento plnění projektu a porovnáním plánovaného a reálného času, potřebného na splnění plánu je možné získávat zkušenosti, které se hodí při plánovaní následovných projektů.