- Aktualizácia programu
- Dochádzka
- Firmy
- Integrátor
- Kasa
- Obchod
- Optivus všeobecne
- Plánovanie
- Podatelňa
- Pokladňa
- Registratúra
- Spisy
- Štatistika
- Úlohy
Synchronizácia úloh – Autorizácia Google Kalendár
Predpokladá sa, že ste práve použili funkciu menu Úlohy/Google Kalendár/Nastavenie synchronizácie, ktorá je prístupná pre verziu programu Optivus Klient Cloud.
Na dialógu sa nachádza veľké textové pole URL na autorizáciu, ktoré ukazuje URL adresu. Pod ním je tlačidlo Zobraziť URL v prehliadači. Po jeho stlačení sa vám v prehliadači Internetu zobrazí autorizačná stránke, na ktorej potvrdíte povolenie prístupu ku svojmu Kalendáru Google.
V tom okamihu na chvíľu opustíte program Optivus, preto si najprv prečítajte tieto inštrukcie, aby ste vedeli, čo tam musíte urobiť.
- Na prvej stránke si vyberiete svoj Google Účet. Vidíte, že sa budete prihlasovať do aplikácie Optivus Online, čo je náš licenčný server, ktorý bude zabezpečovať synchronizáciu.
- Pretože sa jedná o betaverziu, na nasledovnej strane sa zobrazí upozornenie, že zatiaľ Google túto aplikáciu neoveril. Kliknite na hypertext Rozšírené a potom aj na zobrazený hypertext Prejsť na stránku Optivus Online.
- Potom sa zobrazí stránka, na ktorej vidíte, aké prístupy naša aplikácia požaduje. Je to úprava kalendárov, aby sme mohli pristupovať k vášmu kalendáru. Kliknite na hypertext Pokračovať.
- Na záverečnej strane nájdete vygenerovaný autorizačný kód. Ten si skopírujete (môžete to urobiť aj kliknutím na malú ikonku vedľa vygenerovaného kódu), prepnete sa naspäť do tohoto dialógu a vložíte kód do poľa Potvrdzujúci kód.
Táto služba je spoplatnená – je potrebné najskôr sa zaregistrovať na stránke: https://bysquare.com/pay-by-square/
Následne toto používanie nastavíte v nastavení programu menu a heslo do služby Pay By Square.
V zobrazenom reporte faktúry si cez možnosti – Rozšírené – zaškrtnite možnosť QR kód.
Najskôr je potrebné zaregistrovať sa do služby Pay By Square. Tu si vytvoríte prihlasovacie údaje – meno a heslo. Toto meno a heslo je potom potrebné zadať v nastavení programu. Následne ak si na vystavenej faktúre pri vytváraní reportu cez voľbu „rozšírené“ zaškrtnete zobrazenie QR kódu, začne sa kód generovať na konci faktúry pod tabuľkou s výslednou sumou.
Aktuálny rok a hospodársky rok
Nastavenie aktuálneho roku slúži na kontrolnú funkciu. Pri prvom spustení programu sa automaticky nastaví obdobie aktuálneho roku. Kontrola zabezpečuje, aby sa do systému nevložili nesprávne údaje.
Pri prechode na nový rok je potrebné toto obdobie nastaviť.
Dialóg na zmenu nastavenia môže spustiť iba administrátor pomocou funkcie Nástroje/Aktuálny rok…
Podrobnejšie informácie v manuáli: Manual
Ak nie je priradený sklad ku kase, program vypíše oznam o probléme. Prejaví sa to potom výpisom chyby index out of bound, pretože program nevie dobre nastaviť sklad do filtra. Treba si potom opraviť nastavenie kasy.
Faktúru, vystavenú do nesprávneho číselného radu je potrebné zrušiť, funkciou na to určenou. Následne sa takáto faktúra vytlačí a odovzdá do účtovníctva s príznakom „zrušená“. Z takto zrušenej faktúry urobíte kópiu do správneho číselného radu. Je vhodné na záver urobiť prepočítanie skladu/položky .
Po manuálnom vybratí spisov cez Ctrl+M – multivýber a zaškrtnutí vyhovujúcich spisov môžete na tieto spisy vytvoriť skupinu (pravé tlačidlo myši). Takto vyfiltrované spisy sa cez funkciu Hromadne vtiahnu do dialógu, kde sa dá s nimi ďalej pracovať. Ak sú tieto spisy uzavreté, alebo vybavené, je potrebné mať nastavené príslušné oprávnenia na prácu s takýmito spismi.
Podmienky pre spustenie IS Optivus verzie 5.XX
Aby sa dal program používať, je nutné mať nainštalovaný doplnok Microsoft SQL server Native client. Môžete postupovať podľa dvoch scenárov:
- scenár
Ak sa rozhodnete inštalovať Microsoft SQL server Native client ešte pred spustením aktualizácie programu, môžete doplnok nainštalovať zo stránky
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=50402
Verziu svojho operačného systému “OS“ môžete zistiť v menu Control Panel/Systém. V položke typ systému sa vám zobrazia informácie o verzii OS.
Vždy je potrebné inštalovať verziu Microsoft SQL server Native client podľa verzie OS Windows. Odporúčame v prípade veľkého počtu užívateľov IS Optivus (pracovných staníc)
2. scenár
V prípade spustenia programu IS Optivus bez nainštalovaného doplnku Microsoft SQL server Native clienta vás systém upozorní, že je potrebné nainštalovať potrebný doplnok, ktorý je uložený v pracovnom adresári optivus – viď obrázok.
Aktualizácia programu
Postup aktualizácie sa nezmenil. Prvá nová verzia 5.XX vám bude zaslaná mailom. Po stiahnutí napr. setup-optivus.5.XX.exe následne postupujte podľa rovnakého postupu ako doteraz.
Aktualizácie pre Windows 10 verzie 1803 a problém spustenia programu Optivus
Po inštalácii Windows 10 verzie 1803 sa môže objaviť problém so spustením programu. Musia byť splnené nasledovné podmienky:
- Optivus je nainštalovaný na sieťovom disku, ktorý sa nachádza na počítači s operačným systémom Linux, ktorý nie je aktualizovaný.
- Optivus je nainštalovaný na sieťovom disku, ktorý sa nachádza na počítači s operačným systémom Windows, ktorý nie je aktualizovaný, alebo nemá dobre skonfigurované sieťové nastavenia.
Problém sa prejavuje tak, že program sa dá spustiť, ale sa nevie prihlásiť na SQL server. Je to spôsobené úpravami v nastavení protokolu SMB, konkrétne v protokole SMB1. Program, ktorý je spustený z disku, ktorý komunikuje cez SMB1 a nemá povolené vyššie verzie protokolu má zakázanú akúkoľvek sieťovú komunikáciu. Ak sa problém vyskytne aj u vás a neviete si s tým poradiť, môžete požiadať o diagnostiku a vyriešenie problémov naše technické oddelenie.
Zmenu hlavičky na bločku (názov firmy, adresa a pod.) môže vykonať iba servisná organizácia , keďže pri tejto zmene je potrebné spraviť viac úkonov:
- vyčítať a archivovať fiškálnu pamäť FT4000
- uzamknutie fiškálnej pamäte
- zakúpenie a inštalácia novej fiškálnej pamäte
- nakonfigurovanie FT4000 a uvedenie do prevádzky
- zápis do servisnej knihy
Po inštalácii Windows 10 verzie 1803 sa môže objaviť problém so spustením programu. Stane sa to za týchto podmienok:
- Optivus je nainštalovaný na sieťovom disku, ktorý sa nachádza na počítači s operačným systémom Linux, ktorý nie je aktualizovaný.
- Optivus je nainštalovaný na sieťovom disku, ktorý sa nachádza na počítači s operačným systémom Windows, ktorý nie je aktualizovaný, alebo nemá dobre skonfigurované sieťové nastavenia.
Problém sa prejavuje tak, že program sa dá spustiť, ale sa nevie prihlásiť na SQL server. Je to spôsobené úpravami v nastavení protokolu SMB, konkrétne v protokole SMB1. Program, ktorý je spustený z disku, ktorý komunikuje cez SMB1 a nemá povolené vyššie verzie protokolu má zakázanú akúkoľvek sieťovú komunikáciu. Ak sa problém vyskytne aj u vás a neviete si s tým poradiť, môžete požiadať o diagnostiku a vyriešenie problémov naše technické oddelenie.
Storno faktúra slúži na zrušenie existujúcej faktúry. Niekedy je nazývaná aj dobropis. Faktúru vystornujete príkazom Faktúry/Storno… Program vygeneruje presne opačnú faktúru k označenej. Storno faktúra je v zozname vykresľovaná fialovou farbou.
Vystornovaná faktúra nemusí obsahovať presne tie isté položky. Toto využijete, keď zákazník chce vrátiť iba časť tovaru.
Dobropis v obyčajnej faktúre
Program podporuje dva ďalšie spôsoby na vystavovanie dobropisov, ktoré možno použiť ako súčasť obyčajnej faktúry:
- Záporné množstvo – Vystaví sa normálna faktúra, pridá sa nejaká položka zo skladu, ale ako množstvo sa nastaví mínusová hodnota.
- Záporná suma – Vystaví sa normálna faktúra, pridá sa nejaká položka zo skladu, ale ako cena sa nastaví mínusová hodnota.
Oba spôsoby vedú k tomu, že je výsledná cena faktúry záporná. Pri oboch spôsoboch sa vygenerujú správne skladové pohyby, ktorými sú príjemky.
Tieto rôzne spôsoby vystavenia dobropisu slúžia na to, aby sa dalo reagovať na prijaté faktúry od iných dodávateľov, kde sa môžu vyskytovať oba spôsoby.
Program pri vystavovaní dobropisu k faktúre (storno) automaticky vyberá druhú možnosť, kde uvádza zápornú sumu a kladnú hodnotu na kusoch položky.
Takto vystavený dobropis pošlete na kasu na úhradu a suma na bločku bude záporná.
Licencia Optivus je viazaná na konkrétne ID zariadenia, nie na užívateľa. V praxi to znamená, že pri výmene PC (alebo napr. sieťovej karty) systém zariadenie nepozná a vypýta si licenčné číslo.
Postup na získanie nového licenčného čísla závisí od toho, či máte, alebo nemáte zaplatenú podporu (upgrade).
- Máte zaplatenú podporu:
Na novom PC spustíte Optivus – dostanete oznam, že PC nemá licenciu. To je ale potrebný krok pre získanie čísla ID nového počítača. Následne odošlete nové ID nástrojom programu – Nástroje/Pridelené licencie/Odoslať. Po cca 10 min. sa vrátite do toho istého dialógu a tlačidlom Stiahnuť licenciu jednoducho stiahnete. Potom už program spustíte na novom počítači.
2. Nemáte zaplatenú podporu:
Na novom PC spustíte Optivus – dostanete oznam, že PC nemá licenciu. Následne odošlete nové ID nástrojom programu v menu Nástroje/Pridelené licencie. kde ale tlačidlo Odoslať nebudete mať aktívne. Namiesto toho použijete voľbu Do schránky a zapamätané údaje vložíte do e-mailu – optivus@akcent.sk, kde požiadate o vydanie licencie. Je to platená služba v zmysle nášho cenníka. Na Na základe tejto požiadavky dostanete predfaktúru a po jej úhrade a pripísaní fakturovanej sumy na náš účet bude licencia vydaná, o čom budete upovedomení e-mailom. Následne si ju môžete stiahnuť nástrojom programu ako v bode 1.
Na eID karty možno používať akúkoľvek čítačku kontaktných čipov s nasledovnými parametrami:
| Štandard | ISO 7816 |
| Rozhranie do PC | USB CCID |
| Napájanie | USB |
| Protokol komunikácie s čipom | T=0, T=1 |
| Veľkosť karty | ID-1 |
| Rýchlosť komunikácie s čipom | Čítačka musí podporovať rýchlosť 115,2 kbaud |
| Frekvencia hodín čipu | Čítačka musí podporovať frekvenciu 3,5 MHz |
| Typy čipových kariet | 5V, 3V a 1.8V (ISO 7816 Class A, B and C) |
| Rozhranie | PC / SC |
| PC / SC pre OS | Windows XP/Vista/7/8, 32/64 bit |
Ideálne je, aby čítačka mala aj certifikáty konformity a bezpečnosti, napríklad:
| Konformita a certifikáty | Microsoft WHQL, EMV 2000 Level 1, ISO 7816, HBCI4, USB 2.0 (kompatibilita s USB 1.1), CCID, GSA FIPS 201 approved product list |
| Bezpečnosť zariadenia | CE, WEEE, FCC, UL, VCCI, MIC, RoHS |
Pre administrátora:
- Na serveri musí byť nainštalovaná Java 8, pokiaľ chcete používať automatickú synchronizáciu.
- Na klientovi musí byť nainštalovaná Java 8, pokiaľ chcete používať funkciu na nastavenie synchronizácie. Pokiaľ nechcete mať nainštalovanú Javu na všetkých klientoch, potom to nainštalujte iba na jedného klienta a na tom počítači sa môžu do programu Optivus prihlásiť postupne všetci užívatelia a spustiť nastavenie synchronizácie so svojim kontom.
- Na serveri musí byť nainštalovaná služba Optivus Service.
- V programe Optivus musíte mať licenciu na využívanie synchronizácie.
Pre užívateľa:
- Musíte mať konto v Kalendári Google.
- Musíte mať vytvorený extra kalendár pre Optivus, aby do neho mohol synchronizovať úlohy.
- V personálnom nastavení musíte zapnúť Personálne nastavenie/Úlohy/Synchronizácia. Podľa vlastného uváženia je vhodné nastaviť podľa svojich potrieb aj položky Vymazať splnené úlohy z Kalendára Google a Pridávať informácie do popisu.
- Na záložke Úlohy musíte použiť funkciu Úlohy/Nastavenie synchronizácie a vybrať si kalendár z bodu 2. Spustenie funkcie vyžaduje inštaláciu Java 8.
Ako často sa synchronizuje
- Synchronizácia sa odohrá každých 10 minút.
Čo sa synchronizuje
- Synchronizácia je obojsmerná, čiže úlohy z Optivusu sa zapisujú do Kalendára Google a naopak.
Ak používate MS Outlook 2007 a starší, v súčasnosti už nie je podporovaný. Na vyriešenie tohto problému vám odporúčame:
- zakúpiť MS Office 2016, ktorý obsahuje Outlook 2016, Word 2016, Excel 2016, Power Point 2016 a OneNote 2016
- zakúpiť samostatný MS Outlook 2016
Databázové súbory môžu postupným používaním rýchlo rásť, čo môže mať negatívny dopad na výkon a za určitých okolností môže dôjsť aj k poškodeniu databázového súboru. Ak sa databázový súbor zdieľa po sieti a súčasne s ním pracujú viacerí používatelia, existuje malé riziko, že sa poškodí. Riziko poškodenia je o čosi väčšie, ak používatelia často upravujú údaje v poliach Memo a toto riziko sa postupom času ďalej zvyšuje. Taktiež by bolo vhodné skontrolovať aj nastavenia siete a celkovo HW. Tých príčin, kedy dôjde k poškodeniu databázy môže byť viacero. Pomerne účinným riešením by bolo z tohto hľadiska pri určitom náraste databázy prejsť z databázy JET na verziu SQL, ktorá je menej náchylná na poškodenie.
Užívateľ, ktorý môže upravovať záznamy z prístupového systému má možnosť zrekonštruovať dáta, ktoré sa nezapísali do Optivusu po zlyhaní služby. V systéme sa nachádza funkcia, ktorá mu umožňuje znovu prepočítať údaje, ako keby prišli z dochádzkového zariadenia. Funkcia sa nachádza v menu Dochádzka/Prepočítať údaje.
Po jej výbere sa zobrazí dialóg, v ktorom sa vyberá:
- Od – Počiatočný deň výpočtu
- Do – Posledný deň výpočtu
- Komu – Tu sa nastavuje, či sa jedná o konkrétneho užívateľa, alebo sa má prepočítať dané obdobie všetkým užívateľom.
Po stlačení OK si program ešte overí, či má danú zmenu vykonať.
Funkciu môže použiť iba ten, kto má povolené Práva užívateľov/Dochádzka/ Užívateľ môže upraviť záznamy z dochádzkového zariadenia.
Funkcia prepočíta iba dni, ktoré sú v otvorených mesiacoch. Pokiaľ bol mesiac uzatvorený funkciou Dochádzka/Uzatvoriť mesiac, ostane už v takom stave, v akom bol.
Za určitých okolností môže nastať situácia, že príloha vášho mailu k vám dôjde vo formáte „winmail.dat“. K tomotu problému vám odporúčame preštudovať si nasledujúce informácie:
http://support.webglobe.sk/index.php?action=artikel&cat=20&id=108&artlang=sk
Ak máte zakúpený hardwarový turniket – Optivus kontrol, sťahovanie dát z prístupových zariadení kontroluje služba – Optivus Service. Ak zistíte stav, že dochádzka nie je v Optivuse zapísaná, pravdepodobne došlo k zastaveniu tejto služby, ktorá je nainštalovaná na vašom serveri. Je potrebné túto službu reštartovať. Po reštarte služby sa chýbajúce dáta za aktuálny deň doplnia.
Kontaktujte správcu vášho servera.
So službou môžete pracovať aj pomocou nástrojov operačného systému Windows. Môžete ju podľa potreby zastaviť alebo spustiť.
Toto hlásenie znamená, že je blokovaná komunikácia SQL na firewalle. S týmto problémom sa obráťte na vášho správcu siete.
Dlžníci a upomienky
Zistiť zoznam firiem, alebo osôb, ktoré sú v omeškaní s platením svojich záväzkov a následne im poslať preddefinovanú upomienku je v Optivuse jednoduché:
- V module Obchod vyberieme z kontextového menu položku Faktúry a ďalej – Dlžníci …
- Dostaneme sa do dialógového okna, kde sa zobrazí netriedený zoznam všetkých dlžníkov
- Kliknutím na konkrétnu firmu program vyberie do zoznamu všetky neuhradené faktúry k tejto firme. Tu máme možnosť:
- tlačidlom „Zobraziť“ alebo dvojklikom otvoriť samotnú faktúru a nahliadnuť do jej obsahu, skontrolovať položky, zľavy a pod.
- pravým tlačidlom myši vyvolať menu a vybrať si „Pohľady“:
- zoznam neuhradených faktúr
- zoznam neuhradených faktúr po splatnosti
- zoznam neuhradených faktúr po splatnosti s toleranciou
- Tlačidlom „Upomienka“ vyvolať zostavu s preddefinovaným textom upomienky a túto
- vytlačiť
- tlačidlom „Odoslať“ vyvolať dialóg na odoslanie mailu a poslať upomienku mailom
Pri správnom počiatočnom vyplnení všetkých potrebných vstupných údajov – mailová adresa na firme, prednastavené texty na upomienke, nastavenie tolerancie splatnosti na firme a pod. je zaslanie upomienky dlžníkovi naozaj otázkou 4-5 kliknutí myškou.
Tento príklad ukazuje, ako je možné využiť užívateľské vlastnosti na sledovanie doplňujúcich údajov. Príklad pracuje s predajňou motoriek, ktorá predáva a servisuje motorky svojim zákazníkom.
Predajňa potrebuje sledovať nasledovné doplňujúce údaje:
- Vozidlo – Napríklad Yamaha, Honda, KTM.
- Typ – Typ každého vozidla. Napríklad Yamaha MT-07, Yamaha MT-09, Yamaha FJR1300.
- VIN – Identifikačné číslo vozidla (vehicle identification number). Podľa toho čísla sa má dať vyhľadávať.
- ŠPZ – Štátna poznávacia značka. Podľa toho čísla sa má dať vyhľadávať.
- Stav km – Stav kilometrov na tachometri v čase, kedy sa preberá motorka do servisu.
Vytvorenie číselníka
- Otvorte si položku menu Číselníky/Užívateľské vlastnosti.
- V zobrazenom dialógu kliknite na položku Spisy.
- Teraz je možné kliknúť na tlačidlo Pridať pod…. Jeho stlačením pridáte novú vlastnosť, ktorá bude zaradená v hierarchii pod uzol Spisy.
- Na zobrazenom dialógu vyplňte do položky Názov hodnotu Vozidlo, Typ prepnite na Text a pretože firma predáva len motocykle vybraných značiek, do poľa Hodnoty sa vyplní do každého riadku osobitne Yamaha, Honda a KTM. Po stlačení OK pribudne v strome nová položka a bude zaradená pod položkou Spisy.
- Teraz je možné stlačiť tlačidlo Pridať…, pretože máme označenú položku Vozidlo. Po jeho stlačení sa bude nová vlastnosť pridávať na tej istej úrovni vnorenia, ako predchádzajúca položka.
- Na zobrazenom dialógu vyplňte do položky Názov hodnotu Typ, Typ prepnite na Text. Pretože typov motoriek môže byť dosť veľa, necháme pole Hodnoty nevyplnené a tým umožníme užívateľovi vyplniť ľubovoľný text. Po stlačení OK pribudne v strome nová položka a bude zaradená pod položkou Spisy.
- Stlačte tlačidlo Pridať… a na zobrazenom dialógu vytvorte vlastnosť VIN. Keďže podľa nej sa bude filtrovať, zaškrtnite pole Vo filtri. Po stlačení OK pribudne v strome nová položka a bude zaradená pod položkou Spisy.
- Rovnakým spôsobom vytvorte vlastnosť ŠPZ.
- Rovnakým spôsobom vytvorte vlastnosť Stav km. Pozor na to, aby ste Typ prepli na Celé číslo.
Reštartujte program a prepnite sa na záložku Spisy.
Po reštarte pribudnú nové položky vo filtri.
Keď budú nejaké užívateľské vlastnosti na spisoch vyplnené, pomocou týchto položiek sa dajú filtrovať.
Vyplnenie užívateľských vlastností na spis
Označte spis v zozname, stlačte pravé tlačidlo myšky a vyberte funkciu Užívateľské vlastnosti spisu. Vyplňte dialóg podľa obrázku. Stlačením OK vlastnosti uložte.
Teraz môžete otestovať filtrovanie spisov.
- Zaškrtnite vo filtri položku Má vlastnosti. Zobrazí sa jeden spis, na ktorom ste vyplnili užívateľské vlastnosti.
- Skúste teraz vpisovať hodnoty do položky filtra VIN. Ak tam vpíšete akúkoľvek časť z reťazca 123456789, bude daný spis nájdený. Experimentujte aj s inými hodnotami, aby ste videli, kedy spis zobrazený nebude (napríklad 222, pretože ako podreťazec sa nenachádza v reťazci).
Získanie prehľadu o vložených vlastnostiach
Ako budete postupne pridávať do systému na ďalšie spisy užívateľské vlastnosti, dostanete sa do bodu, kedy by ste si chceli prezrieť celý zoznam v tabuľkovej podobe. Na to postupujte nasledovne:
- Zaškrtnite vo filtri položku Má vlastnosti. Tým vyfiltrujete všetky spisy, ktorým ste nastavili užívateľské vlastnosti.
- Stlačte pravé tlačidlo myšky a vyberte funkciu Prehľad užívateľských vlastností.
Na zobrazenom zozname teraz môžete zvoliť pravé tlačidlo myšky a funkciu Kopíruj tabuľku do schránky ju tam preneste. Potom si otvorte napríklad Excel a vložte údaje do neho a ďalej s nimi pracujte.
Vznik elektronického dokumentu
Všeobecne sa dá povedať, že dokument prichádza do firmy, alebo v nej vzniká
- v elektronickej podobe (e-mail)
- papierový dokument (pošta, osobne)
V prvom prípade je dokument už pripravený na zaradenie do systému, v druhom je potrebné ho previesť do elektronickej podoby – naskenovať.
Skenovanie je prvým krokom k prepojeniu obrazu dokumentov s elektronickým informačným systémom. Ak sú dokumenty vo firme skenované, potom si všetci pracovníci, pracujúci v systéme môžu na jedno kliknutie kedykoľvek vyvolať obraz dokumentu, uloženého v tomto systéme.
Skenovanie sa javí ako veľmi prínosné najmä po nejakom čase používania, pretože nie je nutné komplikovane hľadať v starých spisoch alebo šanónoch. I po mnohých rokoch používania elektronického systému si užívatelia môžu priamo zo systému okamžite vyvolať obrazy dokumentov a naviac i niekoľkí užívatelia súčasne, pokiaľ majú na to oprávnenie.
Systém umožňuje vkladať analogicky i elektronické súbory, ktoré neboli vytvorené skenovaním na mieste – napríklad elektronicky zaslané faktúry, dokumenty, zmluvy a pod.
Zaradenie dokumentu do systému
V okamihu, kedy máme dokumenty v systéme, môže začať ich spracovanie. Prvou činnosťou, ktorá musí byť vykonaná je priradenie atribútov, ktoré slúžia na ich identifikáciu.
- Dátum vzniku dokumentu – kniha pošty v podateľni
- Meno užívateľa, ktorý dokument spracoval
- Pridelenie registratúrnej značky
- Pridelenie čísla dokumentu
- Vyznačenie ochrany dokumentu – prístupové práva
- Pridelenie zodpovednej osoby na vybavenie – vytvorenie oznamu, úlohy pre túto osobu
- Vyznačenie „na vedomie“ vybratým užívateľom
- Zaradenie do príslušného spisu (automaticky systémom, alebo manuálne)
Spracovanie dokumentu
Len vo veľmi malom množstve došlých dokumentov končí ich spracovanie uložením do dátového úložiska. Vo väčšine prípadov je potrebné zabezpečiť ich doručenie zodpovednej osobe, ich schválenie, alebo odoslanie do ďalších firemných procesov.
Ďalšie spracovanie prebieha spravidla v príslušnom Spise, v ktorom sa analogicky sledujú všetky súvisiace činnosti. Do založeného spisu sa postupne vkladajú všetky dokumenty – e-mailová komunikácia aj preskenované dokumenty, čo poskytuje chronologický a logický prehľad o jednotlivých obchodných prípadoch tak, ako sa postupne riešili. V spise sa vedú aj záznamy o telefonickej, prípadne osobnej komunikácii. Spis obyčajne obsahuje tieto údaje:
- Zodpovedný za spis
- Termín vybavenia spisu
- Úlohy – súvisiace s vybavením
- výdajky z úloh – ak splnenie úlohy vyžaduje výdaj tovaru alebo služby
- spotreba času na vybavenie úlohy
- hodinová sadzba na splnenie úlohy
Tieto údaje môžu slúžiť ako podklad pre fakturáciu. Fakturovať je možné priamo v spise, v ktorom je spracúvaný dokument uložený. Spis vždy nesie príznak, z ktorého je zrejmé, či sa spracovávaná činnosť nachádza v štádiu
- rozpracovaný
- vybavený
- uzavretý
Systém umožňuje prácu viacerých užívateľov nad jedným dokumentom a riadenie jednotlivých verzií dokumentov.
Archivácia dokumentov
Pod slovom archivácia si každý väčšinou predstaví množstvo papiera, ktorého sa zbaví tým, že ho raz za čas presunie do archívu. Pri elektronických dokumentoch to funguje trochu inak. Vlastná archivácia sa odohráva na úrovni atribútov dokumentov a znamená len označenie vybratých dokumentoch archivačnou hodnotou. Po uplynutí archivačnej hodnoty prebehne proces vyraďovania dokumentov.
Prínosy:
- Prijaté zásielky sú evidované centrálne
- Po vložení do systému majú užívatelia okamžitý prístup k im určeným dokumentom
- Nastavenie termínov a priorít spracovania
- Odstránenie náročnej manuálnej evidencie
- Zásielky sú odovzdávané riadeným spôsobom na spracovanie zodpovedným užívateľom
- Dokumenty sú zaraďované do spisov, čo umožní ich rýchle dohľadanie a súčasne hromadné odovzdávanie medzi jednotlivými užívateľmi
- Efektívna komplexná správa klientskej dokumentácie
- Možnosť preposielania dokumentov iba v elektronickej podobe
- Sledovanie dokumentov
- Vyhľadanie dokumentov
- Efektívna evidencia v rámci celej firmy
- Prehľadná správa administratívnych procesov
- Jednoznačná definícia právomocí a zodpovednosti v týchto procesoch
- Správa verzií dokumentov
- Bezpečné uloženie digitálnych kópií
- Zaistenie nemennosti uloženého obsahu
- Štandardizované šablóny na vytváranie nových dokumentov
Zhrnutie celkových prínosov
Systém poskytuje jednotné spracovanie dokumentov, a to až k procesnému bodu, kedy konkrétny zamestnanec potvrdí, že záležitosť prevzal. Obdobne je pokrytá aj odchádzajúca pošta.
Každému užívateľovi je prehľadne zobrazené, ako postupuje realizácia tých procesov, ktoré sa týkajú jeho, alebo jeho podriadených. Môže sledovať jednotlivé prípady i štatistické informácie o počte prípadov, rýchlosti vybavovania a pod.
Založenie spisu a čo s ním ďalej ….
Na každý obchodný prípad – zákazku je vhodné vytvoriť samostatný spis. Po založení má spis príznak „Otvorený“. Po vybavení všetkých úloh – to znamená po vybavení a vyúčtovaní zákazky je vhodné prepnúť stav spisu na „Vybavený“. Do stavu „Uzavretý“ prepíname spis vtedy, keď je faktúra za zákazku uhradená a v tomto spise sa už nebudú vykonávať žiadne činnosti.
Ak ten istý zákazník má ďalšiu požiadavku, rieši sa táto už v novom spise. Takto môže mať zákazník aj niekoľko spisov, v ktorých sa jednotlivé obchodné prípady (zákazka, oprava, reklamácia, servisný zásah …..) riešia samostatne. Cez filter na záložke Spisy si môžeme vybrať konkrétneho zákazníka a zistiť, aké otvorené, vybavené alebo uzavreté spisy máme za zvolené obdobie na konkrétneho zákazníka. Cez Výstupy získame potrebné prehľady a sumáre ohľadom obchodných prípadov tohto zákazníka.
Spracovanie zákazky – príklad postupu
- Príjem dopytu – založenie spisu, registratúrna značka napr. „Došlý dopyt“.
- Vypracovanie PO (ponuky) v spise
- Komunikácia so zákazníkom skončí neúspešne – spis uzavrieť
- Komunikácia so zákazníkom skončí úspešne , pokračujeme bodom 3.
- Vytvorenie OP (objednávka prijatá ) z PO (ponuky) v spise
- Úkony spojené s realizáciou zákazky – zadávanie úloh, ukladanie dokumentov a komunikácie so zákazníkom
- Vystavenie výdajky, alebo viacerých výdajok – odpis tovaru zo skladu alebo faktúry z OP v spise .
- Vytvorenie výdajky – odpis tovaru zo skladu. Je možné vytvoriť výdajku priamo na úlohe pre skladníka (napr. úloha „Vyskladniť tovar na zákazníka xy“) a to na záložke Podrobnosti
- Vystavenie vyúčtovacej faktúry v spise, alebo mimo spisu ale následne ju prepojiť so spisom, s ktorým súvisí.
- Uzatvorenie spisu po prijatí platby.
Spracovanie zákazky – príklad postupu
- Príjem dopytu – založenie spisu zo vzoru, registratúrna značka Došlý dopyt. (Do názvu spisu uviesť číslo zákazky z programu Exkalibur. Podľa tohto čísla sa budú zväzovať súvisiace spisy cez pri vyhľadávaní zadaním do filtra)
- Vypracovanie PO (ponuky) v spise
- Komunikácia so zákazníkom skončí neúspešne – uzatvárame spis
- Komunikácia so zákazníkom skončí úspešne , pokračujeme bodom 3.
- Vytvorenie OP (objednávka prijatá = zmluva) z poslednej schválenej PO (ponuky) v spise
- Vystavenie zálohovej faktúry z OP (faktúra z objednávky) v spise . Je možné vystaviť faktúru aj mimo spisu na záložke Obchod – Vystavené faktúry. Vtedy je potrebné vnútorne túto faktúru prepojiť so spisom, ktorého sa týka a to v dialógu faktúry na záložke Podrobnosti
- Vyznačenie prijatia zálohovej platby
- Založenie realizačného spisu podľa vzoru, v ktorom budú úlohy, týkajúce sa samotnej realizácie zákazky. Registratúrna značka Zmluva
- Úkony spojené s realizáciou zákazky – zadávanie úloh, ukladanie dokumentov a komunikácie so zákazníkom
- Vytvorenie výdajky – odpis tovaru zo skladu. Je možné vytvoriť výdajku priamo na úlohe pre skladníka (napr. úloha „Vyskladniť tovar na zákazníka xy“) a to na záložke Podrobnosti
- Vyznačenie príznaku spisu Vybavený, ak už nie sú v ňom žiadne úlohy na riešenie.
- Raz mesačne, alebo iné zvolené obdobie skontrolovať všetky spisy s príznakom Vybavený a prepnúť ich do stavu Uzavretý, ak sú úlohy v spise splnené, práce a tovar vyúčtované a faktúry uhradené.
Spracovanie vystavenej objednávky
- Založenie spisu – registratúrna značka Vyšlé objednávky
- Vystavenie objednávky – OV v spise
- Poslanie objednávky mailom – tento úkon sa zapíše v spise do záložky Kontakty
- Vloženie odoslaného mailu do spisu – záložka Dokumenty použitím funkcie Integrátora
- Prijatie tovaru na sklad
- Z dodacieho listu – na záložke Obchod – Objednávky vystavené na pravé tlačidlo myši vybrať voľbu Príjemka z objednávky a naskladniť tovar. Prípadné rozdiely medzi objednávkou a dodacím listom opraviť manuálne.
- Z prijatej faktúry – na záložke Obchod – Objednávky vystavené na pravé tlačidlo myši vybrať voľbu Prijatá faktúra a naskladniť tovar. Prípadné rozdiely medzi objednávkou a dodacím listom opraviť manuálne.
- Vyznačenie úhrady faktúry
- Vybavenie spisu
- Uzavretie spisu
.
Príjem dopytu
- telefonicky
- mailom
- písomne cez podateľňu
- osobne
Založenie spisu
- Pridelenie registratúrnej značky „Ponuky-dopyty“
- Vyznačenie firmy a kontaktnej osoby
- Vyznačenie zodpovednej osoby za spis
- Vyznačenie dôležitosti na spise
- Vyznačenie – doplnenie úloh v spise
Spracovanie obchodného prípadu
- Vypracovanie PO20xx/xxxx a zaslanie mailom
- Preverenie reakcie na cenovú ponuku
- telefonicky
- mailom
- písomne
- osobne
- Zákazník nereaguje/nemá záujem – uzavretie spisu
- Prijatie objednávky od zákazníka
- telefonicky
- mailom
- písomne
- osobne
- Nahodenie prijatej objednávky OP20xx/xxxx do spisu – použiť funkciu Objednávka z ponuky
- Zmena registratúrnej značky na spise – „Zmluvy, Zákazky a pod…“
- Zmena zodpovednej osoby za spis, ak je to potrebné
- vypracovanie potrebných dokumentov
- vloženie všetkých súvisiacich dokumentov do spisu na záložke Dokumenty
- Zabezpečenie jednotlivých úkonov, spojených s realizáciou zákazky
- objednanie tovaru
- príjem tovaru – príjemky
- vyskladnenie tovaru – výdajky
- potvrdenie skladových pohybov
- ďalšie potrebné úkony, vyplývajúce z povahy činnosti firmy
- zabezpečenie prepojenia nákladových a režijných položiek so spisom
- vyznačenie príznaku „Vybavený“ ak sú všetky úlohy splnené
- vystavenie faktúry v spise, ktorý má príznak „Vybavený“ – použitím funkcie Faktúra z objednávky
- Dosledovať úhradu faktúry a vyznačiť úhradu vo faktúre, následne spis prepnúť do stavu „Uzavretý“
- Zabezpečenie cez úlohy v spise jednotlivé činnosti:
Vyhodnotenie nákladovosti zákazky
- Vtiahnuť do spisu náklady z Knihy jázd
- Vtiahnuť do spisu náklady z Podateľne (poštovné)
- Vtiahnuť do spisu režijné náklady, ktoré je možné sledovať cez osobitnú pokladňu
- Preveriť, že všetky vstupné doklady (dodacie listy, prijaté faktúry, bločky…) sú prepojené so spisom
- Preveriť, že všetky výstupné doklady (výdajky, vystavené faktúry ,) sú prepojené so spisom
- Získať jednoduchý prehľad cez záložku Spisy – Výstupy – Hrubý zisk
Kniha pošty tvorí jeden zo vstupných bodov do registratúry. Eviduje informácie o pošte, ktorá bola doručená, alebo odoslaná vo forme listov alebo e-mailov. Preto je možné využiť služby registratúry, ktorá o týchto dokumentoch vedie digitálne záznamy. Pokiaľ to možnosti dovoľujú, je možné všetky papierové dokumenty zoskenovať a vložiť do programu.
Spracovanie doručenej pošty možno robiť viacerými spôsobmi:
Jednoduchý zápis do knihy pošty
V prvom dialógovom okne sa zapíše
- Odosielateľ/Príjemca, druh, predmet
- Na druhej záložke – Podrobnosti je možnosť vyplniť pole Klient, ak sa pošta prijíma alebo odosiela v mene tretieho subjektu. V prípade odoslanej pošty sa tu vyplní cena, podacie číslo
- Cez tlačidlo Upresniť môžeme vybrať fakturačnú adresu, kontaktnú osobu
- Výsledkom je jednoduchá kniha pošty vo forme zoznamu prijatých/odoslaných zásielok
Zápis do knihy pošty a registratúry
V prvom dialógovom okne sa zapíše
- Odosielateľ/Príjemca, druh, predmet
- Na druhej záložke – Podrobnosti je možnosť vyplniť pole Klient, ak sa pošta prijíma alebo odosiela v mene tretieho subjektu. V prípade odoslanej pošty sa tu vyplní cena, podacie číslo
- Cez tlačidlo Upresniť môžeme vybrať fakturačnú adresu, kontaktnú osobu
- Vyplní sa pole Oddelenie a Referent (z číselníka), ktorému príde oznam o pridelenom dokumente.
- Referent následne dokument spracuje podľa firemných pracovných postupov
- Zaškrtne sa pole Záznam do registratúry, čím systém pridelí dokumentu registratúrnu značku zo zoznamu. Podľa prideleného registratúrneho čísla D20xx/xxxxxx možno dokumenty v budúcnosti vyhľadávať.
- Na záložke Podrobnosti je možné vyplniť overovacie údaje, ktoré vyžaduje ISO
- Na záložke Ochrana možno nastaviť parametre na ochranu dokumentu
- Na záložke Na vedomie možno vybrať zo zoznamu užívateľov, ktorým príde oznam o dokumente
- Výsledkom je kniha pošty vo forme zoznamu prijatých/odoslaných zásielok, zoznamu dokumentov s pridelenými číslami, registratúrnymi značkami
- Poštu môžeme roztriediť podľa oddelení a referentov
- Získate prehľad o výške poštovného za obdobie/oddelenie/referentov/klienta
Zápis do knihy pošty a registratúry, vytvorenie spisu a elektronického dokumentu
V prvom dialógovom okne sa zapíše
- Odosielateľ/Príjemca, druh, predmet
- Na druhej záložke – Podrobnosti je možnosť vyplniť pole Klient, ak sa pošta prijíma alebo odosiela v mene tretieho subjektu. V prípade odoslanej pošty sa tu vyplní cena, podacie číslo
- Cez tlačidlo Upresniť môžeme vybrať fakturačnú adresu, kontaktnú osobu
- Vyplní sa pole Oddelenie a Referent (z číselníka), ktorému príde oznam o pridelenom dokumente
- Referent následne dokument spracuje podľa firemných pracovných postupov
- Zaškrtne sa pole
- Záznam do registratúry, čím systém pridelí dokumentu registratúrnu značku zo zoznamu. Podľa prideleného registratúrneho čísla D20xx/xxxxxx možno dokumenty v budúcnosti vyhľadávať. Registratúrna značka má možnosť automaticky na pozadí vytvoriť spis s voliteľným názvom (napr. Došlá pošta) a vytvorené dokumenty sa do tohto spisu automaticky prenesú.
- Do otvoreného spisu, čím sa dokument vloží do príslušného spisu, ktorý je už založený a príslušný dokument do neho obsahovo patrí.
- Do vzorového spisu, čím sa dokument vloží do vzorového spisu, ktorý pracovník podateľne následne pridelí zodpovednému referentovi na vybavenie. V spise sú už preddefinované úlohy pre tohto referenta
- Na záložke Podrobnosti je možné vyplniť overovacie údaje, ktoré vyžaduje ISO
- Na záložke Ochrana možno nastaviť parametre na ochranu dokumentu
- Na záložke Na vedomie možno vybrať zo zoznamu užívateľov, ktorým príde oznam o dokumente.
V druhom dialógovom okne použijeme možnosť
- Skenovať – vložíme dokument do skenera a vytvoríme z neho elektronický formát
- Zo súboru – vtiahneme do knihy pošty externý súbor (doc, xls, pdf a pod.)
- Výsledkom je kniha pošty vo forme zoznamu prijatých/odoslaných zásielok, zoznamu dokumentov s pridelenými číslami, registratúrnymi značkami, hyperlinkom na elektronický dokument a spis, v ktorom je dokument uložený
Vloženie elektronickej pošty do podateľne
Túto službu poskytuje Modul Integrátor, ktorý prepojuje poštový program Outlook s procesmi v programe Optivus
Vloženie záznamu do knihy pošty
Vkladanie je identické s bežným vkladaním papierovej pošty do podateľne. Jediný rozdiel je v tom, že nie je potrebné nič skenovať, ale sa dá zaškrtnutím prepojenia s registratúrou vložiť celý obsah e-mailu ako dokument aj do registratúry.
Využitie cenových hladín na tvorbu vlastného cenníka
V prípade, že potrebujeme vytvoriť jeden typ cenníka pre viacero firiem, navrhujeme takýto postup:
- Vytvoríme si cez menu Číselníky-Firmy-Kategórie príslušné kategórie, ktoré neskôr priradíme jednotlivým firmám.
- Napríklad kategória môže mať názov:Cenník BM 1 (BM-bravcove maso), Cennik BM 2,Cennik BM 3 ….. vytvoríme toľko kategórií, koľko typov cenníkov budeme mať. Táto kategória bude spojivom medzi firmou a konkrétnym cenníkom.
- V module Obchod cez horné menu Sklad-Cenové hladiny-Akcie vytvoríme cenníky s dohodnutými cenami, ale nie pre jednotlivých odberateľov, ale pre kategóriu odberateľov (napríklad kategória Cenník BM 1).
- Cez tlačidlo „Nová“ vyberieme prvú položku cenníka
- V dialógovom okne vyplníme pole „Názov akcie“ – napríklad Cenník BM 1
- Pole „Koniec“ necháme prázdne, ak nechceme cenník časovo obmedzovať
- Vyberieme konkrétnu skladovú kartu
- Napíšeme cenu, ktorú máme dohodnutú pre túto kategóriu
- Vyberieme z číselníka kategóriu – napríklad kategória Cenník BM 1
- Zaškrtneme políčko „prioritná cena“. Táto cena bude teraz uprednostňovaná pred ostatnými
Takýmto spôsobom postupne naplníme jednotlivými skladovými kartami celý cenník. Tento slúži ako vzorový.
- Na záložke Firmy vyberáme postupne jednotlivé firmy a v pravom hornom rohu „zaškrtneme“ príslušnú kategóriu, do ktorej táto firma bude patriť z hľadiska používania cenníka – napríklad Cenník BM 1.
Pri následnom vystavovaní faktúr systém stráži, ktorú kategóriu má firma zapnutú a podľa toho ju spojí s príslušným cenníkom. Je potrebná opatrnosť, aby ste nelogicky nezapli jednej firme dve kategórie – Cenník BM 1 aj Cenník BM 2. V takom prípade by došlo k rozladeniu cien – systém by uprednostňoval vždy nižšiu cenu.
Úloha
je konkrétna úloha, ktorú je potrebné splniť, obvykle do určeného dátumu, pričom skutočný dátum môže byť iný, než predpokladaný. Kvôli sledovaniu časovej náročnosti plnenia jednotlivých úloh je vhodné vypĺňať skutočné trvanie danej úlohy pri vyznačení splnenia. V prípade, že úlohu je potrebné prerušiť, vyznačíme si čas splnenia (koľko sme doposiaľ skutočne na úlohe odpracovali) a cez tlačidlo Pokračovať posunieme dokončenie úlohy na neskorší termín.
Na záložke Podrobnosti v konkrétnej úlohe je možné urobiť priamo výdajku zo skladu. Využíva sa to v prípadoch, kedy k splneniu úlohy (napríklad servisný zásah) bolo potrebné spotrebovať aj nejaký materiál zo skladu. V tomto kroku sa materiál priamo zapíše do výdajky a odpíše zo skladu.
Na úlohe je možné vyznačiť periodicitu, takáto úloha bude sama vybiehať v nastavenom intervale. Úlohu je možné zadať hromadne všetkým, alebo vybratým užívateľom. Na úlohe je taktiež možné nastaviť „pripomínanie“.
Ak ste nemenili IČO – v tom prípade by sa jednalo o nový právny subjekt – tak názov firmy zmeníte jednoducho na záložke FIRMY tak, že tento názov prepíšete. Táto skutočnosť ostane zaznamenaná na záložke História. Program už bude automaticky používať tento nový názov.
Ak by ste potrebovali spätne vytlačiť nejaký dokument (napríklad vystavenú faktúru) ešte so starým názvom, program vám ponúkne už nový, takže bude to treba manuálne opraviť napríklad vo Worde.
V podateľni si cez filter vyberiete zoznam záznamov, ktoré chcete preniesť do podacieho hárku.
- V hornom menu – Výstupy – vyberiete možnosť „12 firiem do schránky“. Týmto spôsobom uložíte prvých 12 záznamov do pamäte.
- V hornom menu – Výstupy – vyberiete možnosť „podací hárok“ – teraz vám program otvorí súbor xls s prednastavenou šablónou. Táto šablóna má dva zošity (dole) a hodí vás do zošita s názvom „data“. Tu vložíte cez Ctrl+V tých 12 zapamätaných záznamov z podateľne a keď sa prepnete do vedľajšieho zošita „predná strana“ nájdete tieto záznamy vložené v tabuľke – podací hárok.
Takto postupujete viackrát, zakaždým vložíte ďalších 12 záznamov do ďalšieho hárku.
Dátum na výdajke opravíte takto:
Na záložke „Skladové pohyby“ sa nastavíte na príslušný skladový pohyb a v hornom menu – Sklad – Zmena dátumu skladového pohybu – zvolíte jednu z troch ponúkaných možností
Najskôr si ujasnime základné pojmy:
Program pracuje s pojmom – priemerná skladová cena tovaru na sklade. Skladová cena sa vzťahuje vždy k zostatku tovaru. Nie je možné ju zadať – počíta sa automaticky, pričom sa zohľadňuje jej časový vývoj podľa príjmu a množstva vydaného tovaru. V skladových cenách sa robí aj interný výdaj a prevod na iný sklad. Skladová cena je vo všeobecnosti súčtom nákupnej ceny a nákladov spojených s obstaraním tovaru.
Skladová cena sa nikdy nezadáva na karte! Je určená príjemkou.
Program nepracuje metódou FIFO. To môžete dosiahnuť len nepriamo tak, že zakaždým, keď sa zmení skladová cena, otvoríte novú kartu.
Výpočet priemernej skladovej ceny má zmysel len vtedy, ak množstvo vydaného tovaru nie je nikdy väčšie, ako množstvo prijatého.
Výdaje do mínusu negatívne ovplyvňujú hodnotu inventúry, čoho dôsledkom sú veľké rozdiely medzi hodnotou skladu vypočítanou zo zoznamu pohybov (Počiatočná hodnota skladu + Príjem – Výdaj) a hodnotou inventúry k tomu istému dátumu.
V prípade výdajov do mínusu pri zaúčtovaní pohybov dochádza k rozdielu medzi zostatkom skladu na príslušnom účte v účtovníctve a stavom skladu získaného z inventúry.
Príklad:
Pre názornosť budete mať sklad, na ktorý si zadáte jednu skladovú kartu.
- Pridanie skladovej karty – Karta 1
Počiatočná cena = 4,- € bez DPH
Počiatočný počet = 5 ks
Skladová cena = 4,- € bez DPH - Pozrite si hodnotu inventúry, ktorá bude zodpovedať hodnote 4,- € * 5 ks = 20,- € bez DPH
- Urobte skladový výdaj napr. počet 10 ks v cene 4,- € bez DPH
Stav karty:
Skladová cena = 4,- € bez DPH
Počet MJ = – 5 ks
4. Urobte skladový príjem napr. počet 10 ks v cene 8,- € bez DPH
Používate priemerovanie skladovej ceny – ak na skladovej karte je mínusový stav, pri priemerovaní sa berie do úvahy nulový stav príslušnej karte.
Stav karty:
Skladová cena = 8,- € bez DPH (po priemerovaní)
Počet MJ = 5 ks
Zoznam pohybov:
Príjem = 10 ks * 8,- € bez DPH = 80,- € bez DPH
Výdaj = 10 ks * 4,- € bez DPH = 40,- € bez DPH
Stav skladu z pohybov: Počiatočná hodnota skladu + Príjem – Výdaj = 20 + 80 – 40 = 60,- € bez DPH
Stav skladu z inventúry: 5 ks * 8,- € bez DPH = 40,- € bez DPH
Riešenie opísaného problému:
- spustiť kontrolu výdajov do mínusu (Pohyby / Kontrola / Výdaje do mínusu)
- eliminovať výdaje do mínusu (presunúť dátumovo alebo časovo príjmy pred výdaje)
- spustiť prepočet počtu MJ a skladových cien podľa pohybov v sklade
- pokiaľ boli pohyby pred prepočtom zaúčtované, treba zaúčtovanie pohybov opraviť.
Od r. 2014 vznikla povinnosť daňových subjektov posielať na daňové úrady elektronický kontrolný výkaz DPH. V tomto výkaze je požadované uvádzať čísla faktúr so všetkými znakmi, teda „/“ aj písmená.
Banky pri úhradách zasie tieto nečíselné znaky neakceptujú, tak sme na základe požiadaviek našich klientov a po konzultácii s účtovníčkami urobili úpravu výstupnej zostavy :
Faktúra č. 201400369 – tu uvádzame číslo faktúry vo formáte, ktorý vyžadujú banky
Variabilný symbol: 201400369 – tu uvádzame variabilný symbol zhodný s číslom faktúry
Interné číslo faktúry: FV2014/00369 – tu uvádzame číslo faktúry v pôvodnom formáte
Číselná rada je zachovaná a dá sa to ľahko vizuálne skontrolovať.
Otázka:
chyba pri blokovaní cez ERP: blok reálne vytlačilo, systém ale eviduje nevytlačenie bloku.
Odpoveď:
Pri komunikácii dvoch fyzických zariadení môže občas dôjsť ku krátkodobému výpadku, čo sa pri technike nedá vylúčiť. V programe je takýto stav ošetrený tak, že v prípade bločku, ktorý v histórii ostane svietiť na červeno (nevytlačený) použijete funkciu (na pravú myš alebo v hornom menu) – Potvrdenie zápisu.
Táto funkcia vám ponúkne možnosť urobiť/neurobiť aj zápis do Optivusu, podľan toho, či tento prebehol alebo nie. To znamená, že v nasledujúcom dialógu sa rozhodnete, či zápis urobíte, alebo odídete cez „Zrušiť“, aby ste nemali úhradu duplicitne. Následne bloček zmení farbu na čiernu a je v poriadku:
Systém rieši takýto proces logisticky takto:
- Prijatá objednávka (od odberateľa)
- Vystaviť objednávku z prijatej (objednanie tovaru u dodávateľa)
- Po prijatí tovaru ísť na objednávku vystavenú a použiť možnosť – Príjemka z objednávky
- Pri vyskladnení tovaru ísť na objednávku prijatú a použiť možnosť – Výdajka z objednávky.
Otázka:
Ako zabezpečiť, aby zostava „podklad pre inventúru“ neobsahovala zrušené karty a karty s nulovým stavom?
Odpoveď:
Pred vytvorením zostavy „podklady pre inventúru“ je potrebné cez filter vybrať dáta, ktoré chceme preniesť do zostavy:
- Zaškrtnúť „živé“
- Zaškrtnúť „nenulové“
Postup pre prevod hotovosti do inej pokladne je takýto:
- Nastavíte sa na pokladňu, z ktorej chcete robiť prevod
- Vyvoláte dialóg „nová transakcia“ a vyrobíte doklad – výdaj – suma, ktorú chcete previesť s mínusovou hodnotou, potvrdíte ok
- Nastavíte sa na tento zápis a pravým tlačidlom myši vyvoláte menu – prevod do inej pokladne
- Vyberiete pokladňu, do ktorej chcete previesť túto „výdajku“, potvrdíte ok.
Otázka:
V súvislosti s plánovaným servisom ERP kasy (fiškálny modul FT4000) informujem sa na možnosť používania platobného terminálu (platby kartou) spolu s ERP, teda celý spôsob blokovania (postup), spôsob evidencie týchto tržieb a pod.
Odpoveď:
Platba cez terminál sa musí vyznačiť v dialógu vystavovania účtenky – vyznačiť Terminal celá suma. Inak všetko tak, ako pri platbe v hotovosti. Z uzávierky na konci dňa bude jasné, koľko je hotovostnej tržby a koľko išlo cez platobný terminál.
Áno, pretože pravidelný ročný upgrade sa vypočítava z hodnoty programu. Pri rozšírení systému – zvýšení počtu PC, dokúpení ďalších modulov, alebo zakúpení nadstavby sa zvýši hodnota systému a tým aj výška upgrade.
Na PC je nastavený nesprávny formát dátumu (vo formáte sú medzery)
Je potrebné v regionálnych nastaveniach nastaviť formát dátumu bez medzier
Po spustení programu a prekliknutí do záložky kasa sa zobrazí hlásenie:
„V zozname nie je žiadna kasa. Nie je možné predávať. Program zobrazí tovar celkovo, nie podľa priradeného skladu.“
Prihlásený užívateľ nie je zadefinovaný v „Číselníky -> Obchod -> Kasy…“ vybrať príslušnú kasu „Zmena -> Užívatelia“ a povoliť užívateľa.
Vzniknuté možné problémy je možné riešiť nasledovne:
- Aby aktualizácia prebehla hladko, musíte najprv ukončiť všetky spustené Optivus programy (optivus.exe) na všetkých PC, ktoré bežia v sieti. Tým zabránite prípadným konfliktom medzi inštalátorom a spustenými programami.
- Pred aktualizáciou odpojiť všetky spojenia na optivus z Windows servera použite shared „Folders Microsoft Management Console“.
- Pred aktualizáciou skontrolovať prihlásených užívateľov a zatvoriť optivus.exe na Windows serveri použite „Task manager“.
- V prípade potiaží odporúčame reštart celého Windows servera. Aktualizáciu môže vykonávať iba užívateľ s právami administrátora (správca počítača) systému Windows.
- Odporúčame aktualizácie programu Optivus robiť mimo pracovnej doby, pretože aj keď užívatelia ukončia aplikáciu Optivus korektne na pracovných staniciach, Windows server môže dočasne cca 20 min držať súbory optivus uzamknuté a nedovolí ich prepísať.
- Volať na hotline Akcent a požiadať o aktualizáciu programu Optivus technika (spoplatnené v zmysle aktuálneho cenníka prác)
- Rozšíriť servisnú zmluvu o dodatok za aktualizáciu IS Optivus zo strany AKCENT NOVA.
Táto funkcia vyžaduje nainštalovaný MS Office. Pri exporte do *.pdf je potrebný PdfCreator alebo podobný program. Optivus s ním spolupracuje.
Odhadovanie skutočných nákladov pomocou plánu
Najprv ku nákladom, ktoré sa používajú na stanovenie zisku v obchode. Optivus na to používa jednoduchý výpočet. V okamihu pridania položky do objednávky sa do poľa cena vloží predajná cena zo skladovej karty. Do poľa sklad sa vloží aktuálna priemerná skladová cena. Rozdiel medzi týmito hodnotami je zisk na položke. Použitý algoritmus je v skutočnosti mierne zložitejší (napr. na služby vyplní do poľa sklad 0), ale na pochopenie problematiky to stačí.
Tento spôsob výpočtu bude vyhovovať firme, ktorá nakupuje tovar a v nezmenenej podobe ho predáva ďalej. Čo však v prípade, že ste napríklad stolárska dielňa a do ceny tovaru výrazným spôsobom vstupuje aj ľudská práca. Viete v takomto prípade s istotou povedať, či stolička, ktorú predávate za 100 EUR je vyrobená za nižšiu cenu, aby ste na nej dosiahli zisk? V takomto prípade vám odpoveď môže poskytnúť plánovanie.
Predpokladajme nasledovný plán, ktorý použije dve úlohy. Montovanie trvá 2 hodiny, vykonáva ho robotník v hodinovej mzde 4 EUR/hod a spotrebujú sa tam 4 m suroviny srcobj1 a 3 m suroviny srcobj2. Balenie trvá 1 hodinu a vykonáva ho ten istý robotník. Pri aktuálnych cenách sú celkové náklady 112 EUR. To sa ale môže v čase meniť, pretože materiály srcobj1 a srcobj2 môžete nakupovať za zmenené ceny.
Keďže v čase môže dochádzať ku zmenám cien zdrojových materiálov, ľahko sa vám môže stať, že sa náklady prehupnú cez zisk. Aby sme eliminovali tento problém, budeme postupovať nasledovne. Takto navrhnutý plán si uložíme ako vzor tlačidlom Ulož vzor. Potom musíme vytvoriť prepojenie medzi skladovou kartou a vzorovým plánom. Použijeme funkciu Číselníky/Spisy/Skladové karty a vzory plánov. Tu definujeme prepojenie.
Potom pri novej objednávke pri pridaní skladovej karty objplan program automaticky ponúkne na výber, podľa akého plánu sa má počítať.
Po výbere sa zobrazí dialóg s nastavením riadku objednávky a pole sklad je nastavené na 112,73 EUR. Ak si pozorne všimnete predchádzajúci plán, je tam uvedená cena 112 EUR. Cena vstupov sa medzitým zmenila a program ju automaticky upravil. Teraz už stačí len vyplniť pole cena tak, aby vyhovovala vašim predstavám o zisku (v tomto príklade sme ju upravili na 130 EUR).
Vytvorenie plánu z objednávky
Vytvorenie plánu z objednávky
V tomto návode sa dozviete, ako prijať objednávku, vytvoriť z nej spis s plánom a pustiť ho do výroby. Návod predpokladá, že ste vytvorili objednávku pomocou predchádzajúceho návodu (Odhadovanie skutočných nákladov pomocou plánu).
Otvorte si záložku Obchod/Objednávky prijaté a nájdite predchádzajúcu objednávku. Alebo pridajte novú objednávku a vyberte do nej položku zo skladu, ktorá je prepojená so vzorovými plánmi. V našom príklade budeme používať takúto položku zo skladu.
Aby bolo možné pracovať s plánom, potrebujeme založiť nový spis. To vykonáme funkciou Vytvoriť spis.
Keď máme spis vytvorený, môžeme použiť druhú funkciu Pridať výrobný plán a vložiť pomocou nej do spisu aj plán. Teraz veľa závisí od toho, aký plán máme navrhnutý. Ak máme navrhnutý parametrický plán, objaví sa ešte doplňujúca tabuľka, ktorá vyžaduje nastavenie parametrov. Ak je niektorý parameter pomenovaný ako počet, nastaví sa automaticky na hodnotu z objednávky.
Potom sa pred nami objaví navrhnutý plán.
Ak má ísť plán rovno do výroby, je potrebné prepnúť jeho stav. To urobíte kliknutím na červený štvorec pod tlačidlom Zrušiť. Stav prepnete na Aktívny, aby sa sprístupnil v termináli výroby.
Pracovník vo výrobe si ho tam môže nájsť a vyznačiť, že na ňom začal pracovať. Na nasledovnom obrázku je to položka #1442 sekanie, ktorá bola ako prvá z troch vložená do plánu. Ďalšia položka #1443 je v pláne vyznačená so závislosťou na dokončení #1442, preto ju nie je možné začať vykonávať.
Vytvorenie multiobjednávky a multiplánu
Predpokladajme nasledovnú situáciu. Máte prijatú objednávku a v nej niekoľko položiek zo skladu, pričom každá sa vyrába pomocou plánu. Ako bude vyzerať celý cyklus s objednávkou? Príklad sa bude demonštrovať na jednej skladovej karte, tento postup sa ale v ničom neodlišuje od toho, ako keby bolo objednaných skladových kariet viac. V príklade budeme mať objednané množstvá 1, 5 a 10.
K objednávke sme vytvorili spis (pravá myška funkcia Vytvoriť spis) a vygenerovali do neho výrobný plán (pravá myška funkcia Pridať výrobný plán). Zobrazí sa dialóg na vyplnenie parametrov plánu, pričom si všimnite, že sú parametre prehľadne rozdelené na tri skupiny. Každá skupina zodpovedá jednému riadku z objednávky.
Ako finálny krok sa zobrazí výrobný plán. Na ňom sme ešte vyznačili postupné vykonávanie plánu (#-42 nasleduje po #-33 a #-51 nasleduje po #-42) a môže sa celá výroba spustiť.
Firmy po splatnosti
Firma po splatnosti je taká firma, ktorá má neuhradené faktúry po termíne splatnosti. Takáto firma je v zoznamoch firiem vykresľovaná s červenou značkou Po splatnosti.
Možno byť ku niektorým firmám tolerantnejší?
Áno, na to slúži nastavenie tolerancie splatnosti na firme. Aj dobrému zákazníkovi sa môže stať, že faktúru uhradí tesne pred splatnosťou a kým dôjde k uhradeniu a zapísaniu úhrady do programu ubehne niekoľko dní.
- Otvorte dialóg Firma a prepnite sa na záložku Obchod.
- Vyplňte položku Tolerancia splatnosti. Dajte tam napríklad 4 dni, čo by mal byť dostatok času, ak niečo uhradil v piatok a u vás to bude zapisovať niekto až v pondelok.
Tolerancia zabezpečuje, že sa na danej firme akoby posúval dátum splatnosti pri výpočtoch. Berie sa to do úvahy na viacerých miestach:
- Pri zobrazení informácie o neuhradených faktúrach, ktoré sa zobrazuje pri potvrdzovaní novej faktúry.
- Pri práci na dialógu v obchode Faktúry/Dlžníci.
Ktoré firmy majú toleranciu?
Na záložke Firmy si vo filtri zaškrtnite Má toleranciu.
Ako funguje kredit?
Základná myšlienka kreditu je to, aby mal odberateľ neuhradené faktúry iba do určitej sumy. Táto suma sa nazýva kredit. Prekročenie tejto sumy je sledované a podľa nastavenia programu nasleduje ďalšia reakcia.
.
Používanie firemných zliav
Základnou myšlienkou firemných zliav je typická dohoda medzi podnikateľmi: Pre firmu XY budeme dodávať všetky služby so zľavou 2%. Ako takúto situáciu namodelovať?
Nastavenie zľavy
- Otvorte si dialóg firmy XY a prepnite sa na záložku Obchod. Uvidíte tam pole Zľava. Je prázdne.
- Stlačte tlačidlo … a zobrazí sa dialóg Nastavenie zliav. V ňom vidíte všetky typy skladových kariet. Obvykle v ňom uvidíte dva typy, tovar a služby. Kliknite na riadok Služba a vpíšte hodnotu 2. Potvrďte dialóg.
- V poli Zľava teraz bude uvedené: Služba=2 %.
- Stlačením OK potvrďte na dialógu Firma uloženie zmien.
Ako zistiť, ktoré firmy majú nastavenú zľavu
- Na záložke Firmy nájdite vo filtri položku Má zľavu. Zaškrtnite ju. Zobrazia sa len tie firmy, ktoré majú nastavenú nejakú zľavu.
- Zoznam si môžete aj vytlačiť. Vyberte v menu Výstupy/Zoznam firiem so zľavami. Zobrazí sa tabuľka, kde je podrobne rozpísané, ktorá firma má aké zľavy.
Ako prideliť firme zľavu na faktúre
Pridelenie sa udeje na položke faktúry automaticky.
- Otvorte dialóg s novou faktúrou.
- Vyberte firmu do poľa Odberateľ. Toto je dôležité urobiť hneď na začiatku, ešte predtým, ako budete pridávať položky.
- Stlačte F6 a vyberte ľubovoľnú službu zo skladu.
- V poli Zľava sa objaví hodnota 2 %. V poli Informácie a zľavy sa objaví riadok Firemná zľava: Služba=2 %. Tým vám program ukazuje, prečo sa zjavila hodnota v poli Zľava.
Ako sa kombinuje firemná zľava s množstevnými zľavami
Tieto dve zľavy sa spočítajú.
Ako je možné dať na nejaký čas všetkým zákazníkom zľavu 1 % na služby
Ak sa rozhodnete k takémuto kroku, môžete nastaviť globálnu zľavu.
- Vyberte funkciu Súbor/Nastavenie programu. Musíte mať práva administrátora, aby ste mohli meniť tieto nastavenia.
- Nájdite položku Práva užívateľov/Obchod/Zľavy. Stlačte … a nastavte zľavu 1 % na služby. Potvrďte dialóg stlačením OK.
- Reštartujte program.
Ak vás zaujíma, ako bude v tomto prípade reagovať firma XY, potom bude mať stále dvojpercentnú zľavu. Firemné nastavenie vždy prebije globálne nastavenie. Pozor na to, že globálna a firemná zľava sa nekombinujú. Ak je v globálnej nastavená zľava jedno percento na tovar a firma XY má nastavené dve percentá na služby, ak predáte firme XY tovar, bude mať na ňom 0 % zľavu, lebo sa zobralo nastavenie z firemnej zľavy, kde má na tovar nastavenú nulu..
V prvom roku od vystavenej faktúry je Základná podpora poskytovaná v cene faktúry, v rozsahu ako pri platenom upgrade. Po uplynutí technického roka ponúkame možnosť plateného upgrade.
platený upgrade (19% zo súčtu OC) zahŕňa:
- Základná užívateľská podpora, 1 x mesačne, do 5 minút na tel. linke 048/412 43 02, alebo mailom na adrese: optivus@akcent.sk. (nie je náhradou školenia na obsluhu programu, neplatí pre nahlasovanie chýb IS)
- Úprava programu z dôvodu zmeny legislatívy SR, EÚ
- Prístup k aktuálnym verziám programu
- Vydávanie nových licencií na PC v prípade zmeny počítača, preinštalovania OS a pod., automatizovaným systémom
- Zasielanie noviniek a informácii o nových vlastnostiach systému formou newslettera (nepravidelne, asi 1x mesačne)
Licenčné číslo vám umožňuje trvale používať program. Program vás vyzve na jeho zadanie po uplynutí 30-dňovej doby, počas ktorej vám stačí aktivačné číslo. Trvalá licencia autorizuje počítače, na ktorých ste sa rozhodli program používať. Autorizuje sa toľko počítačov, koľko licencií máte zakúpených. Autorizácia počítača je viazaná na hardware a robí ju užívateľ s administrátorskými oprávneniami.
Aktivačné číslo dostanete spolu s programom. Slúži na nainštalovanie programu. Aktivačné číslo vám umožňuje 30 dní používať program. Počas tohoto obdobia si môžete zbierať informácie o počítačoch, na ktorých budete neskôr program používať. Pomocou tohoto čísla komunikujete s našou firmou a my vám pridelíme licenčné číslo.
Najnižšími bunkami v rámci štruktúry informačného systému Optivus sú jednotlivé moduly, ktoré sa delia na základné a doplnkové. Základné sú moduly Firmy, Osoby a Úlohy, Spisy, Registratúra, Oznamy, Dochádzka, Podateľňa, Jazdy, Pokladňa, Obchod, Kasa. Doplnkové moduly sú Integrátor a špeciálne nadstavby.
Optivus je viacúčelový a modulárny informačný systém, určený širokému spektru organizácií a firiem pre komplexné zabezpečenie vedenia agendy. Systém je vytvorený na báze klient / server, čím je zaručená vysoká spoľahlivosť a výkonnosť pri spracovaní údajov a užívateľ má možnosť prístupu k aktuálnym informáciám. Systém podporuje prácu v sieti, kedy sa plne prejavia jeho kvality a tvorí tak optimálny nástroj pre efektívnu riadiacu činnosť.
Modulárnosť systému ponúka možnosť individuálnej voľby konečnej zostavy, pozostávajúcej zo základného balíka a ľubovoľných doplnkových modulov, navzájom funkčne prepojených, pričom každý z modulov sa aktivuje skrátenou voľbou – záložkou.
- Čo znamená slovo Optivus? – Pomenovanie Optivus vystihuje latinsky výraz, ktorý v doslovnom preklade znamená zvolený/vybratý a v slovenskej interpretácii: „Optimálne vybratý užívateľský systém“.
Otázka:
Koľko ma bude stáť potrebný HW – server pre IS Optivus? Máme záujem o SQL verziu IS Optivus – Veľký balík pre 20 PC + Integrátor a Užívateľské reporty.
Odpoveď:
Záleží na aktuálnom stave vašej počítačovej siete. Na webe nie je problém nájsť cenník hardware, avšak táto cena sa navyšuje podľa požiadaviek zákazníka na rýchlosť systému, zálohovanie, riešenie dostupnosti, vzdialeného prístupu ….
Cenník licencie IS Optivus je taktiež verejný, tu platí pravidlo, že licencie sú naceňované podľa počtu počítačov, na ktorých sa bude pracovať.
V programe dochádza ku zmenám, opravujú sa chyby a dopĺňajú nové funkcie. Tieto zmeny sa prenášajú ku zákazníkom pomocou aktualizácie. Aktualizácia programu je navrhnutá tak, aby sa v ničom nelíšila od inštalácie programu. Zákazník dostane v ozname upozornenie, že si môže stiahnuť novú verziu programu. Program si v automatických intervaloch kontroluje, či neexistuje novšia verzia programu.
Automatická aktualizácia
Tá funguje tak, že program si sám sleduje priamo na Internete, či nevyšla nová verzia. Ak zistí novú verziu, odošle každému užívateľovi oznam. V ozname je popísaný postup krokov, ktoré je treba vykonať. Aktualizovať môže iba administrátor. Program sa aktualizuje na rovnakom mieste, ako sa zapisuje licencia. Podrobnosti nájdete v kapitole Licencia programu.
Takto možno aktualizovať iba program, ktorý má pridelenú trvalú licenciu.
Aktualizácia sa vykonáva príkazom menu Nástroje/Aktualizovať program. Na zobrazenom dialógu sa dá vizuálne skontrolovať, aká je aktuálna verzia programu a aká sa dá stiahnuť.
Tlačidlom Aktualizovať si program stiahne si ju zo stránky www.optivus.sk, vypne program Optivus a spustí inštalačný program. Inštalačný program už bude mať nastavenú cestu do adresára, kam sa nainštalovala pôvodná verzia. Stačí len postupne potvrdiť každý krok a spustiť inštaláciu. Po jej úspešnom skončení sa objaví hlásenie o aktualizácii databázy.
Počas aktualizácie sa:
- Nainštaluje aktuálna verzia programu
- Upraví sa existujúca databáza do aktuálnej podoby.
Počas aktualizácie nesmie nik pracovať s programom. Ináč by inštalačný program nemohol prepísať niektoré súbory. Ak sa niečo takého stane, inštalačný program vás o tom informuje. Vtedy treba nájsť užívateľa, ktorý má program spustený, vypnúť ho a pokračovať v inštalácii.