Modul ÚKOLY představuje plánovací kalendář v elektronické podobě. Jeho přednosti a kvality se projeví hlavně při síťových aplikacích a to především zefektivněním řídící činnosti na všech úrovních.
Všechny osoby které používají program mají přístup do plánovacího kalendáře programu. V kalendáři se vyznačují úkoly a události. Pomocí úkolů se řeší jednotlivé spisy, vznikající činností firmy. Úkoly můžete rozdělit mezi několik zaměstnanců a potom sledovat jejich jednotlivé plnění. Pomocí událostí se vyznačují přesné úseky v kalendáři, například časy schůzek se zákazníky.
Prostřednictvím modulu je možné si plánovat úkoly a termíny nejen individuálně, ale i kolektivně. Efektivně se využívají vztahy mezi nadřízenými a podřízenými. Mezi členy teamu je možné přehledně sledovat a vyhodnocovat plnění zadaných úkolů.
Úkoly a události je možné posunout, měnit a mazat. Pomocí automatického filtru je možné zobrazovat jen ty úkoly, které je potřeba v nejbližším období splnit. Pokud je potřebné v úkolech něco vyhledat, můžete využít doplňující filtr.
Modul úzce spolupracuje s oznámeními. Prostřednictvím oznámení dostáváte informace o nových úkolech a nadřízení zase dostávají oznámení o splněných úkolech. Systém sleduje i mazání úkolů. Pokud maže úkol někdo jiný, než ten co ho zadal, dostává o tom oznámení zadavatel úkolu.
Každý úkol může být zadán samostatně nebo jako součást spisu. Pokud je součástí spisu, ovlivňuje uzavírání spisů a informace o změnách se zapisují přímo do příslušného spisu. Úkoly v uzavřených spisech nemožno změnit, což zachovává informace o úkolech, splněných v minulosti.
Opakující se úkoly můžete označit jako periodické a potom se budou v pravidelných intervalech objevovat v kalendáři přesně tehdy, kdy nastane jejich čas. Jednotlivé úkoly si můžete označit jako důležité a dá se nastavit, aby vám je program v určitých intervalech připomínal.
Při plánovaní událostí je možné využít funkce na hromadné sledování událostí, kde je v jednom kalendáři vidět události vícero osob.
V plánovacím kalendáři se zobrazují i informace z jiných modulů. Barevně jsou vyznačené informace o dovolených a služebních cestách z modulu Docházka.
Jedinečné vlastnosti
- Propojení se spisy – Je výhodné sdružovat související úkoly do spisu. Potom se všemi nakládáte jako s balíkem a máte k dispozici i další nástroje na zpracování. Velkou výhodu to má i při paralelním zpracování vícero projektů. Víte na první pohled rozlišit, které úkoly kam patří.
- Propojení s obchodem – Úkoly je možné využít jako podklad pro fakturaci. Případně je možné přímo z úkolu vytvořit výdejku na materiál. Pokud máte na každý případ zavedený spis, je potom závěrečné fakturování velmi jednoduché. Necháte si vygenerovat fakturu ze zaznamenaných údajů a už ji jen zkontrolujete a upravíte podle potřeby.
- Upozorňování na blížící se termíny – Systém ve vhodně nastaveném předstihu informuje o nových úkolech. Takto nejste zbytečně zatěžováni úkoly, které budete muset splnit v daleké budoucnosti.
- Přehledový kalendář, zobrazující barevně úkoly, termíny, dovolené a služební cesty – V plánovacím kalendáři má každý typ vlastní barvu. Podle potřeby si můžete zjemnit rozsah kalendáře, aby ukazoval menší časové úseky.
- Automatický filtr na nejbližší období – Základem pohodlné práce s programem je vhodné využití filtrů. Ty umožňují zobrazit jen to, co uživatel právě potřebuje. Nejzákladnější je filtr na nejbližší období, který zobrazuje jen nesplněné úkoly a ty, kterých termín se přiblížil na definovanou vzdálenost.
- Automatický filtr podle kalendáře – Jiné typy filtrů reagují na kalendář. Po kliknutí do kalendáře se zobrazí jen vybraný den, týden nebo měsíc. Stejně tak si můžete přepnout i zobrazení plánovacího kalendáře.
- Společné plánování úkolů – Pro pracovní skupiny se hodí, když si můžou společně plánovat svůj čas. Na to slouží speciální plánovací kalendář, který zobrazuje volný čas vícero zaměstnanců.
Další vlastnosti modulu
- Zadávání úkolů – Systém umožňuje pohodlné zadávání úkolů pro sebe nebo pro ostatní.
- Sledování plnění úkolů – Vizuálně víte rozlišit, kdy byli úkoly splněné. Pokud jsou úkoly ve spisu, v souvislosti s plněním úkolů jsou navázány další kontrolní mechanizmy.
- Automatické oznamování nových úkolů a jejich plnění – Pokud dostanete nový úkol, systém vám pošle zprávu. Pokud zadáte úkol někomu jinému, systém vám oznámí kdy byl splněn. Nemusíte si pamatovat, systém to sleduje za vás.
- Periodické úkoly – Každý úkol se může opakovat. S výhodou to využijete, když musíte něco opakovat periodicky. Např. každý první den v měsíci. Nastavíte úkol jako periodický a v pravidelných intervalech ho najdete v kalendáři.
- Integrovaný kalendář svátků – K programu je dodávaný číselník svátků, které se přehledně zobrazují v kalendáři.
- Kalendář svátků – Přímo v plánovacím kalendáři vidíte svátky na aktuální den.
- Doplňující filtry na hledání konkrétního úkolu – Pokud máte zobrazené větší množství úkolů, můžete v nich vyhledávat i podle názvu a obsahu.
Příklady z programu:
