Manuál IS Optivus

Import z Excelu poskytuje dobrú možnosť, ako do programu importovať údaje, ktoré sú uložené v:

• Exceli – Ak si vediete zoznam firiem a osôb v tabuľke. Môžete aj použiť súbor xls, ktorý obsahuje pripravené stĺpce. Do týchto stĺpcov si prenesiete údaje, ktoré chcete importovať. Súbor je pripravený tak, aby bol import údajov jednoduchší.
• Inom formáte, ktorý vie Excel načítať – Mnohé programy vedia údaje exportovať do podoby XLS, alebo vie samotný program otvoriť mnohé typy exportovaných údajov.

V menu vyberte príkaz Nástroje/Import/Firmy a osoby cez excel … Zobrazí sa dialóg, pomocou ktorého môžete importovať údaje.

Vloženie údajov

Údaje môže vložiť z dvoch zdrojov:

• Zo schránky – V Exceli otvoríte príslušnú tabuľku a označíte bunky, ktoré chcete importovať. Po stlačení tlačidla sa prenesú do tabuľky. Excelovskú tabuľku načítate zo súboru import_vzor.xls, ktorý sa nachádza v adresári Optivus v podadresári Import. Do tejto tabuľky vyplňte údaje podľa predpísaného vzoru. Potom všetky údaje označte a skopírujte do schránky. V optivuse použijete možnosť – Zo schránky.
• Paradox – Môžete otvoriť aj ľubovoľný databázový súbor z BDE (Borland Database Engine). Mnohé staršie programy na našom trhu používajú tento formát na ukladanie svojich údajov. Podmienkou úspešného otvorenia takéhoto súboru je inštalácia BDE. Pokiaľ používate program, ktorý s takýmito údajmi pracuje, BDE máte už nainštalované z neho.

Čistenie údajov

Importované údaje obvykle obsahujú množstvo chýb. Preto máte možnosť tieto chyby pred importom opraviť.

• Vyčistiť medzery – Odstráni v každej bunke nadbytočné medzery. Výraz „ nadbytočné    medzery    “ upraví na „nadbytočné medzery“.
• Vymazať riadok – Funkciou môžete odstrániť nadbytočný riadok. Do zoznamov sa často dostanú riadky, ktorých obsah je z nejakého dôvodu poloprázdny a nechcete ho importovať. Touto funkciou ho odstránite.
• Vymazať stĺpec – Touto funkciou môžete odstrániť stĺpce, ktoré nemajú alternatívu v programe Optivus.
• Rozdeliť obsah podľa – Rozdelenie bunky podľa určitého znaku. Funkciu využijete pri rozdeľovaní telefónnych čísiel, ktoré bývajú obvykle vkladané v takejto podobe. V programe Optivus môžete mať pri firme tri telefónne čísla a ku osobe dve telefónne čísla. Touto funkciou si rozdelíte stĺpec na dva alebo na tri a označíte ich príslušným stĺpcom v programe Optivus.
• Kópia stĺpca – Kópiu stĺpca využijete pri zoznamoch, kde sú osoby vo firmách, alebo len osoby. Keďže nie je možné jednoducho rozhodnúť, ktoré telefónne čísla kam patria, rozdelíte si stĺpec na dva. Jedny čísla priradíte ku firme, druhé ku osobe. Program potom pri importe rozozná, že našiel osobu alebo len firmu a podľa toho si zoberie telefónne čísla z jedného alebo druhého stĺpca.

Označenie stĺpcov

Pomocou tejto funkcie môžete priradiť importované stĺpce do príslušných tabuliek v programe Optivus. Jednotlivé stĺpce sú rozlíšené predponou. Predpona F označuje stĺpce firmy. Predpona O označuje stĺpce osoby.

Import

Stlačením tlačidla Importovať sa prekopírujú údaje. Spôsob kopírovania je ovplyvnený niekoľkými parametrami.

• Kategória – Automaticky bude vytvorená kategória, do ktorej budú priradené všetky importované osoby a firmy. Potom možno v programe túto kategóriu vybrať vo filtri a upraviť importované firmy.
• Ignorovať prvý riadok – V prvom riadku sa obvykle nachádzajú názvy stĺpcov.
• Nenastavené do poznámky – Všetky údaje, ktoré nemali priradený príslušný stĺpec z Optivusu sa vložia do poznámky na samostatný riadok. Takto sa nestratia ani údaje, ktoré sa sledovali predtým.

Pri importe program postupuje tak, že sa snaží rozoznať, či sa jedná o osobu alebo o firmu. Podľa toho automaticky vytvorí príslušné záznamy. Firma je rozoznávaná na základe názvu a mesta. Osoba je rozoznávaná na základe mena a priezviska.