Manuál IS Optivus

Záložka Dokumenty slúži na vkladanie dokumentov registratúry. Podrobnosti nájdete v príručke pre registratúru. Možnosti záložky (niektoré funkcie sú prístupné iba prostredníctvom menu pravej myšky) sú:

• Nový
  • Pridať – Pridanie nového záznamu. V prípade potreby možno tento dokument naskenovať.
  • Pridať súbor – Pridanie záznamu, ktorý obsahuje priložený súbor. Tento súbor sa vloží do systému, aby bol kedykoľvek prístupný.
  • Vzor – Pridanie vzorového dokumentu.
  • Dokument z mailservera – Táto funkcia umožňuje vložiť dokument, ktorý prešiel cez Optivus Mailserver. Program komunikuje s mailserverom a vie si od neho vyžiadať komunikáciu, ktorá súvisí so spisom.
  • Z Outlooku – Vloženie označeného dokumentu z programu Outlook. Pozri samostatnú kapitolu.
  • Odkaz na iný dokument – Takto je možné vložiť odkaz na úplne iný dokument, ktorý sa javí byť vložený v aktuálnom spise. Hypertext na takýto dokument je označený modrou kurzívou. V dokumente nie je možné zmeniť Predmet a Obsah. Po kliknutí na takýto dokument sa otvorí pôvodný dokument. Tento dokument je možné aj odoslať cez e-mail.
• Zmena – Zmena označeného záznamu.
• Vymazať – Vymazanie označeného záznamu. Vymazané záznamy ostávajú v systéme, sú len preškrtnuté šedou farbou.
• Presunúť – Presunutie dokumentu do iného otvoreného spisu. Niekedy sa v priebehu práce ukáže, že dokument patrí do úplne iného spisu. Touto funkciou ho možno presunúť.
• Potvrdiť revíziu – Funkcia je identická s rovnakou funkciou v registratúre. Umožňuje potvrdiť zmeny v upravovanom dokumente.
• Zobraziť – Zobrazenie obsahu dokumentu. Obsah sa zobrazí, iba keď je skenovaný alebo vložený zo súboru. Rovnako funguje kliknutie na hypertext v názve dokumentu. Odkazy na iný dokument zobrazia obsah pôvodného dokumentu.
• Vložiť do odoslanej pošty – Ak je do spisu vložený dokument, ktorý následne odošlete, môžete o tom urobiť záznam do knihy odoslanej pošty priamo odtiaľto. Funkcia šetrí čas referenta podateľne, pretože referent presne vie, kam treba poštu odoslať. Touto funkciou to rovno zapíše do odoslanej pošty a samotný list zanesie na podateľňu. Na podateľni už len zásielku skontrolujú a odošlú.
  • Ak sa vloží v spise dokument do odoslanej pošty a na dokumente nie je vyznačená firma, nastaví sa firma podľa spisu.
    Pravidlá sú nasledovné. Ak je na dokumente nastavená firma, použije sa toto nastavenie. Ak nie je, použije sa nastavenie firmy a kontaktnej osoby podľa spisu.
• Obálka ku firme – Ďalšia pomôcka pre referenta. Ak ku dokumentu potrebuje vytlačiť obálku, môže to urobiť priamo odtiaľto.
• Filter – Zaškrtnutím poľa sa zobrazí doplňujúci filter, ktorý umožňuje vyhľadať dokument podľa čísla, názvu, popisu, firmy alebo autora.