Manuál IS Optivus

1. Menu: Firmy/Nová firma…
2. Ikona: na lište ikon
3. Klávesová skratka: Ins
4. Tlačidlo Z Finstat.sk (iba od verzie 5.xx)

Funkcia zobrazí dialóg novej firmy, kde môžete vyplniť rôzne údaje o firme. Vpísaním časti názvu firmy a následným stlačením tlačidla  „Z Finstat.sk“ môžete vybrať príslušnú firmu z ponúknutého zoznamu. Všetky známe údaje sa doplnia automaticky z databázy Finstat.sk. Novú firmu zapíšete do zoznamu tlačidlom OK. Tlačidlom Zrušiť sa nová firma nezapíše.

Na dialógu sa vypĺňajú základné informácie o firme a na niekoľkých záložkách doplňujúce informácie.

Základné informácie

• Názov – Názov firmy. V prípade názvov, ktoré by komplikovali hľadanie (napr. názvy začínajúce na Ing.) si tento názov upravte a originálny názov vložte do položky Názov podľa OR. Potom sa vám bude ľahko hľadať, firma bude dobre zoradená v programe a na faktúre bude uvedený správny názov firmy.
• Firemná adresa – Toto je najbežnejšie používaná adresa. Sem sa uvádza oficiálna adresa firmy podľa obchodného registra. Táto adresa bude použitá na všetkých oficiálnych dokumentoch, ktoré môžete v programe vytvoriť (napr. na faktúre).
  • Ulica – Ulica firmy.
  • PSČ – Poštové smerovacie číslo. Ak ho vyplníte ručne, program z číselníka doplní automaticky mesto. Program rozozná PSČ v tvare XXXXX a XXX XX. Ak takéto číslo nepozná, môžete ho do číselníka doplniť tlačidlom. V číselníku sa vypĺňa dvojica PSČ-Mesto. V programe je možné vyplniť aj poštovú adresu, ktorá obsahuje rovnaké položky.
• Poštová adresa – Pri niektorých firmách je rozdiel pri oficiálnej adrese a miestom, kde sa firma naozaj nachádza. Vyplnením tejto položky môžete v knihe pošty vybrať, kam sa má v skutočnosti pošta odoslať (napr. PO Box).
• Fakturačná adresa – Pri niektorých firmách je rozdiel pri oficiálnej adrese a miestom, kam sa zasielajú faktúry. Vyplnením tejto položky môžete v knihe pošty vybrať, kam sa má v skutočnosti pošta odoslať (extrémne zriedkavý prípad).
• Štát – Implicitne je vyplnené Slovensko.
• Telefón, Klapka, Fax, Mobil – Všetky údaje sa týkajú telefonovania s firmami.
• E-mail – Adresa na zasielanie mailov. Program automaticky dopĺňa do adresy ťažko zapísateľné znaky @ a na koniec ponúka koncovku .sk. Po vpísaní textu sa objaví v popise poľa hypertext, ktorým sa dá daná adresa otvoriť v dialógu na odoslanie elektronickej pošty. Je možné vložiť aj viac e-mailových adries, ktoré je treba oddeliť čiarkou. Prvá je považovaná za prioritnú, ostatné použije integrátor na rozoznanie došlej pošty.
• WWW – Adresa firemnej stránky. Po vpísaní textu sa objaví v popise poľa hypertext, ktorým sa dá otvoriť príslušná stránka v prehliadači.
• GPS – GPS súradnice firmy.
• Dôležitá firma – Tieto firmy budú v zozname vyznačené tučným písmom.
• Dočasná firma – Pole je vyplňované automaticky podľa filtra v poli Skupina. Ak je tam nastavené Dočasní, bude táto hodnota zaškrtnutá. Odškrtnutím poľa preradíte firmu medzi zákazníkov.
• Zrušená firma – Ak nejaká firma prestane existovať, takto ju označíte.
• Regióny – Výberom regiónu z číselníka zadelíte firmu. Podľa tejto položky môžete potom filtrovať.
  • Kraj – Výber z číselníka krajov.
  • Okres – Výber z číselníka okresov.
  • Vlastný – Výber z vlastného číselníka.
• Referent – Každú firmu môže spravovať niektorý zamestnanec. Nastavením referenta, tomuto zamestnancovi automaticky prichádzajú oznamy o zmenách, ktoré vo firme vykonali ostatní zamestnanci.
• Záznam vložený – Tento údaj nemožno upravovať. Predstavuje hodinu a deň, kedy bol tento záznam vytvorený.
• Kategórie – Na výber je zaškrtávacie pole, kde možno zaškrtnúť viac položiek. Všetky položky sú preberané z číselníka. Kliknutím pravým tlačidlom myšky sa zobrazí ponuka Zobraziť všetky firmy v kategórií… Po jej stlačení sa zobrazí dialóg, kde si môžete skontrolovať jednotlivé kategórie firiem.

Obchod

• IČO, DIČ, IČ DPH, Forma, Názov podľa OR, Údaje z OR, Číslo účtu, IBAN – Vyplňujú sa položky ekonomického typu. Firma môže mať vyplnených aj viac účtov. Vtedy je možné tieto údaje vybrať pri vystavovaní faktúry.
  • Na účte možno nastaviť jeho spárovanie so zahraničnou menou.. Ak máte viac firemných účtov a používate ich vtedy, keď vystavujete faktúru v inej mene, môžete každý účet označiť danou menou. Na dialógu účtu je pomocné tlačidlo, ktorým si vyplníte menu z pripraveného zoznamu. Môžete ju vyplniť pre jednu menu (napr. USD), ale aj pre viac mien (napr. USD, GBP). Vtedy vytvorte zoznam oddelený čiarkami. Ak potom vystavíte faktúru v zahraničnej mene a nájde sa zhoda s niektorým účtom, ten účet sa automaticky nastaví aj na faktúre. Podobne to funguje aj na ponuke a prijatej objednávke.
• EAN – Toto je čiarový kód, ktorý je pridelený na firmu. Predpokladá sa použitie v takej podobe, že má firma pridelený takýto kód a je to vytlačené na papieri. Kód môže byť potom odovzdaný samotnej firme, ktorá sa s ňou prezentuje pri komunikácií s vašou firmou. Napríklad pri predaji na fiskálnej pokladnici. Alebo sú kódy vytlačené pre viac firiem na jednom papieri a používajú sa na rýchle vyhľadávanie medzi firmami.

• Doba splatnosti faktúry – V dňoch nastavená doba splatnosti pre konkrétnu firmu.
• Tolerancia splatnosti – Tolerancia splatnosti v dňoch, počas ktorej sa nepovažuje vystavená faktúra za nesplatenú po splatnosti. Takto možno na vybrané firmy, ktoré predstavujú kvalitných zákazníkov nastaviť niekoľkodennú toleranciu, počas ktorej nefigurujú firmy v zozname neplatičov.
• Zľava na faktúre – Špeciálna zľava pre konkrétnu firmu pri vystavovaní faktúry.
• Mena – Implicitná mena na faktúre.
• DPH – Zákazníkovi na faktúre bude pripočítaná štandardná DPH. Funkciu môžete odškrtnúť pri zahraničných zákazníkoch.
• Zľavové body – Zľavové body sú prideľované automaticky v rámci špeciálneho nastavenia programu.
• Kredit – Kredit na sumu vystavených faktúr. Na firmu potom dovolí mať len toľko vystavených faktúr, ktoré nie sú uhradené, koľko je nastavený kredit.
• E-mail pre faktúry – E-mail, na ktorý sa prioritne odosielajú faktúry.
• E-mail pre pridelenie spisu – Tento e-mail sa pridá do odoslaného e-mailu ku e-mailu, ktorý vyplýva na spise z priradenej osoby.
• E-mail pre vybavenie spisu – Tento e-mail sa pridá do odoslaného e-mailu ku e-mailu, ktorý vyplýva na spise z priradenej osoby.

Poznámka

• Do jediného poľa môžete umiestniť informácie, ktoré nie je možné vyplniť inde.

Pobočky

• Ku každej firme si môžete viesť zoznam pobočiek. V zozname vidíte základné informácie o každej pobočke. Tromi tlačidlami si môžete doplniť novú pobočku, zmeniť a vymazať.

Kontaktné osoby

• Ku každej firme si môžete viesť zoznam kontaktných osôb. So zoznamom môžete pracovať aj na samostatnej záložke Osoby na hlavnom okne. V zozname sú tučným písmom vyznačené najdôležitejšie osoby (obvykle konatelia). Ak má osoba e-mail, možno po kliknutí naň odoslať elektronickú poštu.
• Pridať – Týmto tlačidlom môžete pridať novú osobu. Podrobnosti sú uvedené v kapitole Osoby.
• Zmena – Týmto tlačidlom upravujete označenú osobu.
• Vymazať – Týmto tlačidlom vymažete označenú osobu.
• Presunúť – Tlačidlo slúži na presunutie osoby do druhej firmy. Funkciu využijete obvykle pri prechode daného človeka do novej firmy.
• Telefonát – Týmto tlačidlom môžete ku firme pridať nový kontakt. Ako osoba pri kontakte sa vyplní označená osoba. Funkcia urýchľuje značenie si kontaktov alebo aktivít, vykonaných s touto firmou. Podrobnosti sú uvedené v ďalšom texte.
• Mail – Tlačidlo slúži na odoslanie elektronickej pošty.

Kontakty

• Ku každej firme si môžete viesť zoznam kontaktov alebo aktivít. V zozname vidíte, čo sa s firmou dialo v predchádzajúcom období. Kto s kým komunikoval a o čom. Tlačidlami môžete upravovať tieto záznamy. Podrobnosti sú uvedené v kapitole Kontakty.

Pošta

• Vyplnené údaje z knihy pošta sa prenášajú na túto záložku. Podrobnosti sú uvedené v kapitole Kniha pošty.

História zmien

• Ku každej firme sa vedie história zmien. V zozname vidíte, kto z užívateľov vykonal aké zmeny.

Staré adresy

• V priebehu rokov sa môže firme zmeniť, alebo presťahovať na inú adresu. Program sleduje zmeny v poliach Názov, Ulica, PSČ a Mesto. Každú zmenu poznačí na túto záložku.

Dokumenty

• Zoznam dokumentov, ktoré boli priradené ku firme. Podrobnosti sú uvedené v kapitole Registratúra.