Obchod

Modul OBCHOD umožňuje vytvářet faktury, objednávky, skladové karty a skladové pohyby. Na jedné záložce jsou soustředěné činnosti, které souvisí s prodejem. Obchod je logickým pokračováním práce se spisy a jednotlivými obchodními případy. V něm se všechny předcházející práce proměňují na výslednou komunikaci se zákazníkem, fakturování vykonané práce a dodaného zboží a následně sledování platby.

Modul obchodu je navržený tak, aby bylo jeho ovládání pro uživatele maximálně jednoduché, intuitivní a současně mu poskytlo všechny hledané informace. Dodržuje se design celého programu ve tvaru filtr, tabulka s údaji a podrobnosti k vybrané položce.

Vizuálně jsou dialogová okna navrhnuta podobně v každé části, proto je zaučení do programu velmi rychlé. Program dynamicky přizpůsobuje nabídku příkazů aktuální situaci. Uživatel má k dispozici jen ty příkazy, které mají v dané situaci smysl.

Základem systému je objektové jádro, které přesně popisuje procesy, vznikající během fakturace. Toto umožňuje flexibilní práci se systémem, kde je možné zautomatizovat na sebe navazující procesy. Program na základe těchto informací automatizuje všechny možné činnosti, což má dva důsledky: vysoký výkon a bezpečnost.

Díky zřetězení navazujících operací se uživatelé nemusí zamýšlet nad tím, kdy třeba co udělat. Systém je vede v logických krocích a automaticky doplňuje už známé informace. Proto všechny následné kroky spočívají víc v kontrole připravených údajů, než v jejich namáhavém vyplňování.

Vložení údajů do faktury může vyvolat celý řetězec následných procesů. I práce vícero uživatelů najednou může někdy dojít ke kolizi, koho údaje upřednostnit. Proto je v maximální možné míře sledovaná otázka bezpečnosti. Technologie transakčního vkládání údajů zabezpečuje bezproblémové vkládání dat neomezeného množství uživatelů. Po celou dobu jsou vkládané údaje uchovávané jen v paměti, nedochází ke vzájemným interakcím mezi uživateli a až v okamžiku finálního potvrzení jsou údaje vložené do databáze.

I vkládání údajů ze zřetězené činnosti je bezpečné. Nemůže se stát, že nějaká část údajů se vloží a zbývající ne kvůli nepředvídané události nebo kvůli změněné situaci vlivem zásahu jiného uživatele. Nebo se vloží kompletní změny, nebo se nevloží nic a uživatel je o příčině problémů informovaný.

Kvůli zabezpečení vysokého výkonu vkládání se používá neblokující přístup uživatelů a případné kolize při vkládání jsou akceptované od toho uživatele, který je zapsal jako první.

Skladové karty umožňují zatřídění do stromové struktury. To má několik výhod. Při hledání karty je možné pomocí této struktury lehce najít. Ke struktuře je možné přidat i doplňující informace o výpočtu prodejní ceny, což ulehčuje jednotné nastavování zisku. Všechny karty, příslušející k danému uzlu automaticky přebírají toto nastavení.

Do skladové karty je možné přidat i údaje, které se týkají následné fakturace. Podle těchto údajů program navrhuje prodejní množství nebo prodejní cenu. Pokud vyplníte pravidla pro udělení slevy, program je automaticky nabízí při vystavení faktury.

Skladové karty, faktury a skladové pohyby jsou navzájem propojené. V každé části máte přehled o pohybech v části druhé. Všechny související informace jsou doplněné hypertexty, takže můžete získat doplňující informace jediným kliknutím myši.

Na vybraných skladových kartách můžete sledovat i výrobní čísla. Tehdy program automaticky doplňuje údaje z čtečky čárového kódu, sleduje příjem a vydávání čísel a umožňuje i zpětně vyhledávat v číslech v případě řešení reklamací. Pokud si sledujete výrobní čísla, nemůže se vám stát, že vám někdo bude reklamovat věc, kterou jste mu neprodali.

Se skladovými kartami je možné dělat i specializované operace. Výdaj takového zboží způsobí automatické vygenerování výrobku, kde se suroviny minou ze skladu a výrobky přibudou v skladu.

Došlé faktury můžete naskenovat a uložit v elektronické podobě. Můžete je potom kdykoli zobrazit přímo v programu bez nutnosti prohledávání pořadačů. Program podporuje práci vícero uživatelů a automaticky zobrazuje nejaktuálnější změny.

V pravidelných intervalech jsou obnovené všechny seznamy, proto uživatel nemusí tuto činnost vyvolávat použitím filtru.

Často se opakující údaje je možné vkládat pomocí číselníků. Číselníky umožňují evidovat až deset různých údajů k obchodu. Program ulehčuje jejich použití tak, že si na důležitých místech pamatuje poslední uložené údaje a ty nabízí automaticky.

Údaje z obchodu jsou integrované se spisy a registraturou. Spis slouží jako univerzální kontejner na informace, které jsou sdružené na jednom místě. Přímo ze spisu je možné vytvářet objednávky a skladové pohyby a sledovat vybavení objednávky a vystavení faktury. Stejně funguje i opačná komunikace. Uživateli v obchodě, věnujícímu se objednávkám a doplňování skladu automaticky chodí informace o požadavcích z objednávek. Na základě těchto informací lehce zabezpečuje optimální doplňování skladu.

Na ulehčení fakturace z vybavených spisů slouží speciální generátor. Pomocí něho si uživatel vybere fakturované spisy a získá automatický součet použitých dílů a vykonané práce. Potom si už jen vybere, jestli se mají všechny položky vložit do faktury nebo vygenerovat do podoby přílohy k faktuře.

Na doplnění zásob ve spisu slouží automatický objednávkový systém. Pomocí něho se zjišťují chybějící zásoby, určí se, do jakého stavu se mají  tyto zásoby objednat a program doplní chybějící doklady.

Jedinečné vlastnosti

• Jednoduchost – Vystavování faktur je jednoduché a logické. Program se drží nastavených hodnot, takže nemusíte přemýšlet nad lhůtami nebo slevami. Nastavíte si to dopředu na firmách.
• Výkonnost – Systém poskytuje nástroje, které ulehčují tvorbu faktur. Několik čarodějníků pomáhá vložit do faktury součtové údaje z jiných častí systému.
• Bezpečnost – Pomocí systému oprávnění je možno velmi jemně nastavit, kdo může vykonávat různé činnosti. Bez problémů tak oddělíte faktury, objednávky, sklad nebo zapisování úhrad.
• Stromová struktura skladových karet – Při vyhledávaní karet využijete možnost ukládání tématicky příbuzných karet do stromu. Dobrá organizace ve stromu vám ušetří hodně času při hledání. Stejně tak je to výhodné při vyhodnocování prodeje. Můžete se soustředit i na menší skupiny karet a sledovat prodej podle nich.
• Sledování výrobních čísel – Můžete sledovat i výrobní čísla zboží. Tyto čísla bývají zapisované pomocí čárových kódů. Program podporuje oba typy čteček, klávesnicovou i na sériový port.
• Skenování dokladů – Doručené doklady si můžete naskenovat, vložit do registratury a potom přepojit s libovolnou fakturou nebo objednávkou.
• Hromadné operace – Program má nástroje na hromadné vystavování faktur. Další nástroje umožňují kombinování vícero faktur do jedné nebo vytváření kopií existujících faktur.
• Integrace se spisy – Obchod je úzce přepojený se spisy. Pokud si pomocí spisů vedete záznamy o konkrétním případu, na závěr je jednoduché nechat si vygenerovat fakturu, která shrne všechny vložené informace ve spisu.
• Spojené výdaje – Program podporuje výrobky, kde na jedné straně nějaké zboží spotřebuje a na druhé vznikne hotový výrobek se sumární cenou.

Další vlastnosti modulu

• Evidence vystavených a došlých faktur – Základní evidence, která umožňuje i práci s před fakturami a speciálními případy faktur, které vyžadují zákazníci.
• Evidence vystavených a došlých objednávek – Mechanizmus, který udržuje optimální stav tovaru na sklade.
• Evidence skladových karet – Pomocí evidence se definuje sortiment zboží, který prodáváte.
• Evidence skladových pohybů – Ke každé změně skladu vznikají různé pohyby.
• Definování číselníků – Na fakturách se nacházejí opakující se údaje. Ty si je možné definovat pomocí číselníků.
• Synchronizace vkládaných údajů – Program automaticky vytváří skladové pohyby podle vkládaných faktur.

Čtečka čárových kódů

Program je připravený ulehčovat vám práci pomocí čtečky čárových kódů. Pokud k počítači připojíte čtečku čárových kódů pomocí sériového portu COM1, můžete v některých částech programu vkládat údaje rychleji. Sériová čtečka má výhodu oproti čtečce, která se připojuje na klávesnici, protože nemusíte mít kurzor umístěný v poli, kam se údaje vkladají.

Příklady z programu: