Manuál IS Optivus

Zobrazujú sa údaje z turniketu. Turniket je samostatne spustiteľná aplikácia (opttime.exe), ktorá umožňuje presné sledovanie odchodov a príchodov. Používa sa v prostredí, ktoré nie je založené na dôvere. Turniket umožňuje vyplniť iba vybrané údaje. Zo sledovaných údajov sa automaticky vypracúvajú záznamy do dochádzky.

Ovládanie turniketu je maximálne jednoduché. Pozostáva z nasledovných krokov:

• Vloží sa prihlasovacie meno a stlačí sa Enter.
• Vloží sa heslo a stlačí sa Enter.
• Vloží sa popis prerušenia (nie je nutný).
• Stlačí sa F1 až F7 a tým sa vyberie typ činnosti.

Potom je program pripravený na vloženie ďalších údajov a kurzor bliká v poli meno.

Základné typy sú Príchod a Odchod. Vyznačujú začiatok a koniec pracovnej doby. Po príchode do práce sa vyznačí príchod a pri odchode odchod.

Počas pracovnej doby môžu nastať prerušenia. Prerušenia rozdeľujeme na:

• Súkromné – Obed, Súkromne. Tieto prerušenia sa odrátajú od pracovného času.
• Služobné – Služobne, Lekár, Doprovod. Tieto prerušenia sa zarátajú ako súčasť pracovného času.

Po návrate z prerušenia je potrebné zadať ako typ Príchod. Časový interval medzi prerušením a nasledovným príchodom sa berie ako základ pre ďalší výpočet. Špeciálnym prípadom sú prerušenia ku koncu pracovnej doby. Vtedy sa môže stať, že zamestnanec poobede odíde na služobné prerušenie a už sa nevráti. Vtedy program automaticky použije čas 16:30 ako čas, kedy sa skončila pracovná doba a automaticky doplní príchod do práce na 16:30 a hneď na to odchod z práce.

Samotný prepočet týchto údajov do kalendára dochádzky postupuje nasledovne:

• V danom dni sa vyhľadá začiatok a koniec pracovnej doby. To sa použije ako vonkajšia obálka pracovného času.
• V tomto intervale sa vyhľadajú všetky prerušenia av závislosti na ich charaktere sa odpočítajú od pracovného času, alebo sa do neho zahrnú.
• Pokiaľ vložené údaje nezodpovedajú tomuto modelu, je potrebné ich doplniť do kalendára dochádzky ručne.

Z turniketu môžete získať aj štatistiku. V IS Optivus sa prepnete na záložku Dochádzka, tam na Turniket, vyberiete pomocou filtra požadované obdobie a použijete funkciu Výstupy/Štatistika z turniketu. Získate výstup, kde vidíte počty jednotlivých prerušení a spočítanú dĺžku v hodinách.

Dochádzka bežných užívateľov

V nastavení má odškrtnutú položku Môže pracovať nočné smeny.

Pri odchode sa vypočíta dochádzka a program sa snaží v danom dni nájsť najnižší príchod a najvyšší odchod. Medzi nimi spočíta dochádzku a odráta všetky prerušenia. Výsledok zapíše do kalendára dochádzky.

Dochádzka užívateľov, ktorí pracujú cez polnoc

V nastavení má zaškrtnutú položku Môže pracovať nočné smeny.

Pri odchode sa program vráti v čase 20 hodín naspäť. Od toho okamihu sa približuje ku odchodu. Ako náhle nájde prvý príchod, poznačí ho medzi týmito dvomi časmi vypočíta dochádzku. Ak to vychádza na nočnú smenu, poznačí to ako dochádzku v predchádzajúcom dni s prechodom do nasledovného dňa.

Turniket ako automatické sledovanie príchodu a odchodu

V sieťovom prostredí možno využiť turniket na automatické vyplnenie príchodu a odchodu zo zamestnania. Vychádza sa pritom zo skutočnosti, že pri príchode sa počítač spustí a pri odchode vypne. Aby toto bolo možné realizovať, musí sa používať server so správou užívateľov, ktorý umožňuje spúšťať pri prihlásení a odhlásení užívateľa skripty.

Je potrebné nastaviť dva skripty pre každého užívateľa:

• Logon – Spustí sa pri prihlásení užívateľa. exe /uid:XX /enter
• Logof – Spustí sa pri odhlásení užívateľa. exe /uid:XX /exit

XX je identifikačné číslo užívateľa a nájdete ho na dialógu s nastavením užívateľa (Súbor/Užívatelia…, vybrať užívateľa v položke UID).

Správne nastavenie si môžete skontrolovať spustením programu rsop.msc v položke User configuration/Windows settings/Scripts/Logon a Logof.

Mechanizmus spúšťania funguje nasledovne:

• V daný deň sa do úvahy berie iba prvé spustenie počítača a zaznamená sa ako príchod.
• V daný deň sa berie do úvahy iba posledné vypnutie počítača a zaznamená sa ako odchod. V tom okamihu sa aj dopočíta dochádzka a zapíše sa do kalendára.
• Toto zabezpečuje, že je možné v priebehu dňa pokojne počítač viackrát vypnúť a stále budú zaznamenané správne intervaly príchodu a odchodu.

Pokiaľ použijete toto nastavenie, musíte ešte užívateľovi zabrániť v modifikácii svojej dochádzky. To urobíte cez Súbor/Nastavenie programu… v položke Práva užívateľov/Dochádzka/Príchod a odchod ovláda turniket. Po aktivovaní tejto voľby nebude môcť užívateľ zmeniť v module dochádzka príchod a odchod. Tieto hodnoty sa vyplnia podľa údajov z turniketu aj v prípade, že sa daný deň vymaže.

Turniket s povinnosťou vyplniť popis prerušenia

Ak sa nastaví Globálne nastavenie/Turniket/Popis prerušenia je povinný, program pri prerušení typu služobné a súkromné kontroluje vyplnenie poľa Popis. Sem je potrebné vyplniť dôvod daného prerušenia.

Turniket s povinnosťou vyplniť osobu, ktorá povolila prerušenie

Ak sa nastaví Globálne nastavenie/Turniket/Popis prerušenia je povinný, program pri prerušení typu služobné a súkromné kontroluje vyplnenie poľa Schválil. Vyplňuje sa meno zodpovednej osoby, ktorá dané prerušenie povolila tomu zamestnancovi, ktorý sa vyznačuje prerušenie do turniketu.

Služobný príchod

Túto funkciu je možné použiť iba ak sa nastaví Globálne nastavenie/Turniket/Povolenie služobného príchodu. Potom je možné prísť do zamestnania aj neskôr a vyznačiť si, že od začiatku pracovnej doby (podľa Práva užívateľov/Dochádzka/Turniket/Začiatok pracovnej doby) bol užívateľ na služobnej ceste (obvykle kratšej). Funkcia vytvorí nasledovné zápisy (príklad):

• 8:00 Príchod do práce
• 8:00 Odchod služobne
• 9:00 Príchod do práce

Dôležité je, že pracovnú dobu musí nastaviť administrátor. Nastavenie, ktoré si môže robiť samotný užívateľ pre uľahčenie práce v dochádzke sa v tomto prípade ignoruje. Nastavenie je možné urobiť alebo pre celú skupinu zamestnancov, alebo aj individuálne.

Dovolenka

Vyznačenie dovolenky, ktorá sa začína nasledovným pracovným dňom. Program si potom vypýta počet dní dovolenky a vyznačí ich v dochádzkovom kalendári. Túto funkciu je možné použiť iba ak sa nastaví Globálne nastavenie/Turniket/Povolenie vyplnenia dovolenky.

Celodenná služobná cesta

Vyznačenie služobnej cesty, ktorá sa začne nasledovný pracovný deň a trvá až do najbližšieho príchodu do práce. Príchod je potrebné vyplniť opäť cez turniket. Túto funkciu je možné použiť iba ak sa nastaví Globálne nastavenie/Turniket/Povolenie celodennej služobnej cesty.

Funguje to nasledovne. Pri štarte programu si turniket načíta začiatok a koniec pracovnej doby pre každého zamestnanca. Potom ak niektorý zamestnanec vyznačí celodennú služobnú cestu, program si to poznačí a od nasledovného pracovného dňa začne vypĺňať (príklad):

• 8:00 Príchod do práce – Vyplní sa to až v +1:00, aby program poskytol užívateľovi dostatok času na príchod do zamestnania a prerušenie automatického vyznačovania
• 8:00 Odchod služobne
• 16:30 Príchod do práce
• 16:30 Odchod domov

Automatické obedy

Funkcia umožňuje riešiť nasledovnú situáciu. Ráno cez turniket prídu do zamestnania robotníci. Majú nárok na obed a obedujú niekde v areáli. Aby nemuseli chodiť ku turniketu, možno nastaviť, že sa im automaticky v čase obeda zapíše prestávka na obed. Túto funkciu je možné použiť iba ak sa nastaví Globálne nastavenie/Turniket/Povolenie automatického zapisovania. Každý potom ešte musí mať správne vyplnenú prestávku na obed v Práva užívateľov/Dochádzka/Turniket/Má obedňajšiu prestávku a Práva užívateľov/Dochádzka/Turniket/ Automaticky vyznačiť obed.

Potom program automaticky vyznačí prestávku bez toho, aby dotyčný musel prejsť cez turniket.

Necitlivosť na príchody a odchody

Funkcia umožňuje riešiť nasledovnú situáciu. Ráno cez turniket prídu zamestnanci. So zamestnávateľom majú dohodnutú určitú toleranciu na príchody a odchody. Takže keď prídu o čosi skôr alebo neskôr, obe strany sa tvária, že prišiel zamestnanec presne. A presne toto možno nastavením necitlivosti riešiť.

Túto funkciu je možné použiť iba ak sa nastaví Globálne nastavenie/Turniket/Povolenie automatického zapisovania. Každý potom ešte musí mať zaškrtnuté Práva užívateľov/Dochádzka/Turniket/Necitlivosť príchodov a odchodov. Nastavujú sa štyri hodnoty. Prvé dve sa týkajú príchodu. Druhé dve odchodu. Treba pozorne čítať sprievodný text pri nastavovaní, kde je presne vysvetlené, ktorá hodnota čo znamená.

Ako nastaviť urýchlenie štartu programu

Aby program štartoval rýchlejšie, urobte v nastavení tieto zmeny:

• Nastavte Globálne nastavenie/Turniket/Pri štarte uzatvoriť predchádzajúce dni na hodnotu Nie. Program pri štarte neuzatvorí dochádzku v predchádzajúcich dňoch.
• Na uzatvorenie dochádzky v predchádzajúcom dni použite spustenie programu s parametrom opttime.exe /polnoc. Toto spustenie programu s parametrom si umiestnite na svoj server, kde ho nastavte ako plánovanú úlohu. Čas spustenia nastavte na 02:00. To je vhodný čas na to, aby ste mali istotu, že v programe už nik nepracuje. Čas musíte nastaviť po polnoci, pretože uzatváranie sa riadi aktuálnym dátumom a podľa neho sa snaží uzatvoriť každému užívateľovi dochádzku za -1 až -7 dní.

Kedy sa uzatvorí predchádzajúci deň

Uzatvorenie predchádzajúceho dňa je podmienené tým, aby cez softvérový turniket bolo v danom dni zapísané v dochádzke:

• Príchod
• Odchod – F4 služobne, F5 súkromne, F6 k lekárovi alebo F7 doprovod k lekárovi

V tomto prípade si program vyhľadá, kedy má daný užívateľ nastavený odchod domov a do dochádzky doplní dva záznamy na danú hodinu.

• Príchod
• Odchod (domov F2)