Příklad zpracování obchodního případu
Příjem poptávky
- telefonicky
- mailem
- písemně přes podatelnu
- osobně
Založení spisu
- Přidělení registraturní značky „Nabídky-poptávky“
- Vyznačení firmy a kontaktní osoby
- Vyznačení zodpovědné osoby za spis
- Vyznačení důležitosti na spisu
- Vyznačení – doplnění úkolů ve spisu
Zpracování obchodního případu
- Vypracování PO20xx/xxxx a zaslání mailem
- Prověření reakce na cenovou nabídku
- telefonicky
- mailem
- písemně
- osobně
- Zákazník nereaguje/nemá zájem – uzavření spisu
- Přijetí objednávky od zákazníka
- telefonicky
- mailem
- písemně
- osobně
- Nahození přijaté objednávky OP20xx/xxxx do spisu – použít funkci Objednávka z nabídky
- Změna registraturní značky na spisu – „Smlouvy, Zakázky a pod…“
- Změna odpovědné osoby za spis, pokud je to potřebné
- vypracování potřebných dokumentů
- vložení všech souvisejících dokumentů do spisu na záložce Dokumenty
- Zabezpečení jednotlivých úkonů, spojených s realizací zakázky
- objednání zboží
- příjem zboží – příjemky
- vyskladnění zboží – výdejky
- potvrzení skladových pohybů
- další potřebné úkony, vyplývající z povahy činnosti firmy
- zabezpečení přepojení nákladových a režijních položek se spisem
- vyznačení příznaku „Vybavený“ pokud jsou všechny úkoly splněné
- vystavení faktury ve spisu, který má příznak „Vybavený“ – použitím funkce Faktura z objednávky
- Dosledovat úhradu faktury a vyznačit úhradu ve faktuře, následně spis přepnout do stavu „Uzavřený“
- Zabezpečení přes úkoly ve spisu jednotlivé činnosti:
Vyhodnocení nákladovosti zakázky
- Vtáhnout do spisu náklady z Knihy jízd
- Vtáhnout do spisu náklady z Podatelny (poštovné)
- Vtáhnout do spisu režijní náklady, které je možné sledovat přes zvláštní pokladnu
- Prověřit, že všechny vstupní doklady (dodací listy, přijaté faktury, bločky…) jsou přepojené se spisem
- Prověřit, že všechny výstupní doklady (výdejky, vystavené faktury ,) jsou přepojené se spisem
- Získat jednoduchý přehled přes záložku Spisy – Výstupy – Hrubý zisk