Manuál IS Optivus

Ak potrebujete odoslať E-mail skupine svojich firiem, použite funkcie hromadného mailingu. Vyfiltrujte si želanú skupinu firiem a použite niektorú z nasledovných funkcii:

• Výstupy/E-mail/Všetky firmy a osoby… – Zo zoznamu sa vyberú všetky firmy a všetky osoby, ktoré majú vyplnený E-mail. Vymazané osoby sú ignorované.
• Výstupy/E-mail/Vybrané firmy… – Zo zoznamu sa vyberú iba firmy, ktoré majú vyplnený E-mail.
• Výstupy/E-mail/Kontaktná osoba… – Vyberie sa kontaktná osoba označenej firmy. Vymazané osoby sú ignorované.
• Výstupy/E-mail/Osoby označenej firmy… – Vyberú sa všetky osoby označenej firmy, ktoré majú vyplnený E-mail. Vymazané osoby sú ignorované.
• Výstupy/E-mail/Všetky kontaktné osoby… – Vyberú sa len kontaktné osoby všetkých firiem, ktoré majú vyplnený E-mail. Vymazané osoby sú ignorované.
• Výstupy/E-mail/Sprievodca hromadným odoslaním e-mailu… – Špecializovaný sprievodca, ktorý vás prevedie vytvorením e-mailu.

Funkcia odošle E-mail iba tým, čo majú vyplnenú e-mailovú adresu. Kontroluje sa vyplnenosť a v prípade chýb program zobrazí hlásenie o firmách alebo osobách, ktoré nemajú vyplnený E-mail. Vymazané osoby sa program snaží nepoužívať.

Sprievodca hromadným odoslaním e-mailu

Sprievodca užívateľa postupne prevedie cez niekoľko obrazoviek, na ktorých možno v zjednodušenej podobe nastaviť rôzne parametre. Sprievodca sa snaží vytvoriť e-mail, ktorý sa bude odosielať cez hromadný mailing. Na to je potrebné, aby bola nastavená v programe položka Práva užívateľov/Oznamy/Hromadné mailovanie.

• Výber spisu – Implicitne neponúka žiaden spis, ale ak chcete kontakty zapísať hromadne do spisu, alebo chcete odosielať prílohy, je vhodné nejaký spis k mailingu priradiť. Spis je možné vybrať iba spomedzi rozpracovaných spisov, pretože do vybraného spisu sa budú zapisovať informácie na záložku Kontakty.

• Adresáti – Na výber sú tri možnosti. Alebo postupujete podľa kategórií, alebo sa použije výber z toho, čo je vyfiltrované v hlavnom okne. Kategória môže použiť iba firmy, alebo firmy a osoby. Implicitne je vybrané firmy a osoby. Výber kategórie nijako nesúvisí s výberom firiem na hlavnom okne, jediným merítkom je príslušnosť k danej kategórií. Ak zaškrtnete viac kategórií, program použije logické OR medzi nimi a do výsledku zahrnie firmy, ktoré sa nachádzajú v hociktorej označenie kategórií. Môžete použiť aj kategóriu na zakázanie odoslania niektorých e-mailov. To využijete vtedy, keď si do špeciálnej kategórie dávate všetkých, ktorí napríklad odmietli zasielanie hromadného mailingu. Takto zabezpečíte, aby ste ich omylom neposlali znovu.

• Predmet – Tu sa vyplní telo e-mailu. E-mail môže byť alebo textový, alebo je vo formáte HTML. Ako vytvárať e-maily nájdete popísané v kapitole Spisy/Odosielanie dokumentov zo spisu. Nájdete tam informácie o tom, v akých programoch sa dajú vytvárať HTML e-maily a ako je možné používať premenné na nahradzovanie mien v každom e-maile.

• Prílohy – Ak je ku e-mailu treba priložiť prílohy, vyberajú sa na tejto záložke. Z disku možno pridať dokumenty hocikedy, zo spisu iba vtedy, ak bol spis priradený v prvom kroku.

• Kontrola – Dôležitým bodom je kontrola. Na záložke vidíte základné parametre e-mailu. Je vhodné tlačidlom Odoslať kontrolný e-mail na seba odoslať skúšobný e-mail. Skúšobných e-mailov môže byť viac, každý sa píše do samostatného riadku. Potom môžete alebo začať hneď odosielať tlačidlom Odoslať, alebo prejdete tlačidlom Zatvoriť sprievodcu a pokračovať v tvorbe e-mailu do dialógu na odosielanie e-mailu zo spisu. Pred odoslaním je vhodné skontrolovať, či e-maily nie sú príliš veľké. Všetky informácie o konkrétnom e-maile máte uvedené v sumarizačnom poli. Týka sa to najmä e-mailov vo formáte HTML, ktoré môžu obsahovať obrázky, ktoré zväčšujú celkovú veľkosť e-mailu.