Manuál Optivus 5.90

  1. Optivus
  2. Minimálne požiadavky, inštalácia programu
    1. Minimálne požiadavky
    2. Sieťová inštalácia
    3. Príprava prostredia pred aktualizáciou
    4. Aktualizácia programu
    5. Optivus Service
    6. Spustenie programu
    7. Licencia programu
    8. Postup pri získaní trvalej licencie
    9. Postup pri získaní užívateľskej podpory
    10. Postup pri získaní licencie na ďalšie moduly
  3. Prihlásenie do programu
  4. Užívatelia programu
    1. Užívateľské skupiny
    2. Oddelenia firmy
    3. Vytváranie užívateľov
    4. Nadriadení a podriadení
    5. Nezobrazovať užívateľov v ponukách
    6. Nastavenie programu
    7. Položky programu
    8. Vnútorný telefónny zoznam
  5. Úvodné okno programu
    1. Všeobecné informácie o vkladaní a zmene údajov
    2. Ovládanie programu pomocou klávesnice
    3. Práca viacerých užívateľov
    4. Jednotný filter
    5. Jednotná tlač dokumentov
      1. Obmedzenie prístupu
    6. Aktuálny rok a hospodársky rok
    7. Nastavenie vzhľadu tabuliek
    8. Pohľady nad tabuľkami
    9. Nastavenie písma v programe
    10. Údaje, ktoré sa netlačia
    11. Číselné rady
    12. Užívateľské vlastnosti
      1. Navrhovanie zoznamu užívateľských vlastností
      2. Typy užívateľských vlastností
      3. Filtrovanie pomocou užívateľských vlastností
      4. Export užívateľských vlastností
      5. Import užívateľských vlastností
      6. Navrhovanie užívateľských vlastností
        1. Špeciálne funkcie
        2. Farebné značenie
      7. Prehliadanie užívateľských vlastností
      8. Filtrovanie užívateľských vlastností
      9. Vypĺňanie užívateľských vlastností
  6. Poznámky
  7. Termíny
  8. Súvislosti
  9. Detaily
  10. Export do XML
  11. Práca s firmami
    1. Základné pojmy: Firmy
    2. Rozmiestnenie informácií o firmách
    3. Číselníky pre prácu s firmami
    4. Filtrovanie údajov
    5. Pridanie novej firmy
      1. Prepojenie firiem s databázou Finstat
    6. Rýchle vkladanie firiem
    7. Zmena firmy
    8. Vymazanie firmy
    9. Vyhľadanie firmy
    10. Upozornenia na firme
    11. Kontakty
      1. Hľadanie kontaktu
    12. Firmy na Internete
    13. Hľadanie osoby
    14. Výstupy
    15. Tlač obálok
    16. Tlač štítkov
    17. Telefonovanie s firmou
    18. Hromadné operácie s firmami
    19. Hromadný mailing
    20. Import osôb a firiem z Outlooku
    21. Import osôb a firiem z Excelu
    22. Export firiem a osôb do programu Outlook
    23. Export firiem a osôb do programu Outlook Express
  12. Osoby
    1. Rozmiestnenie informácií na okne
    2. Číselníky pre prácu s osobami
    3. Filtrovanie osôb
    4. Pridanie novej osoby
    5. Zmena osoby
    6. Vymazanie osoby
    7. Presunutie osoby do firmy
    8. Kópia osoby do inej firmy
    9. Výstupy
    10. Telefonovanie s osobou
    11. SMS na osobu
    12. Upozornenie na osobe
    13. Hromadné operácie s osobami
    14. Hromadný mailing
    15. GDPR
  13. Úlohy
    1. Základné pojmy: Úlohy
    2. Úloha – popis
    3. Plánovací kalendár – popis
    4. Rozmiestnenie informácií na obrazovke
    5. Číselníky pre prácu s úlohami
    6. Filtrovanie úloh
    7. Nová úloha
    8. Splnená úloha
    9. Periodická úloha
    10. Zmena úlohy
    11. Vymazanie úlohy
    12. Oznamovanie úlohy
    13. Splnenie úlohy
    14. Pripomenutie úlohy
    15. Presunutie úlohy na iný dátum
    16. Vyhľadanie úlohy v kalendári
    17. Prepojenie úlohy a spisu
    18. Prepojenie úlohy a obchodu
    19. Spoločné plánovanie úloh
    20. Filtrovanie udalostí
    21. Nová udalosť
    22. Zmena udalosti
    23. Vymazanie udalosti
    24. Kalendár termínov
    25. Splnenie udalosti
    26. Posunutie udalosti
    27. Prehľad mojich úloh
    28. Výstupy
    29. Synchronizácia úloh do služby Kalendár Google
      1. Terminológia synchronizácie úloh
      2. Podmienky použitia synchronizácie úloh
      3. Nastavenie synchronizácie úloh
      4. Autorizácia aplikácie Optivus Google Calendar synchronizátor
      5. Odstránenie povolenia synchronizácie pre aplikáciu Optivus
      6. Výber cieľového kalendára synchronizácie
      7. Synchronizácia úloh do služby Kalendár Google
      8. Synchronizácia úloh viacerých užívateľov do služby Kalendár Google
      9. Aké položky sa synchronizujú do služby Kalendár Google
      10. Automatická synchronizácia úloh
      11. Sumarizácia synchronizácie úloh
  14. Externé kalendáre
  15. Spisy
    1. Základné pojmy: Spisy
    2. Kolobeh života spisu
    3. Rozmiestnenie informácií o spisoch
    4. Číselníky pre spisy
    5. Filtrovanie údajov
    6. Multivýber
    7. Pridanie nového spisu
    8. Zmena spisu
    9. Vymazanie spisu
    10. Podfarbenie spisov
    11. Úlohy v spise
      1. Použité diely
    12. Termíny v spise
    13. Dokumenty
      1. Vzorové dokumenty
      2. Dokument z programu Outlook
    14. Obchod v spise
    15. Pokladňa v spise
    16. Poznámka
    17. Kontakty v spise
    18. História zmien
    19. Ochrana prístupu ku spisu
    20. Automaticky vytvárané spisy
    21. Vzory spisov
    22. Kópia spisu
    23. Hromadné operácie so spismi
    24. Preväzbovanie spisov
    25. Výstupy
      1. Prehľad práce nad spisom
    26. Odosielanie SMS zo spisu
    27. Prepojenie spisov s ostatnými modulmi
    28. Automatické nastavenie súvislostí podľa hypertextu v spise
    29. Odosielanie dokumentov zo spisu
      1. Hromadné odosielanie dokumentov zo spisu
      2. Odosielanie prílohy e-mailov cez CLOUD
    30. Požičiavanie spisov
    31. Odpisy spisov
    32. Vyraďovanie spisov
    33. Prevod neuzatvorených spisov do nového roku
    34. Oprava problémov v úložisku dokumentov
  16. Plánovanie projektov
    1. Základné pojmy: Plán
    2. Univerzálny postup plánovania
    3. Kalendáre v projekte
    4. Ganttov diagram
    5. Pridanie plánu do spisu
    6. Vkladanie údajov pomocou vpisovania do tabuľky
    7. Úlohy plánu
    8. Predchodcovia
    9. Posúvanie času úloh v pláne
    10. Parametrický plán
    11. Použitie strojov
    12. Prepojenie úloh a zdrojov
    13. Zdroje plánu
    14. Vyhľadanie voľných zdrojov
    15. Uloženie plánu a informácie o ňom v spise
    16. Tlač plánu
    17. Kópia plánu a vzory
    18. Generovanie ponuky z plánu
    19. Spravovanie viacerých plánov
    20. Využitie zdrojov po dňoch a súbežná práca
    21. Materiálový rozpis
    22. Plánovací terminál
    23. Extra činnosti v plánovacom termináli
    24. Extra činnosti napojené na plán
    25. Presun úlohy v plánovacom termináli
    26. Sledovanie výroby v plánovacom termináli
    27. Vyhodnocovanie výroby
    28. Odhadované náklady na spisoch
    29. Odhadované náklady na projekte
  17. Projekty
    1. Číselníky k projektom
    2. Požiadavky
  18. Registratúra
    1. Základné pojmy: Registratúra
    2. Dokumenty v elektronickej podobe
    3. Rozmiestnenie informácií o dokumentoch
    4. Hromadná tlač obsahu dokumentov v registratúre
    5. Ukladanie dokumentov z registratúry
    6. Číselníky pre registratúru
    7. Filtrovanie údajov
    8. Vytvorenie registratúrneho plánu
    9. Pridanie dokumentu do registratúry
    10. Pridanie dokumentu zo súboru
    11. Pridanie dokumentu z Prieskumníka
    12. Skenovanie
    13. Zobrazenie obsahu dokumentu
    14. Chránené dokumenty
    15. Vymazanie dokumentu
    16. Revízia dokumentu
      1. Prehľad revízií
    17. Presunutie súboru dokumentu do iného dokumentu
    18. Automaticky vytvárané spisy
    19. Spolupráca registratúry s knihou pošty
    20. Spolupráca registratúry s inými aplikáciami
    21. Výstupy
  19. Intranet
    1. Intranet v registratúre
    2. Intranet v spise
  20. Oznamy
    1. Zaslanie oznamu
    2. Indikácia nového oznamu
    3. Čítanie nového oznamu
    4. Odoslané oznamy
    5. Oznamy cez SMTP
  21. Dochádzka
    1. Nastavenie dochádzky
      1. Vkladanie
      2. Pridanie mesiaca
      3. Zmena parametrov mesiaca
      4. Vymazanie mesiaca
      5. Uzatváranie mesiacov
      6. Uzatvorenie dňa dochádzky
      7. Vymazanie dňa v kalendári
      8. Prehľady
      9. Spočítavanie obedov na konci mesiaca
    2. Turniket
    3. Dochádzka cez prístupový systém OptivusKontrol
      1. Rekonštrukcia dochádzky cez prístupový systém OptivusKontrol
    4. Priepustky
    5. Dovolenky
    6. História dochádzky
    7. Plánovanie smien
    8. Príprava na plánovanie smien
    9. Pridanie nového plánu smien
    10. Tlač plánu smien
  22. Podateľňa
    1. Základné pojmy: Podateľňa
    2. Pošta a registratúra
    3. Skenovanie doručenej pošty
    4. Rozmiestnenie informácií
    5. Filtrovanie pošty
    6. Nová pošta
    7. Zmena pošty
    8. Vymazanie pošty
    9. Zobrazenie obsahu dokumentu alebo spisu
    10. Vytlačenie obálky ku pošte
    11. Potvrdzovanie prečítania pridelenej pošty
    12. Výstupy
    13. ePodací hárok
  23. Štatistika
    1. Filtrovanie
    2. Zoznam prihlásených užívateľov
  24. Jazdy
    1. Pridanie nového vozidla
    2. Zmena vozidla
    3. Vymazanie vozidla
    4. Pridanie novej jazdy
    5. Zmena jazdy
    6. Vymazanie jazdy
    7. Pokračovanie jazdy
    8. Návrat domov
    9. Generátor jázd
    10. Prepočítanie tachometra
    11. Filtrovanie jázd
    12. Cestovné príkazy
      1. Nový cestovný príkaz
    13. Výstupy
  25. Pokladňa
    1. Nová pokladňa
    2. Zmena pokladne
    3. Vymazanie pokladne
    4. Nová transakcia
    5. Zmena transakcie
    6. Vymazanie transakcie
    7. Sledovanie zostatku hotovosti
    8. Filtrovanie transakcií
    9. Oprava číslovania transakcií
    10. Výstupy
  26. Obchod
    1. Základné pojmy: Obchod
    2. Rozmiestnenie informácií o obchode
    3. Číselníky pre prácu s obchodom
    4. Filtrovanie údajov
    5. Faktúry
      1. Vystavenie faktúry
      2. Kontrola splatnosti konkrétneho odberateľa
      3. Prijatie faktúry
      4. Zmena faktúry
      5. Potvrdenie faktúry
      6. Kópia faktúry
      7. Iné spôsoby vystavenia faktúry
      8. Vymazanie faktúry
      9. Tlač faktúry
      10. Storno faktúry
      11. Hromadná faktúra a subfaktúry
      12. Predfaktúra
      13. Ochrana voči nízkej cene pri vystavovaní faktúry
      14. Faktúra vystavená v inej mene
      15. Párovanie platieb
      16. Vzájomné započítanie pohľadávok
      17. Inventarizácia pohľadávok
      18. Export a import faktúry
      19. Export faktúr do iných programov
      20. Zapisovanie poznámky do uzavretej faktúry
    6. Objednávky
      1. Vystavenie objednávky
      2. Prijatie objednávky
      3. Zmena objednávky
      4. Kópia objednávky
      5. Vymazanie objednávky
      6. Rozdelenie objednávky
      7. Vybavenie objednávky
      8. Dátum dodania tovaru v objednávke
      9. Detaily na objednávkach
      10. Objednávanie tovaru do skladu
      11. Prepojenie kasy a objednávky
      12. Tlač objednávky
    7. Ponuky
    8. Skladové karty
      1. Pridanie skladovej karty
      2. Obrázok ku skladovej karte
      3. Detaily na skladovej karte
      4. Import skladovej karty z Excelu
      5. Import cenníkov
      6. Sledovanie množstva tovaru na sklade
      7. Zmena skladovej karty
      8. Vymazanie skladovej karty
      9. Kópia skladovej karty
      10. Zlúčenie duplicitných kariet
      11. Akcie na skladovej karte
      12. Cenové hladiny
      13. Hromadné operácie skladových kariet
      14. Skladová karta s variantmi
      15. Tlač skladovej karty
    9. Skladové pohyby
      1. Nová príjemka
      2. Nová výdajka
      3. Nová výrobka
      4. Nová spotreba
      5. Nová prevodka
      6. Manko pri inventúre
      7. Prebytok pri inventúre
      8. Zmena pohybu
      9. Vymazanie pohybu
      10. Prepočítanie zostatku v sklade
      11. Potvrdenie skladového pohybu
      12. Akcie na skladovom pohybe
        1. Oznam zo skladového pohybu
        2. Poznámka na skladovom pohybe
        3. Pomenovanie skladového pohybu
      13. Výrobné čísla / šarže
      14. Uzávierky skladu
      15. Predaj do mínusu
      16. Tlač skladového pohybu
    10. Receptúry
    11. Obchod – export do XML
    12. Import xml s objednávkou z e-shopu
    13. Kasa
      1. Príprava kasy na predaj
      2. Predaj na virtuálnej kase
      3. Predaj na vzdialenej kase
      4. TM4000B/TM5000B
      5. Rozmiestnenie informácií o kase
      6. Naskladnenie tovaru pre kasu
      7. Vystavenie účtenky na kase
      8. Pridanie firmy na účtenku
      9. Vkladanie ceny na účtenku
      10. Zľavy na účtenke
      11. História predaja na kase
      12. Potvrdenie predaja bločku
      13. Zaokrúhľovanie centov
      14. Uzávierky na kase
      15. Kópie dokladov z fiskálneho modulu
      16. Refundácia účtenky
      17. Úhrada faktúry cez kasu
      18. Výstupy z histórie predaja
      19. Prepojenie kasy a pokladne
  27. Zariadenia
    1. Dialóg zariadenie
    2. Vytvorenie zariadenie podľa skladového pohybu
    3. Priraďovanie termínov ku zariadeniam
    4. Filtrovanie zariadení podľa termínov
    5. Detaily ku zariadeniu
    6. Spisy ku zariadeniu
    7. Zariadenia a technické preukazy
    8. Zlúčenie zariadení
    9. Pohľady na zariadenia
  28. Vernostný systém
    1. Nastavenie programu na používanie vernostného systému
  29. Vernostné karty
    1. Ručné pridávanie vernostných bodov
    2. Automatické pridávanie vernostných bodov
    3. Používanie vernostných bodov
  30. Mobilný skladník
    1. Mobilný skladník export
    2. Mobilný skladník import
  31. Registračné pokladnice Elcom
    1. Elcom – Nastavenie oprávnení
    2. Elcom – Scenáre použitia registračnej pokladnice
    3. Elcom - Zoznam registračných pokladníc
    4. Elcom - Export zoznamu skladových kariet
    5. Elcom – Import predaja
    6. Elcom – nulovanie pokladnice
    7. Elcom – praktické rady
  32. OLAP Dátová kocka
    1. OLAP všeobecné ovládanie
    2. OLAP obchod
  33. Integrátor procesov
    1. Integrácia do programu Outlook
    2. E-mail do spisu
    3. Outlook a záznamy v registratúre
    4. Využitie Integrátora na iných miestach programu
  34. API rozhranie pre e-shop
  35. API - rozhranie pre MODO
  36. API - lokálne dokumenty
  37. Zálohovanie údajov
    1. Čo sa udeje pri zálohovaní
    2. Ručná záloha pre JET
    3. Automatická záloha pre JET
    4. Obnovovanie STS
    5. Shadow copies
    6. Zálohovanie SQL databázy
  38. Špeciálne nastavenia v programe
    1. Pobočka vlastnej firmy s obmedzeným prístupom k firmám a osobám
    2. Multilicencia
    3. V prípade technických problémov s programom
    4. Využitie sériovej čítačky čiarových kódov na vkladanie údajov
    5. Konfigurácia TAPI
    6. Zavedenie eura
    7. DPH 20%
    8. Návody
      1. Používanie firemných zliav
      2. Neplatiči a prešvihnutý kredit v zozname firiem
      3. Odhadovanie skutočných nákladov pomocou plánu
      4. Vytvorenie plánu z objednávky
      5. Vytvorenie multiobjednávky a multiplánu
      6. Vzorový príklad užívateľských vlastností na spise

26.5.1.Vystavenie faktúry

Faktúru vystavujete vtedy, keď predávate odberateľovi nejaký tovar alebo služby. Dialóg na pridanie novej faktúry zobrazíte:

Príkazom menu Faktúry/Vystaviť faktúru…

Stlačením príslušnej ikony

Pravým tlačidlom myšky nad tabuľkou so zoznamom vystavených faktúr.

faktúra vystavená

Základné informácie o faktúre sa vyberajú z číselníkov. Jediná povinná položka je odberateľ. Dbajte ale na to, aby vaša vystavená faktúra obsahovala všetky náležitosti predpísané zákonom.

  • Číslo – Je pridelené automaticky po zapísaní faktúry. Ak ste si nastavili používanie viacerých číselných rád, môžete v zozname vybrať, ktorá sa má použiť. Ak nič nevyberiete, bude číslo v tvare PPRRRR/NNNNN. Ak vyberie rad, číslo bude v tvare PPCCRR/NNNNN (PP je kód, R je rok, C je číselný rad, N je poradové číslo).
  • Vystavené – Kedy bola faktúra vystavená.
  • Vystavil – Kto faktúru vystavil.
  • Forma úhrady – Výber z číselníka. Program automaticky ponúka posledne nastavenú hodnotu.
  • Spôsob dopravy – Výber z číselníka. Program automaticky ponúka posledne nastavenú hodnotu.
  • Konštantný symbol – Výber z číselníka. Program automaticky ponúka posledne nastavenú hodnotu.
  • Oddelenie – Vyplňte iba vtedy, ak sleduje vystavené faktúry podľa jednotlivých oddelení firmy. Hodnotu možno neskôr využiť v štatistikách.
  • Odberateľ – Kto bude platiť za faktúru. Ak máte vyplnený EAN na firme a firma sa prezentuje vytlačeným čiarovým kódom, automaticky bude rozoznaný ak použijete v tomto okamihu čítačku čiarových kódov. Firma môže mať pridelené EAN aj na vernostných kartách, vtedy sa použije podobná logika na rozoznanie firmy. Podľa nastavenej firmy sa pri tlači nastavuje obsah záložky Odberateľ. Ak s niečím na adrese nie ste spokojní, môžete to na nej zmeniť. Pozor na to, že tam sa adresa zapamätá v čase, keď ste faktúru vystavili. Ani následná zmena v tabuľke firiem neprepisuje tieto údaje.
  • Konečný príjemca – Ak sa dodaný tovar zasiela na inú adresu. Napr. je sklad firmy v úplne inom meste.
  • Pobočka – Doplňujúce nastavenie pobočky odberateľa.
  • Osoba – Faktúru možno vystaviť aj na osobu. Malo by platiť pravidlo, že ste faktúru vystavili alebo na firmu, alebo na osobu. Dokopy by sa nemali miešať.
  • Splatnosť – Dátum splatnosti faktúry.
  • Plnenie DPH – Dátum zdaniteľného plnenia.
  • Cena – Spočítaná cena za položky. V cene je upravený výsledný rozdiel po zaokrúhľovaní, takže nemusí predstavovať matematicky presné spočítanie cien jednotlivých položiek.
  • DPH – Daň z pridanej hodnoty. Obvykle je zaokrúhľovaná na desaťhalierniky.
  • Spolu – Celková cena, ktorá sa má zaplatiť. V prípade platieb v hotovosti ju možno ovplyvniť na záložke zaokrúhľovanie.
  • Typ DPH – Výber z číselníka podľa priznania na DPH.
    • Úprava vo v. 5.64 dopĺňa možnosti číselníka DPH o sadzby DPH v iných štátoch a výbere tejto DPH na vystavenej faktúre.

Ku každej faktúre môžete doplniť ďalšie údaje. Údaje sa vkladajú na jednotlivých záložkách:

  • Položky
  • Podrobnosti
  • Zoznam úhrad
  • Zaokrúhľovanie
  • ISO
  • Kontrola
  • Odberateľ

Položky faktúry

Na ich vyplnenie sa používa trojica tlačidiel Pridať…, Zmena…Vymazať. Tlačidlá so šípkami slúžia na zmenu poradia položiek.

položka faktúry

Pri tvorbe položky faktúry môžete používať voľné položky, alebo položky, ktoré sa nachádzajú v sklade. Pri vyplnení voľnej položky vám program nekladie žiadne obmedzenie. Vyplníte:

  • Názov – Názov tovaru.
  • Množstvo – Jeho množstvo v daných jednotkách.
  • MJ – Množstevné jednotky, v ktorých sa daný tovar predáva.
  • Alternatívna jednotka – Ak máte možnosť predávať daný tovar aj v alternatívnej jednotke, stlačením tlačidla .. sa dostane do špeciálneho dialógu, kde zadáte toto množstvo. Takto vystavená faktúra sa vytlačí v alternatívnej MJ.
  • Cena – Cena za jednotku.
  • Zľava – Percentuálna zľava.
  • DPH – Daň z pridanej hodnoty na daný typ tovaru.
  • Upraviť – Pole slúži na upravovanie výslednej sumy. Niekedy sa hodí, ak môžete zmeniť výslednú sumu s DPH.
    • Vtedy napíšete požadovanú sumu a tlačidlom Jednotková s DPH sa upraví cena za jeden kus,
    • alebo tlačidlom Celková s DPH sa upraví výsledná suma. Funkcia dokáže zohľadniť aj nastavenú percentuálnu zľavu.
    • alt. Bez DPH upravuje výslednú cenu bez DPH tak, aby ste dosiahli okrúhlejšiu cenu pre zákazníka.
  • Oddelenie – Ak si chcete viesť podrobnejšie štatistiky, priraďte položku k oddeleniu. Pomocou týchto údajov sa následne dajú zobraziť niektoré výstupy.
  • Užívateľ – Prepojenie položky na konkrétneho užívateľa. Takto si môžete presnejšie roztriediť spojenie medzi zamestnancami a konkrétne fakturovanými položkami.

V poli Prehľad vám program automaticky počíta koncovú cenu a DPH. Pole Zľavy obsahuje všetky zľavy, ktoré sa k danej položke dajú použiť. Toto je možné len pri položkách vyberaných zo skladu, kde sa tieto pravidlá dajú zadefinovať. Program tieto zľavy doplní automaticky podľa okamžitého stavu.

V nastavení programu práva užívateľov/Obchod/Faktúry/Faktúry vystavené/Zmena jednotkovej ceny možno zakázať užívateľovi zmenu jednotkovej ceny. Vtedy môže iba poskytovať zľavu na cenu, ktorá prichádza zo systému.

Klávesom F2 môžete položku zmeniť na obyčajnú položku bez súvislosti so skladom.

Položku zo skladu si môžete vybrať po stlačení klávesy F3.

výber skladovej karty

Výber zo skladu je uľahčovaný filtrom. Môžete si vybrať podľa zatriedenia v strome, kód, názvu alebo skladu. Na dialógu Položka faktúry môžete využiť aj pole Zo skladu, ktoré umožňuje vkladať položky zo skladu písaním.

Implicitne sa pri pridávaní skladovej karty do vystavenej faktúry zobrazuje iba tovar, ktorý je na sklade.

Ak sa v sklade hľadaná karta nenachádza, môžete ju pridať stlačením tlačidla Nová karta… Môžete využiť aj tlačidlo Nová kópia… na pridanie karty podľa existujúcej. Tlačidlom Ostatné sklady… si môžete zobraziť stav označeného tovaru na ostatných skladoch.

Pridanie novej položky zo skladu do faktúry umožňuje priamo na dialógu pridať tovar z tých skladov, na ktorých sa tovar nachádza. Pod zoznamom skladových kariet sa zobrazujú tlačidlá s množstvom tovaru na konkrétnych skladoch. Zobrazujú sa iba sklady, na ktorých je nenulové množstvo. Po stlačení tlačidla sa do faktúry pridá skladová karta z daného skladu.

zoznam skladov na fakture

Klávesom F4 môžete pridať položku zo zoznamu preddefinovaných položiek. V zobrazenom dialógu môžete zároveň aj pridávať nové preddefinované položky.

Tlačidlom Iba text môžete zmeniť položku na čisto výplňovú do faktúry. Odstránia sa z nej všetky počty, jednotky a DPH a prejaví sa to aj pri tlači. Účelom funkcie je zlepšiť dizajn takýchto oddeľovacích položiek.

Tlačidlom Pohyby… si môžete zobraziť všetky predchádzajúce transakcie s daným tovarom.

historia sp

Podrobnosti faktúry

Do podrobností môžete vyznačiť:

  • Zrušená faktúra – Slúži na eliminovanie omylov. V systéme nie je možné chybnú faktúru úplne vymazať. Pokiaľ raz bola do systému vložená, možno ju len označiť za vymazanú.
  • Došlý doklad – Číslo došlého dokladu, napríklad objednávky.
  • Dokument – Stlačením tlačidla možno faktúru prepojiť na niektorý dokument v registratúre. Zobrazí sa dialóg, ktorý umožňuje vyhľadať príslušný záznam.
  • Text pred cenou – Výber z číselníka alebo vlastný text.
  • Text za cenou – Výber z číselníka alebo vlastný text.

V číselníku Obchod – text pred/za faktúrou možno nastaviť implicitný text aj pre ponuku a objednávku. Pri danom texte sa zaškrtne, kde má byť daný text implicitný.

 

text pred fakturou

 

Zoznam úhrad

Zoznam úhrad slúži na sledovanie platenia faktúr. Umožňuje splatenie faktúry jednorázovo alebo postupne.

Vyplní sa dátum, suma a doklad (napríklad bankový výpis). Program ako sumu automaticky ponúka chýbajúcu čiastku. Ak bola celá faktúra splatená, na záložke sa zaškrtne položka Kompletne uhradené. Túto položku nie je možné zmeniť ručne.

Platby možno prepojiť s príručnou pokladňou. Ak zaškrtnete položku Zapíš do a vyberiete do ktorej pokladne sa má údaj vložiť, program automaticky vytvorí príslušnú položku v pokladni. Funkciu možno využiť pri platbách za faktúru v hotovosti, keď si potom môžete z knihy pokladne rovno vytlačiť príjmový doklad. Na tomto mieste je tiež možné použiť výber existujúcej transakcie, ak bola vykonaná skôr.

´hrada faktúry do pokladne

Na dialógu faktúry na záložke Úhrady sa dá zapnúť stĺpec Pokladňa, kde  je uvedené číslo prepojenej transakcie v pokladni.

prepojenie uhrady faktury s pokladnou

Ak máte viac pokladní, môžete ich triedenie ovplyvniť vhodným pomenovaním. Viete takto nastaviť, ktorá pokladňa sa automaticky ponúkne ako prvá.

Zapísať úhradu faktúry môžete aj priamo z hlavného okna. Na označenej faktúre použite príkaz menu Faktúry/Úhrada faktúry…

Platobné údaje môžete využiť pri internetbankingu. Všetky relevantné údaje nájdete v spodnej časti dialógu, odkiaľ si ich môžete skopírovať.

Zaokrúhľovanie

Záložka zaokrúhľovanie slúži na upravenie výslednej sumy faktúry. Zohľadňuje reálne požiadavky zákonov na tvorbu cien a zaokrúhlenia DPH. Umožňuje aj prispôsobiť si cenu prijatej faktúry zvyklostiam druhej strany.

Pre zaokrúhľovanie výslednej sumy s DPH platí, že je potrebné sumu zaokrúhliť iba vtedy, ak sa platí za faktúru v hotovosti. Vtedy sa výsledná suma zaokrúhľuje aritmeticky na päťdesiathalierniky. Pri bezhotovostnom styku zaokrúhlenie nie je potrebné, obvykle sa ale stretnete so zaokrúhlením na desaťhalierniky. Toto je aj implicitne nastavené v programe.

Pre zaokrúhľovanie DPH platí podľa § 26 ods. 3 zákona 222/2004 Z.z., že sa DPH zaokrúhľuje na desaťhalierniky.

Program potom doplní rozdiel po zaokrúhlení výslednej sumy. Niekedy je táto hodnota nazývaná aj halierové vyrovnanie. Nie je priamo spomínaná v žiadnom zákone. Obvykle túto hodnotu používajú účtovníci, ktorí ju vložia ak položku do nulovej sadzby DPH a výsledkom je zaúčtovanie, ktoré sa trafí do výslednej sumy po zaokrúhlení. Táto hodnota sa aj tlačí priamo na faktúre.

Ak vám toto nastavenie z nejakého dôvodu nevyhovuje, môžete jednotlivé hodnoty upraviť ručne priamo vpísaním hodnoty.

Hromadná zľava

Ak nepridáte zľavu priamo na položky faktúry, môžete použiť funkciu Pridať zľavu… Zobrazí sa dialóg, ktorý umožňuje nastaviť zľavu pre tovar a služby osobitne.

pridať zľavu

Výsledkom budú dve nové položky na konci faktúry, ktoré obsahujú vypočítané zľavy.

Kontrola

Na záložke Kontrola si môžete pozrieť odhadovaný zisk, ktorý ste dosiahli. Zisk sa počíta z rozdielu medzi nákupom a predajom. Hodnovernosť údajov je priamo úmerná dodržaniu mechanizmu najprv naskladniť, až potom predať. Ináč budú údaje skreslené.

Dosiahnutý zisk na položke môžete prideľovať jednotlivým užívateľom. Môžete použiť:

  • Priradenie celej položky
  • Jemnejšie rozdelenie zisku

 

Celú položku priradíte na dialógu podrobností položky, kde môžete vyplniť oddelenie a užívateľa. Obvykle to vyplní za vás program (podľa spisu, úloh, alebo celkového nastavenia na faktúre), takže budú potrebné iba drobné korekcie.

Ak potrebujete podrobnejšie delenie, stlačte tlačidlo Podrobne… Zobrazí sa dialóg, ktorý umožňuje rozdeliť celý dosiahnutý zisk.

  • Užívateľ – Môžete nechať aj prázdne, ak sa nezapočítava žiadnemu užívateľovi. Vtedy do poznámky napíšte, prečo sa zisk delí takto.
  • Oddelenie
  • Suma – Čiastka zo zisku. Sumu môžete nastaviť hodnotou alebo percentom.
  • Poznámka – Doplňujúca poznámka, ktorá sa zobrazí na reporte.

Na zobrazenie rozdelenia zisku na dané obdobie použite report FV položky, užívatelia, oddelenia.

Rozdeľovať môžete aj položky textového typu, ktoré nie sú priradené ku žiadnej skladovej karte. Takéto položky budú na výstupe uvedené v osobitnej tabuľke. Jemnejšie delenie si môžete pripraviť na skladovej karte, kde sa zobrazí rovnaký dialóg. Pozor na to, že v tom dialógu sa rozdeľuje 100%, pretože vtedy nie je ešte známy konkrétne dosiahnutý zisk pri predaji.

Odberateľ

Táto záložka slúži na zapamätanie si údajov o odberateľovi v čase vystavenia faktúry. Údaje v horných poliach Odberateľ a konečný príjemca sa časom môžu meniť. Údaje na tejto záložke ostávajú zapamätané. Program ich automaticky vyplní pri zatvorení dialógu, alebo pri prepnutí na túto záložku.

Môžete to využiť aj na vyplnenie údajov zákazníkovi, ktorého nemáte v databáze firiem. Tieto polia sú voľne vyplniteľné. Ako pomôcku môžete využiť niekoľko tlačidiel.

Odberateľ:

  • Aktualizovať – Aktualizovanie údajov. Môže sa stať, že ste vystavili faktúru v čase, keď ste ešte nemali všetky údaje. Ak ich neskôr zapíšete do firmy, tu by sa automaticky neobjavili. Týmto tlačidlom ich aktualizuje na aktuálne hodnoty.
  • Osoba – Vyber odberateľa z databázy osôb.

Konečný príjemca:

  • Aktualizovať – Aktualizovanie údajov. Môže sa stať, že ste vystavili faktúru v čase, keď ste ešte nemali všetky údaje. Ak ich neskôr zapíšete do firmy, tu by sa automaticky neobjavili. Týmto tlačidlom ich aktualizuje na aktuálne hodnoty.
  • Pobočka – Upresnenie pobočky, ktorá je príjemcom.
  • Osoba – Vyber odberateľa z databázy osôb.

V zastúpení:

  • Toto je špeciálne pole, ktoré umožňuje pridať na vytlačenú faktúru aj informáciu o zastúpení. Na faktúre sa vytlačí iba vtedy, aj je v poli V zastúpení nejaký text.
  • Adresa – Do zvyšných polí je možné vyplniť adresu zastúpenej firmy.

 

Help Guide Powered by Documentor
Suggest Edit