Manuál IS Optivus

Manuál Optivus 5.90

15.13.1.Vzorové dokumenty

Vzorové dokumenty slúžia na unifikovanie vzhľadu vytváraných dokumentov a na zjednodušenie ich hľadania. V plnenej miere nahrádza nasledovné typické procesy pri vytváraní dokumentácie:

Rýchle vyhľadanie požadovaného vzoru.
Nemožnosť zmeniť obsah vzoru pre radového zamestnanca.
Skopírovanie vzoru a jeho následné upravovanie. Upravovanie môže trvať niekoľko hodín, naraz možno upravovať aj viac dokumentov.
Rýchle vyhľadanie vytvoreného dokumentu a jeho vloženie do spisu. Následne je dokument na disku vymazaný a nachádza sa iba v registratúre.

Ako dočasný priečinok na prácu sa využíva Plocha/Moje dokumenty/Optivus/Insert. Takto môžete ku dokumentom počas ich úpravy pristupovať veľmi rýchlo aj z iných programov.

Vzorový dokument do spisu môžete pridať po stlačení tlačidla Vzor… na záložke Dokumenty. Zobrazí sa dialóg, ktorý umožňuje vykonať niekoľko činností.

Nový – Týmto tlačidlom sa vytvorí nová kópia vzoru a otvorí sa v príslušnom editore.
Nový a vložiť – Týmto tlačidlom sa vytvorí nová kópia vzoru a otvorí sa v príslušnom editore. Súčasne sa otvorí aj dialóg na vyhľadanie dokumentu, kde je už jeho meno predvyplnené. Takto môžete okamžite po skončení úprav vložiť tento dokument do spisu. Po vložení do spisu je pôvodná kópia v priečinku vymazaná a nachádza sa už len vo spise.
Rozpracované – Otvorí sa dialóg na vyhľadanie dokumentu, ktorý je nasmerovaný do priečinku Plocha/Moje dokumenty/Optivus/Insert. Po vložení do spisu je pôvodná kópia v priečinku vymazaná a nachádza sa už len vo spise.
Otvoriť priečinok – Otvorí sa priečinok Plocha/Moje dokumenty/Optivus/Insert. Funkcia je identická s činnosťou, ktorou by ste priečinok otvorili dvojklikom na príslušnú ikonu na vašej pracovnej ploche.
Zrušiť – Zatvorenie dialógu.

Administrátor systému môže navyše:

Pridať vzor – Zobrazí sa dialóg, pomocou ktorého sa vyhľadá súbor na disku, ktorý sa stane vzorom. Treba vyplniť aj popis dokumentu.
Zmena – Zmena vzorového dokumentu. Treba postupovať nasledovne:
- Tlačidlom Nový si otvoríte vzor na editáciu. Urobte požadované zmeny a uložte dokument na disk.
- Stlačte tlačidlo Zmena, nájdite uložený dokument, vyplňte popis a potom bude pôvodný vzor nahradený novou verziou.
Vymazať vzor – Vymaže sa označený vzor. Program si overí, či môže vzor vymazať.
Zmeniť popis – Zobrazí sa dialóg na vyplnenie nového popisu.

Upravovanie vzorov sa líši pre Jet a MS SQL server. Vo verzii pre Jet je pri pokuse o zmenu nutné najprv potvrdiť, že chcete prejsť do editačného režimu. To si následne vynúti nové otvorenie tohto dialógu. Verzia pre MS SQL server nemá tieto problémy a môže vzory upravovať okamžite. Ďalší rozdiel je pri používaní multilicencie. Verzia pre Jet zdieľa vzory pre všetky multilicencie. Verzia pre MS SQL server má vzory uložené pre každú databázu osobitne.

Doplnenie premenných z programu do vzoru

Pokiaľ používate na spracovanie dokumentov novšie verzie programov Microsoft Office (min. v. 2003), môžete si do dokumentov preniesť aj niektoré premenné priamo z rozpracovaného spisu. Príklad možných parametrov je vidno na nasledovnom obrázku.

Aby bolo možné tieto údaje vložiť, je potrebné vzory vo Worde alebo Exceli vytvoriť ako XML dokumenty. Pri ukladaní vytvoreného vzoru je potrebné dať ich uložiť ako XML dokument. Pozor na uloženie v Exceli, tam sú dve možnosti na uloženie do XML. Vy musíte vybrať XML tabuľku (XML Spredsheet).

Premenné sa zapisujú v tvare #premenná. Pozor na to, že Word aj Excel niekedy opravujú chyby a vyznačujú ich červenou vlnovkou. Ak vám Word podčiarkne tieto výrazy, musíte ich označiť a funkciou Nástroje/Jazyk/Nastavenie jazyka (Tools/Language/Set language) vypnúť kontrolu pravopisu na označenej premennej.

Zoznam premenných, týkajúcich sa prihláseného užívateľa:

#celemeno
#meno
#priezvisko
#titul
#telefon
#mobil
#email
#funkcia

Aktuálny dátum a čas:

#datum
#hodina

Premenné zo spisu:

#spis
#nazovspis
#doniesol
#prevzal

Premenné z firmy, ktorá je nastavená v spise:

#banka
#firma
#icdph
#ico
#oreg
#dic
#psc
#splatnost
#ucet
#ulica
#mesto

Premenné z kontaktnej osoby, ktorá je nastavená v spise:

#kontakt
#ktelefon
#kmobil

Premenné z dokumentu:

#doccislo
#docnazov

Ak chcete vložiť premenné z dokumentu, musíte postupovať iným spôsobom. Bežné vkladanie zo vzoru totiž toto číslo neobsahuje, pretože sa dokument vytvorí v programe až následne. Musíte postupovať tak, aby najprv vznikol prázdny dokument, ktorý dostane pridelené číslo a následne priamo z neho vygenerujete dokument.

Postup vkladania dokumentu do spisu, ktorý bude obsahovať aj číslo dokumentu:

Na záložke Dokumenty stlačte tlačidlo Pridať… a z ponúkaných možností vyberte pridanie čistého dokumentu.
Na zobrazenom dialógu vyplňte Predmet. Sem uveďte názov dokumentu, ktorý sa prenesie do premennej #docnazov.
Stlačte OK a tým sa vygeneruje číslo dokumentu (#doccislo).
Potom tlačidlom .. znovu otvorte vytvorený dokument. Bude sprístupnené tlačidlo Vzor…
Po jeho stlačení sa zobrazí dialóg na pridávanie vzorových dokumentov, ktorý bude obsahovať aj tieto dve premenné.

od verzie 5.60 používame nový spôsob vkladania vzorových dokumentov, ktoré je teraz možné vytvárať aj vo formáte DOCX. Premenné sa z programu vytvárajú v dokumente ako jeho interné premenné. Toto riešenie plne nahradzuje pôvodné vzorové dokumenty, ktoré bolo potrebné ukladať do formátu MS Word XML.

« Dokumenty Dokument z programu Outlook »