Manuál IS Optivus

Podrobnosti týkajúce sa inštalácie hardvéru je potrebné vždy konzultovať s technickým oddelením. Treba s nimi konzultovať nákup konkrétnych zariadení, ktoré sú podporované v programe. Nasledovný manuál popisuje nastavenie a spravovanie dochádzkového systému v programe Optivus.

Licencia

Používanie prístupových kariet je podmienené vydaním licencie na dochádzku a vydaním špeciálnej licencie na počet dochádzkových kariet. Špeciálna licencia stanovuje, koľko platných dochádzkových kariet môže byť v systéme.

Číselníky

Na nastavenie sa používajú tri číselníky:

• Dochádzka/Dochádzkové zariadenia
• Dochádzka/Dochádzkové karty
• Dochádzka/Prístupové zóny

Prístupové zóny

Prístupové zóny umožňujú vytvoriť prechodové body, cez ktoré môžu alebo nemôžu prejsť držitelia dochádzkových kariet. Nastavuje sa:

• Dochádzkové zariadenie sa musí prideliť do nejakej zóny.
• Dochádzková karta sa dá nastaviť na prístup do viacerých zón.

Implicitne je po inštalácii programu vytvorená zóna s názvom Zóna 1. Každé nové zariadenie je priradené do tejto zóny. Môžete si vytvoriť ľubovoľné množstvo zón.

Dochádzkové zariadenia

V tomto číselníku sa definujú všetky prístupové zariadenia, ktoré budete používať. Jedno prístupové zariadenie obvykle obsluhuje jedny alebo dvoje dvier. Zariadenie možno pridať do zoznamu alebo ručne, alebo automaticky. Pri ručnom zadávaní je potrebné vyplniť všetky údaje o zariadení ručne.

V zobrazenom dialógu sa zobrazujú všetky zariadenia. Nové zariadenie môžete pridať pomocou dvojice funkcií:

• Vyhľadať – Toto je doporučený spôsob. Stlačením tlačidla Vyhľadať sa zobrazí najprv informácia o tom, že prebieha hľadanie a následne sa zobrazí zoznam nájdených zariadení. Nájdené zariadenie sa zaškrtne a stlačením tlačidla OK sa vloží do zoznamu. Potom je vhodné ešte zariadenie zmeniť a upraviť na ňom názov a popis, nakoľko vyhľadanie tam doplní iba všeobecné názvy.
• Pridať – Tlačidlom Pridať možno vytvoriť celé zariadenie, je ale nutné vedieť všetky informácie o umiestnení zariadenia v sieti.

Ak na dialógu Dochádzkové zariadenia stlačíte tlačidlo Vyhľadať, rozbehne sa nasledovný proces. Najprv sa vyhľadajú všetky zariadenia na lokálnej sieti.

Potom musíte vybrať akciu, ktorá sa má vykonať so zariadeniami:

• Pridať do Optivusu
• Zmeniť parametre zariadenia

Dochádzkové zariadenie – Pridať do Optivusu

Ak ste si vybrali prodanie zariadenia, potom v zozname vyberte konkrétne zariadenie a stlačte OK.

• Program otvorí dialóg nového zariadenia vyplní v ňom nájdené parametre.

Na jednom zariadení sa vypĺňajú nasledovné položky:

• Názov – Názov zariadenia.
• Popis – Podrobnejší popis zariadenia.
• IP adresa – IP adresa zariadenia. Pri vyhľadaní je doplnená automaticky.
• Aktívne – Zariadenie je aktívne pripojené v sieti a majú sa z neho získavať údaje o príchodoch.
• Gateway – Prečítané nastavenie zo zariadenia. Položka je len na čítanie. Parameter môžete zmeniť pomocou tlačidla Vyhľadať v zozname zariadení.
• Maska siete – Prečítané nastavenie zo zariadenia. Položka je len na čítanie. Parameter môžete zmeniť pomocou tlačidla Vyhľadať v zozname zariadení.
• Monitorovať každých X minút – Ako často sa má zariadenie monitorovať a ako často sa z neho majú sťahovať. Pokiaľ potrebujete okamžité údaje, nastavte sem hodnotu 1. Pokiaľ nepotrebujete údaje až tak často, nastavte hodnoty medzi 10 až 60.
• Dvere 1 – Pomenovanie dvier číslo 1. Obvyklé zapojenie zariadenia je také, že dvere 1 predstavujú dva snímače kariet. Jeden snímač je na vnútornej strane dvier a druhý na vonkajšej strane dvier. Napríklad vstupné dvere.
• Dvere 2 – Pomenovanie dvier číslo 2. Napríklad dvere do dvora. Nie každá verzia prístupového zariadenia vie obsluhovať aj druhé dvere. Presnú špecifikáciu hardvérového zariadenia nájdete v jeho popise.
• História – História zmien na zariadení.

Dochádzkové zariadenie – Zmeniť parametre zariadenia

Ak ste si vybrali zmenu parametrov zariadenia, v zobrazenom zozname vyberte konkrétne zariadenia a stlačte OK. Program si od vás vypýta nové nastavenie sieťových parametrov konkrétneho zariadenia.

Dochádzkové karty

Dochádzkové  karty predstavujú spojitosť medzi kartami a užívateľmi systému. Optivus podľa toho vie, že keď sa použije na prístupovom snímači karta s nejakým číslom, ktorý užívateľ má túto kartu pridelenú.

Na karte sa vyplňuje:

• Číslo – Číslo dochádzkovej karty. Obvykle je vytlačené priamo na karte.
• Užívateľ – Napojenie karty na konkrétneho užívateľa.
• Od – Kedy bola karta pridelená.
• Do – Kedy bola karta odobratá.
• Zrušená – Zrušená karta slúžia len na historické záznamy a nie je počítaná do limitu kariet podľa licencie.
• Zóny – Priradenie dochádzkovej karty do konkrétnej zóny.
• Miesta sledovania dochádzky – Pole slúži na upresnenie dochádzky cez dochádzkové karty.
  • Ak nie je nič zaškrtnuté – Vtedy všetky dochádzkové zariadenia slúžia aj na vyhodnocovanie dochádzky.
  • Ak je zaškrtnuté aspoň jedno miesto – Vtedy sa do dochádzky zarátajú iba tie dochádzkové zariadenia, ktoré sú zaškrtnuté pre konkrétneho užívateľa. Má to zmysel napríklad vtedy, keď časť dochádzkových zariadení ovláda vstup do firmy. Na tých je rozumné zaškrtnúť, že sa zarátavajú do dochádzky. Ostatné otvárajú napríklad vstupy na firemný dvor, cez ktorý sa prechádza do iného objektu. Na oboch takýchto dochádzkových zariadeniach je pre užívateľa vhodné nastaviť, že sa nemajú zarátať do dochádzky. Potom môže užívateľ na jednom vstupe bezpečne vyjsť von na dvor, na druhom vstupe vojsť do budovy a tento jeho prechod cez dvor nijako neovplyvní jeho dochádzku.
• História – História dochádzkovej karty.

Automatické odoslanie dochádzkovej karty do dochádzkového zariadenia

Zoznam dochádzkových kariet v zariadení sa aktualizuje pri:

• pridaní karty,
• zmene karty,
• vymazaní karty,
• pridaní nového dochádzkového zariadenia.

Ako správne presunúť kartu od jedného zamestnanca k druhému

Ak nejaký zamestnanec po čase prestane používať dochádzkovú kartu (napríklad z dôvodu, že bol prepustený), možno takúto kartu opätovne použiť. Musíte ale dodržať presný postup:

• Na odchádzajúcom zamestnancovi označíte kartu za zrušenú a do položky Do vyplníte dátum odchodu. Napríklad 31.5. 2016 16:00.
• Na novom zamestnancovi pridáte novú kartu, ktorá má rovnaké číslo karty a v položke od sa nachádza 1.6.2016 7:00.

Inštalácia služby na obsluhu dochádzkového zariadenia

Optivus Service je služba na sťahovanie dát z prístupových zariadení, ktorú je potrebné najprv nainštalovať pomocou optservicesetup.exe ktorý je umiestnený v inštalácii OPTIVUS.  Služba sa následne bude pravidelne pokúšať sťahovať dáta podľa nastaveného intervalu v číselníku Dochádzka/Dochádzkové  zariadenia „Monitorovať každých X minút“.

Ako služba funguje

Pri svojom spustení si služba zistí pripojenie do aktuálnej databázy. S ňou bude pracovať a do nej bude zapisovať výsledky. V aktuálnej databáze si zistí zoznam aktívnych zariadení a ich prístupových bodov. Ak nejaké nájde, začne ich monitorovať.

Pokiaľ sa zistí nejaké použitie prístupovej karty, program to zapíše do databázy a záznam sa objaví v dochádzke na záložke Dochádzkové karty. Súčasne sa upravuje aj dochádzka na záložke Vkladanie. Program postupuje nasledovne:

• Z prvého príchodu v rámci dňa je vytvorený začiatok pracovnej doby.
• Z posledného odchodu je vytvorený koniec pracovnej doby.
• Zvyšné odchody a príchody medzi týmito hraničnými sa použijú na vytvorenie prerušení. Prerušenie je tvorené dvojicou odchod-príchod. Implicitne je prerušenie nastavené ako súkromné. Pokiaľ chcete rozlišovať prerušenia, musíte si ich vyznačovať v module Priepustky. Ak dôjde k prieniku tohto prerušenia a prerušenia z priepustiek, nastaví sa typ prerušenia podľa toho.
• Všetky ostatné záznamy, ktoré sa nepodarilo spárovať budú ignorované.
• Nie vždy je prerušenie aj zapísané. Napríklad ak je v systéme nastavené, že sa nemajú zapisovať prerušenia kratšie ako X minút.

Služba automaticky vytvára kópiu prečítaných údajov z dochádzkového zariadenia a ukladá ju do samostatného logu pre každý mesiac osobitne. Ak je viac dochádzkových zariadení, uložia sa údaje do jedného súboru pre všetky zariadenia. Súbor sa vytvára pod názvom dochadzka-backup-rok_mesiac.log.

Úpravy údajov

Ak je potrebné, možno nastaviť vybranému užívateľovi, aby mohol upravovať údaje, ktoré boli zaznamenané podľa dochádzkových kariet.

Automatické vloženie dochádzkovej karty do zariadenia

V okamihu pridania novej karty sa táto karta automaticky prenesie do všetkých zariadení. Rovnako aj v prípade vymazania karty sa táto karta vymaže zo zariadení.

Automatické nastavovanie aktuálneho času v dochádzkových zariadeniach

Služba, ktorá zabezpečuje sťahovanie údajov z dochádzkových kariet každú hodinu zasiela do zariadení aj aktuálny čas.