Modul SPISY představuje nástroj, pomocí kterého je možné v elektronické podobě vytvářet spisovou dokumentaci a pomocí ní řešit jednotlivé obchodní případy. Spis je univerzální nástroj na řízené zpracování procesů podle doporučení normy ISO 9001 a zákona o archivech a registratuře.
Každý proces ve firmě je potřebné řídit. Čím je firma větší, tím je tento úkol důležitější. Spis představuje takový jednotný mechanizmus na zpracování procesů. Postupně sleduje proces od jeho vzniku, vyplnění základních informací, rozdělení úkolů, přes vypracování dokumentace do registratury až po vybavení, uzavření a závěrečné vyřazení po uplynutí lhůty uložení.
Vzhledem na důležitost uložených informací a potřebu se k nim vracet, spis obsahuje vícero kontrolních mechanizmů. Změny v spisu jsou možné jen během jeho rozpracovanosti. Během tohoto období se přidávají nové informace a každá taková změna je zapsána do historie spisu. Po vybavení spisu následuje jeho uzavření. Pouze odpovědné osoby můžou zkontrolovat spisy a v případě nesrovnalostí ho vrátit na doplnění. V tomto období se můžou vykonat i všechny fakturace, které vyplynuli během práce na spisů. Taktéž je zabezpečená ochrana přístupu k spisu a dokumentům v něm.
Systém umožňuje nastavit práva uživatelů tak, aby měli přístup jen k vymezenému okruhu spisů, například v rámci oddělení a pod.
Závěrečná fáze spisu je jeho uložení v archivu. Pomocí registraturního plánu je stanovené, jak dlouho se má skladovat. Po uplynutí lhůty je možné spis bez obav vyřadit, protože vhodné určení registratúrního plánu řeší všechny problémy tohoto typu.
Modul implementuje požadavky zákonů na vedení registratury. Umožňuje označovat spisy registraturními značkami a po uplynutí stanoveného období je v spolupráci s archivem vyřadí.
Vytvořené spisy je možné kategorizovat a přidělit jim stav rozpracovaných, vybavených nebo uzavřených případů. Spis je možné přiřadit subjektu s kterým souvisí, případně ho přidělit osobě, která bude za spis zodpovědná, měnit nebo mazat spisové náležitosti.
K spisům je možné plánovat úkoly a sledovat stav jejich plnění, vkládat a pracovat s dokumenty, evidovat poznámky, případnou servisní činnost a v neposlední řadě sledovat všechny zásahy a změny, které jsou přehledně evidované v historii změn.
Samostatnou kapitolou je vkládání dokumentů. Tady se využívá úzká provázanost s modulem registratury. Systém je navrhnut tak, aby umožnil skladování kompletní dokumentace v elektronické podobě. Papírové dokumenty je možné skenovat, což přináší velké zefektivnění následné práce. Odpadá potřeba přenášení spisu mezi odděleními, každý kdo s ním potřebuje pracovat ho má pořád k dispozici.
Ukládání dokumentů na jednom místě vnáší pořádek do práce jednotlivých zaměstnanců. Odpadají problémy při změnách zaměstnanců a využívaní vlastních počítačů. Rovněž nejsou možné jakékoliv dodatečné změny v dokumentech. Jedinou možností změny je revize, při čem každá revize vždy zachová i původní dokument.
Pro rychlejší přístup k požadovaným informacím je využitelná funkce filtru, pomocí které je možné vyhledat spis podle vybraných parametrů. Jednotlivé položky filtru byli navrhnuty tak, aby ulehčovali samostatnou práci konkrétního člověka se spisem a ulehčovali i závěrečné vyhodnocení a fakturování vykonaných úkolů.
Kromě toho je možné na spisu pracovat s dalšími záložkami, na kterých můžete vyznačovat termíny, uživatelské vlastnosti, případně logické souvislosti s jinými spisy a dalšími moduly.
Tiskový výstup umožňuje tisk, uložení, převod do MS-Word, nebo odeslání elektronickou poštou.
Jedinečné vlastnosti
- Kompatibilní s ISO 9001 – Zavedení ISO norem do praxe znamená zavedení důsledně navržených postupů, které vám zavádějí pořádek a dokonalé řízení do firmy. Řízení práce pomocí spisů představuje systém, který dokáže zvládat nápory každodenní a složité práce.
- Přepojení s úkoly, firmami a modulem Obchod. Díky důsledné kombinaci jednotlivých komponentů má firma, používající spisy na řízení, obrovskou výhodu před konkurencí. Máte ve věcích pořádek, víte na čem se pracuje a můžete se podívat i na případy z minulosti, které s danou firmou souvisí.
- Vkládání dokumentů – Dokumenty vkládáte do systému proto, abyste si zavedli pořádek. Je konec věčnému hledání po discích jednotlivých uživatelů. Všechno je soustředěné v jednom centralizovaném úložišti.
- Revize dokumentů – Život přináší změny a změny se týkají i dokumentů. Určitě poznáte ty problémy, která verze dokumentu je ta poslední a aktuální. Po pár dnech to neví nikdo. Využijte revizní systém, který přesně zaznamenává původní verze dokumentů spolu s autorem a důvodem změny. Dokumenty v revizi jsou jasně viditelné a uzamknuté před ostatními, pokud na nich pracujete.
- Automaticky vytvářené spisy pro registraturu a podatelnu – Při praktickém používaní systému zjistíte, že obrovské množství dokumentů neustále zatřídíte do stejných kategorií. Naučte systém, kam je má dávat sám a ušetříte množství času. Systém si sám vytvoří spisy na začátku měsíce nebo roku a bude tam ukládat i příslušné dokumenty.
- Integrace s firmami, úkoly, termíny, registraturou – Bez spisů si nebudete vědět představit zvládání obrovského množství procesů. V spisu je soustředěné všechno, od související firmy po vyprodukované dokumenty. Potřebujete si něco nastudovat z minulosti? Žádný problém, protože v historii najdete uložený každý spis.
- Důsledné sledování stavů spisu a nepovolení změn v uzavřených spisech – Každý spis je po určitém čase vybavený a přechází do stavu, kdy ho už nikdo neupravuje. Systém toto automaticky sleduje. Spisy je možné pořád prohlížet, není možné do nich už nic zapsat.
- Přehledné filtry – Správným nastavením filtrů si umíte vybrat jen ty spisy, které jsou pro vás důležité. Na výběr máte mnoho možností, které vám umožní pracovat i s velkým množstvím spisů a při tom se v nich neztratit.
- Sledování změn – Každá změna ve spisu je zaznamenána. Toto je užitečná vlastnost, zejména tehdy, když se řeší nějaký problém a hledá se jeho příčina.
- Elektronická komunikace – Každá firma komunikuje se zákazníky. Dnes je stále aktuálnější elektronická komunikace. IS Optivus obsahuje integrované nástroje, které zvládají celý proces komunikace se zákazníky, od jejich vyhledání, vytvoření dokumentů až po následné rozeslání. Všechno spolupracuje s programy, na které jste zvyklí.
Další vlastnosti modulu
- Evidence spisů – Evidence spisů je jedinečný nástroj na zavedení pořádku. V každém okamžiku máte dokonalý přehled o tom, na čem se právě pracuje. A umíte se podívat i do minulosti.
- Uzavření spisů – Uzavřené spisy jsou ochranou pro vás. V uzavřeném spisu nejsou povolené žádné změny.
- Výstupy – K dispozici je několik speciálních výstupů, které můžete využít. Automaticky generované přejímací protokoly nebo statistické výstupy.
- Vyřazování spisů, spolupráce se státním archivem – V programe jsou zabudovány všechny formuláře, které musíte zasílat do archivu v souvislosti s vedením registratury. Program je automaticky generuje podle spisů, které máte v archivu.
Příklady z programu:
