Manuál IS Optivus

1. Príkazom menu Spisy/Nový spis…
2. Stlačením ikony.
3. Stlačením klávesy Ins.

• Číslo – Číslo spisu je prideľované automaticky pre každý rok osobitne. Pokiaľ používate vlastné číslovanie, môžete toto svoje vlastné číslo vpísať do položky vedľa. Vlastné číslo nie je nijako kontrolované na duplicity.
• Registratúra – Ak máte zakúpenú aj registratúru, musíte každý spis označiť registratúrnou značkou. Za registratúrnou značkou sú uvedené lehoty archivácie. Archivácia sa začína vždy prvým dňom nasledovného roku. Ak je v registratúrnom pláne nastavený termín na vybavenie, program automaticky nastaví položku Termín podľa zadaného počtu dní. V prípade rozsiahlejšieho plánu si môžete pomôcť tlačidlom …, ktoré sa nachádza vedľa rozbaľovacej ponuky. Umožňuje pohodlné vyhľadanie pomocou filtra. Ak máte rozsiahly plán (nad 20 položiek) a vložili ste určité množstvo spisov (min. 100), program upravuje rozbaľovaciu ponuku, ktorá je zoradená podľa používanosti jednotlivých značiek.
• Názov – Názov spisu.
• Popis – Podrobnejší popis spisu. Stlačením ikony  (…) na ľavej strane sa zobrazí dialóg s ponukou z číselníka. Údaje sú usporiadané v tabuľke. Vyplnením príslušných polí sa tieto popisy prenesú, každý do samostatného riadku. Pole popis je určené na písanie textu, ale použitím tejto pomôcky budú údaje v tomto poli v štrukturovanej forme.
• Firma – Firma, ktorá je priradená ku spisu. Pre vnútorné spisy používajte vlastnú firmu, zákazníkov si označte osobitne. Administrátor môže nastaviť túto položku ako povinnú (Súbor/Nastavenie programu…/Spisy/Firma je povinná položka). Pohodlnejšie hľadanie firiem vám umožňuje tlačidlo …, ktoré sa nachádza vedľa rozbaľovacej ponuky. Tam máte k dispozícii aj filter.
• Zodpovedný – Osoba zodpovedná za spis – referent.
• Oddelenie – Oddelenie, ktoré je za spis zodpovedné. Program sem automaticky doplní oddelenie, na ktorom ste zaradení.
• Stav – Spis sa môže nachádzať v troch stavoch. Do rozpracovaného spisu možno robiť zmeny. Vybavený spis je medzistupeň. V uzavretom spise sa nedá nič zmeniť. Administrátor môže nastaviť, že radoví zamestnanci nemôžu uzatvoriť spis.
• Spôsob vybavenia – Pri vybavení spisu je možnosť vyplniť aj spôsob vybavenia. Číselník obsahuje štandardné spôsoby vybavenia. Ad acta je vybavenie spisu, s ktorým neviete urobiť nič iné a potrebujete ho nejakým spôsobom uzavrieť.
• Vytvorené – Dátum vytvorenia spisu.
• Termín – Termín predpokladaného plnenia spisu. Niektoré spisy majú tento termín stanovený v legislatíve. Ak sa jedná o spis s registratúrnou značkou, ktorá obsahuje aj lehotu vybavenia, nie je možné termín vymazať. Vtedy program automaticky doplní termín podľa registratúrnej značky.
• Termín2 – Druhý termín, ktorý nie je bližšie špecifikovaný. Môžete si tu sledovať doplňujúce dátumové údaje.
• Vyúčtované – Ak poskytujete služby zákazníkov, môžete si tu vyznačiť, že ste im zaslali faktúru.
• Uhradené – Ak vám zákazník zaplatil, môžete si to sem poznačiť.
• Kategórie – Každý spis možno označiť kategóriou. Podľa kategórie možno spisy aj filtrovať.

Na záložke Podrobnosti sa nachádzajú údaje, ktoré súvisia s fakturovaním a servisom. Údaje odtiaľto sa používajú na tlačových zostavách Preberací a odovzdávací protokol.

Objednávateľ:

• Objednávateľ – Objednávateľ úloh v spise.
• Kontaktná osoba – Kontaktná osoba z danej firmy. Ak sa osoba nenachádza v rozbaľovacom zozname, možno ju pridať stlačením tlačidla … Ku kontaktnej osobe vidíte jej najzákladnejšie údaje. Tlačidlom .. ich môžete upraviť.
• Pobočka – Bližšie spresnenie firmy, ak má aj pobočky.
• Fakturovať – Vyplňte ak sa líši adresa objednávateľa a fakturačná adresa.
• Dôležitosť – Výber z číselníka.

Preberanie tovaru (napr. servisné opravy):

• Prevzal – Zamestnanec vašej firmy, ktorý tovar prevzal.
• Doniesol – Zamestnanec z druhej firmy, kto tovar doniesol. Ak sa osoba nenachádza v rozbaľovacom zozname, možno ju pridať stlačením tlačidla …
• Dátum prevzatia – Dátum prevzatia tovaru.
• Odovzdal – Zamestnanec z vašej firmy, ktorý tovar odovzdal.
• Odniesol – Zamestnanec z druhej firmy, ktorý si tovar prevzal a odniesol. Ak sa osoba nenachádza v rozbaľovacom zozname, možno ju pridať stlačením tlačidla …
• Dátum odovzdania – Dátum odovzdania tovaru.

Kontrola:

• Preveril – Preveril v zmysle ISO.
• Schválil – Schválil v zmysle ISO.

Protistrana

Ako protistranu si možno do spisu doplniť odkazy na ďalšie firmy a osoby. Tieto firmy si možno aj označiť podľa číselníka protistrán. Môžete takto do spisu pridať napríklad odkaz na advokáta protistrany, alebo ďalšie súvisiace osoby.

• Tlačidlom Firma vložíte odkaz na konkrétnu firmu.
• Tlačidlom Osoba vložíte odkaz na konkrétnu osobu.
• Tlačidlom E-mail odošlete e-mail na označenú osobu.
• Tlačidlom Telefonovať sa zobrazí zoznam telefónnych čísiel z protistrany.

Uloženie spisu

• Pri ukladaní spisu do archívu si možno vyznačiť aj miesto jeho uloženia. Na to slúži číselník uloženia spisu, kde možno definovať miesto uloženia. Každé miesto má ako charakteristiky uvedené: miestnosť, regál, sekcia, polica, ukladacia jednotka. Pod pojmom ukladacia jednotka si predstavte škatuľu, do ktorej sa spisy vkladajú. Na začiatku nie je nutné vyplniť všetky položky. Dôležité je ale uviesť minimálne ukladaciu jednotku, pretože podľa nej ľahko identifikujete príslušnosť spisu. Takto možno ľahko označiť všetky spisy, ktoré vkladáte do danej škatule. Keď je škatuľa plná a umiestňuje sa na trvalé miesto, stačí už len správne doplniť jej polohu v číselníku a všetko sa automaticky upraví aj na spisoch aj vo filtri.

Tlačidlom Firma… si môžete zobraziť naviazanú firmu ku spisu.

Tlačidlom Telefonovať… môžete zavolať cez TAPI priamo na telefónne číslo kontaktnej osoby alebo zamestnancov firmy, ktorá je priradená ku spisu. Podmienkou je správne nakonfigurovanie TAPI (viď. príslušná kapitola).

Ďalšie funkcie spisu sú vysvetlené v nasledujúcich kapitolách