Založenie spisu a čo s ním ďalej ….

Na každý obchodný prípad – zákazku je vhodné vytvoriť samostatný spis.   Po založení má spis príznak „Otvorený“. Po vybavení všetkých úloh – to znamená  po vybavení a vyúčtovaní zákazky  je vhodné prepnúť stav spisu na „Vybavený“.  Do stavu „Uzavretý“ prepíname spis vtedy, keď je faktúra za zákazku uhradená a v tomto spise sa už nebudú vykonávať žiadne činnosti.

Ak ten istý zákazník má ďalšiu požiadavku, rieši sa táto už v novom spise. Takto môže mať zákazník aj niekoľko spisov, v ktorých sa jednotlivé obchodné prípady  (zákazka, oprava, reklamácia, servisný zásah …..) riešia samostatne. Cez filter na záložke Spisy si môžeme vybrať konkrétneho zákazníka a zistiť, aké otvorené, vybavené alebo uzavreté spisy máme za zvolené obdobie na konkrétneho zákazníka.  Cez Výstupy získame potrebné prehľady a sumáre ohľadom obchodných prípadov tohto zákazníka.

Spracovanie zákazky – príklad postupu

  • Príjem dopytu – založenie spisu, registratúrna značka  napr. „Došlý dopyt“.
  • Vypracovanie PO (ponuky) v spise
  • Komunikácia so zákazníkom skončí neúspešne –   spis uzavrieť
  • Komunikácia so zákazníkom skončí úspešne , pokračujeme bodom 3.
  • Vytvorenie OP (objednávka prijatá ) z  PO (ponuky) v spise
  • Úkony spojené s realizáciou zákazky – zadávanie úloh,  ukladanie dokumentov a  komunikácie so zákazníkom
  • Vystavenie výdajky,  alebo viacerých výdajok  – odpis tovaru zo skladu alebo faktúry z OP  v spise .
  • Vytvorenie výdajky – odpis tovaru zo skladu.  Je možné vytvoriť výdajku priamo na úlohe pre skladníka (napr.  úloha  „Vyskladniť tovar na zákazníka xy“) a to na záložke Podrobnosti
  • Vystavenie vyúčtovacej faktúry v spise, alebo mimo spisu ale následne ju prepojiť so spisom, s ktorým súvisí.
  • Uzatvorenie spisu po prijatí platby.

Spracovanie vystavenej objednávky

  • Založenie spisu – registratúrna značka Vyšlé objednávky
  • Vystavenie objednávky – OV v spise
  • Poslanie objednávky mailom – tento úkon sa zapíše v spise do záložky Kontakty
  • Vloženie odoslaného mailu do spisu – záložka Dokumenty  použitím funkcie  Integrátora
  • Prijatie tovaru na sklad
    1. Z dodacieho listu – na záložke Obchod – Objednávky vystavené na pravé tlačidlo myši vybrať voľbu Príjemka z objednávky a naskladniť tovar. Prípadné rozdiely medzi objednávkou a dodacím listom opraviť manuálne.
    2. Z prijatej faktúry – na záložke Obchod – Objednávky vystavené na pravé tlačidlo myši vybrať voľbu Prijatá faktúra a naskladniť tovar. Prípadné rozdiely medzi objednávkou a dodacím listom opraviť manuálne.
  • Vyznačenie úhrady faktúry
  • Vybavenie spisu
  • Uzavretie spisu

.