Manuál IS Optivus

Pomocou archivácie môžete vyraďovať spisy po uplynutí ich archivačnej lehoty. Spôsob archivácie stanovuje zákon 359/2002 Z.z. Pri archivácii si treba uvedomiť, že obvykle uplynie niekoľko rokov od založenia spisu, kým ho reálne môžete vyradiť. Presnú lehotu archivácie si stanovujete v registratúrnom pláne (Číselníky/Spisy/Registratúrny plán…).

Zákon stanovuje:

• Musíte archiváciu vykonať minimálne raz za 5 rokov.
• Spisy môžete vyradiť až potom, ako vám to potvrdí štátny archív.

Pri archivácii je dobré postupovať podľa nasledovného postupu:

• Bežná administratívna firma nevytvára archívne dokumenty, ktoré by archív mohol potrebovať. Nemôžete ale spisy vyradiť bez ich súhlasu.
• Vykonávajte archiváciu raz ročne. Umožní vám to zbaviť sa nepotrebných spisov a všetkých naviazaných údajov. Zrýchli sa odozva systému, pretože vymažete množstvo nepotrebných dát.
• Každý rok zavediete jeden zápis do archivácie.
• Vytlačíte potrebnú dokumentáciu (3 ks) a zašlete ju do archívu.
• Po kladnej odpovedi vyradíte prislúchajúce spisy.

Príkazom menu Spisy/Vyraďovanie spisov… zobrazíte dialóg, v ktorom môžete archivovať.

Pred prvým použitím vyplňte niekoľko údajov, ktoré sa použijú na výstupoch. Program si ich zapamätá pre ďalšie použitie.

• Adresa archívu – Vyplňuje sa adresa archívu, ktorý je vo vašom okolí. Kliknutím na hypertext sa zobrazí stránka so zoznamom adries archívov, odkiaľ si údaje môžete prekopírovať.
• Registratúrny poriadok – Vyplníte názov registratúrneho poriadku alebo len číslo. Presné znenie závisí od situácie vo vašej organizácií.
• Z roku – Vyplníte rok, kedy bol registratúrny poriadok schválený.

Potom stlačením tlačidla Pridať… zobrazíte dialóg na výber roku archivácie.

V zozname sa objavia roky, ktoré možno začať vyraďovať. Ku každému roku je zobrazený aj počet spisov, ktoré v danom roku ukončili obdobie archivácie a možno ich vyradiť. V skutočnom živote budete vidieť roky, ktoré sú v minulosti oproti aktuálnemu dňu. Prvé roky sa objavia až niekoľko rokov od začiatku používania programu, závisí to od nastavenia v registratúrnom pláne.

Roky, ktoré ste už vyradili sa v zozname neobjavia. Pokiaľ budete túto činnosť robiť raz ročne, vždy na začiatku nového roka sa v zozname objaví jedna položka.

Po stlačení tlačidla OK sa zobrazí dialóg, ktorý umožňuje vytlačiť všetku dokumentáciu a vyradiť spisy.

Na dialógu vidíte základné informácie o vyraďovaní dokumentov. Vidíte vlastné meno a dátum, kedy ste tento dialóg otvorili. Na dvoch záložkách vidíte zoznamy spisov. Sú rozdelené na:

• Spisy bez príznaku A – Nemajú archívnu hodnotu pre štátny archív a budú sa môcť bez problémov vyradiť.
• Spisy s príznakom A – Štátny archív môže prejaviť záujem a vtedy bude potrebné tieto spisy im odovzdať.

Tromi tlačidlami si vytlačíte dokumentáciu. Tú je potrebné zaslať do štátneho archívu. Pokiaľ ste správne vyplnili údaje na úplne prvom dialógu, máte v tejto chvíli všetky potrebné podklady a môžete tlačiť.

• Návrh – Vytlačíte návrh na vyradenie spisov.
• Zoznam – Vytlačíte prvú prílohu k návrhu, ktorá obsahuje prehľad o vyraďovaných spisoch bez príznaku A.
• Zoznam A – Vytlačíte druhú prílohu k návrhu, ktorá obsahuje prehľad o vyraďovaných spisoch s príznakom A.

Teraz musíte počkať na vyjadrenie archívu. Stlačte tlačidlo OK a uložte si nastavenie. Keď vám zašlú stanovisko, že môžete spisy vyradiť, pokračujete posledným krokom. Ak prejavia záujem o niektoré dokumenty, musíte si presný postup odovzdania dohodnúť s nimi a až potom môžete pokračovať posledným krokom.

Posledným krokom je vyradenie záznamov. Vyhľadajte si tento uložený záznam a zaškrtnite položku Som si istý. Jej zaškrtnutie vám sprístupní tlačidlo Vyradiť. Po jeho stlačení si program ešte overí, či sa môže pokračovať a potom nasleduje vymazanie všetkých príslušných záznamov. Vymažú sa spisy a prislúchajúce úlohy a termíny. Dokumenty sú skladované mimo databázy v osobitných súboroch, vymažú sa aj tie. Po úspešnom vyradení sa v zozname objaví informácia o tom, kto a kedy tieto záznamy vyradil.