Manuál IS Optivus

Pomocou filtrovania môžete sústrediť svoju pozornosť len na úzku skupinu spisov. Filter sa nachádza v ľavej časti programu. Filtrovať môžete nasledovné položky:

• Filter – Pri vpisovaní do ostatných polí filtra sa táto voľba automaticky zaškrtne. Indikuje, že je filter zapnutý. Slúži aj na rýchle vypnutie filtra, keď sa chcete vrátiť do pôvodného stavu bez filtra.
• Stav – Možnosti sú: všetky, rozpracované, vybavené alebo uzavreté. Implicitne sú filtrované rozpracované spisy.
• Moje spisy – Zobrazia sa iba vami vytvorené spisy.
• Číslo – Filtruje sa podreťazec v čísle spisu.
• Názov – Filtruje sa podreťazec v názve spisu.
• Popis – Filtruje sa podreťazec v poli popis, poznámka a použité diely.
• Značka – Filtrovanie podľa registratúrnej značky.
• Kategória – Filtrovanie podľa kategórie spisu.
• Firma – Filtrovanie podľa priradenej firmy. Ak je v zozname priveľa firiem, môžete firmu nájsť aj cez funkciu menu Filter/Firma…, kde je možné hľadať pohodlnejšie.
• Zodpovedný – Zobrazia sa iba spisy, priradené označenej osobe. Implicitne sa zobrazujú všetky spisy.
• Od-Do – Filtruje sa rozpätie na termín spisu. Ako pomôcka k nastavovaniu obvyklých rozpätí slúžia príkazy v menu Filter.
• Moje úlohy – Zobrazia sa iba spisy, ktoré obsahujú úlohy pre vás.
• Moje nesplnené – Zobrazia sa iba spisy, ktoré obsahujú iba nesplnené úlohy pre vás.
• Nie sú vyúčtované – Zobrazia sa iba spisy, ktoré doteraz neboli vyúčtované.
• Súvisí so mnou – Zobrazia sa spisy, ktoré ste: vytvorili, ste zodpovední, máte v nich úlohu alebo spis alebo dokument.
• Súvisí s oddelením – Náročný filter, ktorý zobrazí všetky spisy, ktoré súvisia s vašim oddelením. Filter je určený pre vedúceho oddelenia, ktorý takto vidí všetky spisy, ktoré súvisia s jeho zamestnancami.
• Vo firme – Priame hľadanie podreťazca v názve pripojenej firmy.
• Mesto – Vyhľadanie spisov, ktoré sú spojené s danou firmou.
• Ochrana – Filtrovanie podľa nastavenej ochrany spisu. Možno takto získať zoznam chránených dokumentov.
• Mám prístup – Náročnejší filter, ktorý overuje, či máte prístup k danému spisu. Ak ho chcete použiť, tak by mal byť zoznam spisov z iných filtrov čo najmenší. Ináč budete čakať na výsledok niekoľko sekúnd. Filter je prístupný iba vtedy, ak si ho povolíte v Súbor/Nastavenie programu v položke Personálne nastavenie/Spisy/Rozšírené filtrovanie.
• Vytvoril – Filtrovanie podľa zamestnanca, ktorý daný spis vytvoril.
• Uloženie – Filter podľa miesta uloženia.
• Vybavenie – Filtrovanie podľa spôsobu vybavenia.
• Vl. Číslo – Filtruje sa podreťazec vo vlastnom čísle spisu.