Manuál IS Optivus

1. Príkaz Registratúra/Nový dokument…
2. Použitím techniky“Drag and Drop“ – potiahnutím z desktopu alebo prieskumníka súborov
3. V otvorenom spise príkazom Nový dokument…
4. V knihe pošty v novej pošte zaškrtnutím Záznam do registratúry
5. Kópia – Registratúra/Nová kópia dokumentu

Zobrazí sa dialógové okno na pridanie nového dokumentu.

Na okne sa nachádzajú štyri záložky:

• Všeobecne – Základné informácie o dokumente
• Podrobnosti – O zmluvách a ISO
• Ochrana – Ochrana prístupu užívateľov
• Na vedomie – Odosielanie informácie o dokumente ostatným užívateľom

Všeobecne

• Číslo – číslo je pridelené automaticky každému dokumentu
• Verzia – Oonačuje číslo revízie dokumentu. Po vytvorení dokumentu má hodnotu 1. S každou revíziou sa číslo zodvihne o 1
• Plán – každý dokument musíte označiť registratúrnou značkou. Za registratúrnou značkou sú uvedené lehoty archivácie. Archivácia sa začína vždy prvým dňom nasledovného roku. Túto hodnotu nemožno zmeniť pri dokumentoch vkladaných do spisu. Tie preberajú značku zo spisu.
• Predmet– názov dokumentu
• Obsah – podrobnejší popis dokumentu. Sem uveďte informácie, ktoré vám pomôžu pri neskoršom hľadaní
• Vložil – autor dokumentu
• Vložené – kedy bol dokument vložený do programu
• Hypertext – dokument môžete doplniť hypertextovým odkazom. Pozor na to, že takto nič do systému nevložíte. Ak chcete dokumenty hľadať, treba ich skenovať alebo vložiť zo súboru.
• Firma – firma, ku ktorej je dokument viazaný. Dokumenty vkladané do spisu majú automaticky nastavenú firmu podľa spisu. Dokumenty z knihy pošty majú nastavenie podľa knihy pošty. Takto priradený dokument je prístupný aj prostredníctvom dialógu Firma.
• Osoba – osoba, ku ktorej je dokument viazaný.

Podrobnosti

• Typ – typ dokumentu podľa číselníka
• Odoslal – odosielateľ dokumentu
• Prijal – príjemca dokumentu
• Dátum podpisu – Dátum podpísania zmluvy
• Podpísal – Kto zmluvu podpísal za druhú stranu
• Dátum platnosti – Dokedy zmluva platí
• Vypracoval – Kto dokument vypracoval a kedy
• Preveril – Kto dokument preveril a kedy
• Schválil – Kto dokument schválil a kedy

Ochrana

• Chránený dokument – Zaškrtnutím sa dokument začína chrániť pred neoprávneným prehliadaním. Iba užívatelia spĺňajúci podmienky si môžu prehliadať jeho obsah. Kapitola Chránené dokumenty popisuje pravidlá ochrany.
• Oddelenie – Oddelenie, ktoré má prístup ku dokumentu. Implicitne sa doplní oddelenie užívateľa, ktorý dokument vkladá.
• Užívatelia – Zoznam užívateľov, ktorí majú k dokumentu prístup. Takto možno pridať aj užívateľov mimo povolenej skupiny.
• Zoznam autorizovaných užívateľov – Zoznam všetkých užívateľov, ktorí majú k dokumentu prístup. Zostavené na základe prístupových pravidiel.

Na vedomie

• Zoznam užívateľov – Zoznam užívateľov, ktorí dostanú oznam o dokumente
• Zoznam oddelení – Zaškrtnutím oddelenia sa v zozname užívateľov zaškrtnú všetci, ktorí patria na dané oddelenie. Odškrtnutím sa zase všetci užívatelia oddelenia odškrtnú
• Všetci – Stlačením tlačidla sa označia všetci užívatelia
• Nik – Stlačením tlačidla sa odškrtnú všetci užívatelia

Pridávanie je podmienené vyplnením registratúrneho plánu.

Doplňujúce funkcie:

• Dokumenty môžete aj skenovať. Skenovať možno iba do nového dokumentu stlačením tlačidla Skenovať… Môžete naskenovať aj viac stránok
• Tlačidlom Zo súboru… môžete pridať dokumenty, ktoré sa nachádzajú na disku. Môžete pridať aj viac súborov. Toto môžete využiť vtedy, ak vytvárate komplexnejšiu dokumentáciu, ktorá logicky patrí k sebe. Napr. text a sprievodné obrázky
• Tlačidlom Zobraziť… môžete zobraziť obsah vloženého dokumentu. Tlačidlo nie je prístupné počas vkladania dokumentu, dá sa použiť až pri nasledovnom otvorení dokumentu. Prístupné je len vtedy, ak dokument obsahuje nejaký vložený dokument
• Tlačidlom Revízia… môžete zmeniť vložený dokument. Podrobnosti popisuje osobitná kapitola