Príklad spracovania obchodného prípadu

Príjem dopytu

  • telefonicky
  • mailom
  • písomne cez podateľňu
  • osobne

Založenie spisu

  • Pridelenie registratúrnej značky „Ponuky-dopyty“
  • Vyznačenie firmy a kontaktnej osoby
  • Vyznačenie zodpovednej osoby za spis
  • Vyznačenie dôležitosti na spise
  • Vyznačenie –  doplnenie úloh v spise

Spracovanie obchodného prípadu

  • Vypracovanie PO20xx/xxxx a zaslanie mailom
  • Preverenie reakcie na cenovú ponuku
    •  telefonicky
    •  mailom
    •  písomne
    • osobne
      • Zákazník nereaguje/nemá záujem – uzavretie spisu
  • Prijatie objednávky od zákazníka
  •  telefonicky
  •  mailom
  •  písomne
  •  osobne
  • Nahodenie prijatej objednávky OP20xx/xxxx do spisu – použiť funkciu Objednávka z ponuky
  • Zmena  registratúrnej značky  na spise – „Zmluvy, Zákazky a pod…“
  • Zmena zodpovednej osoby za spis, ak je to potrebné
  •  vypracovanie potrebných dokumentov
  •  vloženie všetkých súvisiacich dokumentov do spisu na záložke Dokumenty
  •  Zabezpečenie jednotlivých úkonov, spojených s realizáciou zákazky
  • objednanie tovaru
  • príjem tovaru – príjemky
  • vyskladnenie tovaru – výdajky
  • potvrdenie skladových pohybov
  • ďalšie potrebné úkony, vyplývajúce z povahy činnosti firmy
  •  zabezpečenie prepojenia nákladových a režijných položiek so spisom
  •  vyznačenie   príznaku „Vybavený“ ak sú všetky úlohy splnené
  •  vystavenie faktúry v spise, ktorý má príznak „Vybavený“ – použitím funkcie  Faktúra z objednávky
  •  Dosledovať úhradu faktúry a vyznačiť úhradu vo faktúre, následne spis prepnúť do stavu  „Uzavretý“
  • Zabezpečenie cez úlohy v spise jednotlivé činnosti:

Vyhodnotenie nákladovosti zákazky

  • Vtiahnuť do spisu náklady z Knihy jázd
  • Vtiahnuť do spisu náklady z Podateľne (poštovné)
  • Vtiahnuť do spisu režijné náklady, ktoré je možné sledovať cez osobitnú pokladňu
  • Preveriť, že všetky vstupné doklady (dodacie listy, prijaté faktúry, bločky…) sú prepojené  so spisom
  • Preveriť, že všetky  výstupné doklady (výdajky, vystavené faktúry ,) sú prepojené so spisom
  • Získať jednoduchý prehľad cez záložku Spisy – Výstupy – Hrubý zisk