Založení spisu a co s ním dále dělat….
Na každý obchodní případ – zakázku je vhodné vytvořit samostatný spis. Po založení má spis příznak „Otevřený“. Po vyhotovení všech úkolů – to znamená po vyhotovení a vyúčtování zakázky je vhodné přepnout stav spisu na „Hotový“. Do stavu „Uzavřený“ přepínáme spis tehdy, když je faktura za zakázku uhrazená a v tomto spisu se už nebudou vykonávat žádné činnosti.
Pokud ten stejný zákazník má další požadavek, řeší se to už v novém spisu. Takto může mít zákazník i několik spisů, ve kterých se jednotlivé obchodní případy (zakázka, oprava, reklamace, servisní zásah …..) řeší samostatně. Přes filtr na záložce Spisy si můžeme vybrat konkrétního zákazníka a zjistit, jaké otevřené, hotové nebo uzavřené spisy máme za zvolené období na konkrétního zákazníka. Přes Výstupy získáme potřebné přehledy a součty ohledně obchodních případů tohoto zákazníka.
Zpracování zakázky – příklad postupu
- Příjem poptávky – založení spisu, registraturní značka např. „Došlá poptávka“.
- Vypracování NA (nabídky) ve spisu
- Komunikace se zákazníkem skončí neúspěšně – spis uzavřít
- Komunikace se zákazníkem skončí úspěšně , pokračujeme bodem 3.
- Vytvoření OP (objednávka přijatá ) z NA (nabídky) ve spisu
- Úkony spojené s realizací zakázky – zadávání úkolů, ukládání dokumentů a komunikace se zákazníkem
- Vystavení výdejky, nebo vícero výdejek – odpis zboží ze skladu nebo faktury z OP ve spisu .
- Vytvoření výdejky – odpis tovaru ze skladu. Je možné vytvořit výdejku přímo na úkolu pro skladníka (např. úkol „Vyskladnit tovar na zákazníka xy“) a to na záložce Podrobnosti
- Vystavení vyúčtovací faktury ve spisu, nebo mimo spis ale následně ji přepojit se spisem, se kterým souvisí.
- Uzavření spisu po přijetí platby.
Zpracování zakázky – příklad postupu
- Příjem poptávky – založení spisu ze vzoru, registraturní značka Došlá poptávka. (Do názvu spisu uvést číslo zakázky z programu Exkalibur. Podle tohoto čísla se budou svazovat související spisy přes vyhledávání zadáním do filtru)
- Vypracování NA (nabídky) ve spisu
- Komunikace se zákazníkem skončí neúspěšně – uzavřeme spis
- Komunikace se zákazníkem skončí úspěšně, pokračujeme bodem 3.
- Vytvoření OP (objednávka přijatá = smlouva) z poslední schválené NA (nabídky) ve spisu
- Vystavení zálohové faktury z OP (faktura z objednávky) ve spisu . Je možné vystavit fakturu i mimo spis na záložce Obchod – Vystavené faktury. Tehdy je potřebné vnitřně tuto fakturu přepojit se spisem, kterého se týká a to v dialogu faktury na záložce Podrobnosti
- Vyznačení přijetí zálohové platby
- Založení realizačního spisu podle vzoru, ve kterém budou úkoly, týkající se samotné realizace zakázky. Registraturní značka Smlouva
- Úkony spojené s realizací zakázky – zadávání úkolů, ukládání dokumentů a komunikace se zákazníkem
- Vytvoření výdejky – odpis zboží ze skladu. Je možné vytvořit výdejku přímo na úkolu pro skladníka (např. úkol „Vyskladnit zboží na zákazníka xy“) a to na záložce Podrobnosti
- Vyznačení příznaku spisu Hotový, když už v něm nejsou žádné úkoly na řešení.
- Jednou měsíčně, nebo jiné zvolené období zkontrolovat všechny spisy s příznakem Vybavený a přepnout je do stavu Uzavřený, pokud jsou úkoly ve spisu splněné, práce a zboží vyúčtované a faktury uhrazené.
Zpracování vystavené objednávky
- Založení spisu – registraturní značka Vystavené objednávky
- Vystavení objednávky – VO ve spisu
- Odeslání objednávky mailem – tento úkon se zapíše ve spisu do záložky Kontakty
- Vložení odeslaného mailu do spisu – záložka Dokumenty použitím funkce Integrátora
- Přijetí tovaru na sklad
- Z dodacího listu – na záložce Obchod – Objednávky vystavené na pravé tlačítko myši vybrat volbu Příjemka z objednávky a naskladnit tovar. Případné rozdíly mezi objednávkou a dodacím listem opravit manuálně.
- Z přijaté faktury – na záložce Obchod – Objednávky vystavené na pravé tlačítko myši vybrat volbu Přijatá faktura a naskladnit tovar. Případné rozdíly mezi objednávkou a dodacím listem opravit manuální.
- Z dodacího listu – na záložce Obchod – Objednávky vystavené na pravé tlačítko myši vybrat volbu Příjemka z objednávky a naskladnit tovar. Případné rozdíly mezi objednávkou a dodacím listem opravit manuálně.
- Vyznačení úhrady faktury
- Vybavení spisu
- Uzavření spisu
.