Manuál Optivus 5.90

  1. Optivus
  2. Minimálne požiadavky, inštalácia programu
    1. Minimálne požiadavky
    2. Sieťová inštalácia
    3. Príprava prostredia pred aktualizáciou
    4. Aktualizácia programu
    5. Optivus Service
    6. Spustenie programu
    7. Licencia programu
    8. Postup pri získaní trvalej licencie
    9. Postup pri získaní užívateľskej podpory
    10. Postup pri získaní licencie na ďalšie moduly
  3. Prihlásenie do programu
  4. Užívatelia programu
    1. Užívateľské skupiny
    2. Oddelenia firmy
    3. Vytváranie užívateľov
    4. Nadriadení a podriadení
    5. Nezobrazovať užívateľov v ponukách
    6. Nastavenie programu
    7. Položky programu
    8. Vnútorný telefónny zoznam
  5. Úvodné okno programu
    1. Všeobecné informácie o vkladaní a zmene údajov
    2. Ovládanie programu pomocou klávesnice
    3. Práca viacerých užívateľov
    4. Jednotný filter
    5. Jednotná tlač dokumentov
      1. Obmedzenie prístupu
    6. Aktuálny rok a hospodársky rok
    7. Nastavenie vzhľadu tabuliek
    8. Pohľady nad tabuľkami
    9. Nastavenie písma v programe
    10. Údaje, ktoré sa netlačia
    11. Číselné rady
    12. Užívateľské vlastnosti
      1. Navrhovanie zoznamu užívateľských vlastností
      2. Typy užívateľských vlastností
      3. Filtrovanie pomocou užívateľských vlastností
      4. Export užívateľských vlastností
      5. Import užívateľských vlastností
      6. Navrhovanie užívateľských vlastností
        1. Špeciálne funkcie
        2. Farebné značenie
      7. Prehliadanie užívateľských vlastností
      8. Filtrovanie užívateľských vlastností
      9. Vypĺňanie užívateľských vlastností
  6. Poznámky
  7. Termíny
  8. Súvislosti
  9. Detaily
  10. Export do XML
  11. Práca s firmami
    1. Základné pojmy: Firmy
    2. Rozmiestnenie informácií o firmách
    3. Číselníky pre prácu s firmami
    4. Filtrovanie údajov
    5. Pridanie novej firmy
      1. Prepojenie firiem s databázou Finstat
    6. Rýchle vkladanie firiem
    7. Zmena firmy
    8. Vymazanie firmy
    9. Vyhľadanie firmy
    10. Upozornenia na firme
    11. Kontakty
      1. Hľadanie kontaktu
    12. Firmy na Internete
    13. Hľadanie osoby
    14. Výstupy
    15. Tlač obálok
    16. Tlač štítkov
    17. Telefonovanie s firmou
    18. Hromadné operácie s firmami
    19. Hromadný mailing
    20. Import osôb a firiem z Outlooku
    21. Import osôb a firiem z Excelu
    22. Export firiem a osôb do programu Outlook
    23. Export firiem a osôb do programu Outlook Express
  12. Osoby
    1. Rozmiestnenie informácií na okne
    2. Číselníky pre prácu s osobami
    3. Filtrovanie osôb
    4. Pridanie novej osoby
    5. Zmena osoby
    6. Vymazanie osoby
    7. Presunutie osoby do firmy
    8. Kópia osoby do inej firmy
    9. Výstupy
    10. Telefonovanie s osobou
    11. SMS na osobu
    12. Upozornenie na osobe
    13. Hromadné operácie s osobami
    14. Hromadný mailing
    15. GDPR
  13. Úlohy
    1. Základné pojmy: Úlohy
    2. Úloha – popis
    3. Plánovací kalendár – popis
    4. Rozmiestnenie informácií na obrazovke
    5. Číselníky pre prácu s úlohami
    6. Filtrovanie úloh
    7. Nová úloha
    8. Splnená úloha
    9. Periodická úloha
    10. Zmena úlohy
    11. Vymazanie úlohy
    12. Oznamovanie úlohy
    13. Splnenie úlohy
    14. Pripomenutie úlohy
    15. Presunutie úlohy na iný dátum
    16. Vyhľadanie úlohy v kalendári
    17. Prepojenie úlohy a spisu
    18. Prepojenie úlohy a obchodu
    19. Spoločné plánovanie úloh
    20. Filtrovanie udalostí
    21. Nová udalosť
    22. Zmena udalosti
    23. Vymazanie udalosti
    24. Kalendár termínov
    25. Splnenie udalosti
    26. Posunutie udalosti
    27. Prehľad mojich úloh
    28. Výstupy
    29. Synchronizácia úloh do služby Kalendár Google
      1. Terminológia synchronizácie úloh
      2. Podmienky použitia synchronizácie úloh
      3. Nastavenie synchronizácie úloh
      4. Autorizácia aplikácie Optivus Google Calendar synchronizátor
      5. Odstránenie povolenia synchronizácie pre aplikáciu Optivus
      6. Výber cieľového kalendára synchronizácie
      7. Synchronizácia úloh do služby Kalendár Google
      8. Synchronizácia úloh viacerých užívateľov do služby Kalendár Google
      9. Aké položky sa synchronizujú do služby Kalendár Google
      10. Automatická synchronizácia úloh
      11. Sumarizácia synchronizácie úloh
  14. Externé kalendáre
  15. Spisy
    1. Základné pojmy: Spisy
    2. Kolobeh života spisu
    3. Rozmiestnenie informácií o spisoch
    4. Číselníky pre spisy
    5. Filtrovanie údajov
    6. Multivýber
    7. Pridanie nového spisu
    8. Zmena spisu
    9. Vymazanie spisu
    10. Podfarbenie spisov
    11. Úlohy v spise
      1. Použité diely
    12. Termíny v spise
    13. Dokumenty
      1. Vzorové dokumenty
      2. Dokument z programu Outlook
    14. Obchod v spise
    15. Pokladňa v spise
    16. Poznámka
    17. Kontakty v spise
    18. História zmien
    19. Ochrana prístupu ku spisu
    20. Automaticky vytvárané spisy
    21. Vzory spisov
    22. Kópia spisu
    23. Hromadné operácie so spismi
    24. Preväzbovanie spisov
    25. Výstupy
      1. Prehľad práce nad spisom
    26. Odosielanie SMS zo spisu
    27. Prepojenie spisov s ostatnými modulmi
    28. Automatické nastavenie súvislostí podľa hypertextu v spise
    29. Odosielanie dokumentov zo spisu
      1. Hromadné odosielanie dokumentov zo spisu
      2. Odosielanie prílohy e-mailov cez CLOUD
    30. Požičiavanie spisov
    31. Odpisy spisov
    32. Vyraďovanie spisov
    33. Prevod neuzatvorených spisov do nového roku
    34. Oprava problémov v úložisku dokumentov
  16. Plánovanie projektov
    1. Základné pojmy: Plán
    2. Univerzálny postup plánovania
    3. Kalendáre v projekte
    4. Ganttov diagram
    5. Pridanie plánu do spisu
    6. Vkladanie údajov pomocou vpisovania do tabuľky
    7. Úlohy plánu
    8. Predchodcovia
    9. Posúvanie času úloh v pláne
    10. Parametrický plán
    11. Použitie strojov
    12. Prepojenie úloh a zdrojov
    13. Zdroje plánu
    14. Vyhľadanie voľných zdrojov
    15. Uloženie plánu a informácie o ňom v spise
    16. Tlač plánu
    17. Kópia plánu a vzory
    18. Generovanie ponuky z plánu
    19. Spravovanie viacerých plánov
    20. Využitie zdrojov po dňoch a súbežná práca
    21. Materiálový rozpis
    22. Plánovací terminál
    23. Extra činnosti v plánovacom termináli
    24. Extra činnosti napojené na plán
    25. Presun úlohy v plánovacom termináli
    26. Sledovanie výroby v plánovacom termináli
    27. Vyhodnocovanie výroby
    28. Odhadované náklady na spisoch
    29. Odhadované náklady na projekte
  17. Projekty
    1. Číselníky k projektom
    2. Požiadavky
  18. Registratúra
    1. Základné pojmy: Registratúra
    2. Dokumenty v elektronickej podobe
    3. Rozmiestnenie informácií o dokumentoch
    4. Hromadná tlač obsahu dokumentov v registratúre
    5. Ukladanie dokumentov z registratúry
    6. Číselníky pre registratúru
    7. Filtrovanie údajov
    8. Vytvorenie registratúrneho plánu
    9. Pridanie dokumentu do registratúry
    10. Pridanie dokumentu zo súboru
    11. Pridanie dokumentu z Prieskumníka
    12. Skenovanie
    13. Zobrazenie obsahu dokumentu
    14. Chránené dokumenty
    15. Vymazanie dokumentu
    16. Revízia dokumentu
      1. Prehľad revízií
    17. Presunutie súboru dokumentu do iného dokumentu
    18. Automaticky vytvárané spisy
    19. Spolupráca registratúry s knihou pošty
    20. Spolupráca registratúry s inými aplikáciami
    21. Výstupy
  19. Intranet
    1. Intranet v registratúre
    2. Intranet v spise
  20. Oznamy
    1. Zaslanie oznamu
    2. Indikácia nového oznamu
    3. Čítanie nového oznamu
    4. Odoslané oznamy
    5. Oznamy cez SMTP
  21. Dochádzka
    1. Nastavenie dochádzky
      1. Vkladanie
      2. Pridanie mesiaca
      3. Zmena parametrov mesiaca
      4. Vymazanie mesiaca
      5. Uzatváranie mesiacov
      6. Uzatvorenie dňa dochádzky
      7. Vymazanie dňa v kalendári
      8. Prehľady
      9. Spočítavanie obedov na konci mesiaca
    2. Turniket
    3. Dochádzka cez prístupový systém OptivusKontrol
      1. Rekonštrukcia dochádzky cez prístupový systém OptivusKontrol
    4. Priepustky
    5. Dovolenky
    6. História dochádzky
    7. Plánovanie smien
    8. Príprava na plánovanie smien
    9. Pridanie nového plánu smien
    10. Tlač plánu smien
  22. Podateľňa
    1. Základné pojmy: Podateľňa
    2. Pošta a registratúra
    3. Skenovanie doručenej pošty
    4. Rozmiestnenie informácií
    5. Filtrovanie pošty
    6. Nová pošta
    7. Zmena pošty
    8. Vymazanie pošty
    9. Zobrazenie obsahu dokumentu alebo spisu
    10. Vytlačenie obálky ku pošte
    11. Potvrdzovanie prečítania pridelenej pošty
    12. Výstupy
    13. ePodací hárok
  23. Štatistika
    1. Filtrovanie
    2. Zoznam prihlásených užívateľov
  24. Jazdy
    1. Pridanie nového vozidla
    2. Zmena vozidla
    3. Vymazanie vozidla
    4. Pridanie novej jazdy
    5. Zmena jazdy
    6. Vymazanie jazdy
    7. Pokračovanie jazdy
    8. Návrat domov
    9. Generátor jázd
    10. Prepočítanie tachometra
    11. Filtrovanie jázd
    12. Cestovné príkazy
      1. Nový cestovný príkaz
    13. Výstupy
  25. Pokladňa
    1. Nová pokladňa
    2. Zmena pokladne
    3. Vymazanie pokladne
    4. Nová transakcia
    5. Zmena transakcie
    6. Vymazanie transakcie
    7. Sledovanie zostatku hotovosti
    8. Filtrovanie transakcií
    9. Oprava číslovania transakcií
    10. Výstupy
  26. Obchod
    1. Základné pojmy: Obchod
    2. Rozmiestnenie informácií o obchode
    3. Číselníky pre prácu s obchodom
    4. Filtrovanie údajov
    5. Faktúry
      1. Vystavenie faktúry
      2. Kontrola splatnosti konkrétneho odberateľa
      3. Prijatie faktúry
      4. Zmena faktúry
      5. Potvrdenie faktúry
      6. Kópia faktúry
      7. Iné spôsoby vystavenia faktúry
      8. Vymazanie faktúry
      9. Tlač faktúry
      10. Storno faktúry
      11. Hromadná faktúra a subfaktúry
      12. Predfaktúra
      13. Ochrana voči nízkej cene pri vystavovaní faktúry
      14. Faktúra vystavená v inej mene
      15. Párovanie platieb
      16. Vzájomné započítanie pohľadávok
      17. Inventarizácia pohľadávok
      18. Export a import faktúry
      19. Export faktúr do iných programov
      20. Zapisovanie poznámky do uzavretej faktúry
    6. Objednávky
      1. Vystavenie objednávky
      2. Prijatie objednávky
      3. Zmena objednávky
      4. Kópia objednávky
      5. Vymazanie objednávky
      6. Rozdelenie objednávky
      7. Vybavenie objednávky
      8. Dátum dodania tovaru v objednávke
      9. Detaily na objednávkach
      10. Objednávanie tovaru do skladu
      11. Prepojenie kasy a objednávky
      12. Tlač objednávky
    7. Ponuky
    8. Skladové karty
      1. Pridanie skladovej karty
      2. Obrázok ku skladovej karte
      3. Detaily na skladovej karte
      4. Import skladovej karty z Excelu
      5. Import cenníkov
      6. Sledovanie množstva tovaru na sklade
      7. Zmena skladovej karty
      8. Vymazanie skladovej karty
      9. Kópia skladovej karty
      10. Zlúčenie duplicitných kariet
      11. Akcie na skladovej karte
      12. Cenové hladiny
      13. Hromadné operácie skladových kariet
      14. Skladová karta s variantmi
      15. Tlač skladovej karty
    9. Skladové pohyby
      1. Nová príjemka
      2. Nová výdajka
      3. Nová výrobka
      4. Nová spotreba
      5. Nová prevodka
      6. Manko pri inventúre
      7. Prebytok pri inventúre
      8. Zmena pohybu
      9. Vymazanie pohybu
      10. Prepočítanie zostatku v sklade
      11. Potvrdenie skladového pohybu
      12. Akcie na skladovom pohybe
        1. Oznam zo skladového pohybu
        2. Poznámka na skladovom pohybe
        3. Pomenovanie skladového pohybu
      13. Výrobné čísla / šarže
      14. Uzávierky skladu
      15. Predaj do mínusu
      16. Tlač skladového pohybu
    10. Receptúry
    11. Obchod – export do XML
    12. Import xml s objednávkou z e-shopu
    13. Kasa
      1. Príprava kasy na predaj
      2. Predaj na virtuálnej kase
      3. Predaj na vzdialenej kase
      4. TM4000B/TM5000B
      5. Rozmiestnenie informácií o kase
      6. Naskladnenie tovaru pre kasu
      7. Vystavenie účtenky na kase
      8. Pridanie firmy na účtenku
      9. Vkladanie ceny na účtenku
      10. Zľavy na účtenke
      11. História predaja na kase
      12. Potvrdenie predaja bločku
      13. Zaokrúhľovanie centov
      14. Uzávierky na kase
      15. Kópie dokladov z fiskálneho modulu
      16. Refundácia účtenky
      17. Úhrada faktúry cez kasu
      18. Výstupy z histórie predaja
      19. Prepojenie kasy a pokladne
  27. Zariadenia
    1. Dialóg zariadenie
    2. Vytvorenie zariadenie podľa skladového pohybu
    3. Priraďovanie termínov ku zariadeniam
    4. Filtrovanie zariadení podľa termínov
    5. Detaily ku zariadeniu
    6. Spisy ku zariadeniu
    7. Zariadenia a technické preukazy
    8. Zlúčenie zariadení
    9. Pohľady na zariadenia
  28. Vernostný systém
    1. Nastavenie programu na používanie vernostného systému
  29. Vernostné karty
    1. Ručné pridávanie vernostných bodov
    2. Automatické pridávanie vernostných bodov
    3. Používanie vernostných bodov
  30. Mobilný skladník
    1. Mobilný skladník export
    2. Mobilný skladník import
  31. Registračné pokladnice Elcom
    1. Elcom – Nastavenie oprávnení
    2. Elcom – Scenáre použitia registračnej pokladnice
    3. Elcom - Zoznam registračných pokladníc
    4. Elcom - Export zoznamu skladových kariet
    5. Elcom – Import predaja
    6. Elcom – nulovanie pokladnice
    7. Elcom – praktické rady
  32. OLAP Dátová kocka
    1. OLAP všeobecné ovládanie
    2. OLAP obchod
  33. Integrátor procesov
    1. Integrácia do programu Outlook
    2. E-mail do spisu
    3. Outlook a záznamy v registratúre
    4. Využitie Integrátora na iných miestach programu
  34. API rozhranie pre e-shop
  35. API - rozhranie pre MODO
  36. API - lokálne dokumenty
  37. Zálohovanie údajov
    1. Čo sa udeje pri zálohovaní
    2. Ručná záloha pre JET
    3. Automatická záloha pre JET
    4. Obnovovanie STS
    5. Shadow copies
    6. Zálohovanie SQL databázy
  38. Špeciálne nastavenia v programe
    1. Pobočka vlastnej firmy s obmedzeným prístupom k firmám a osobám
    2. Multilicencia
    3. V prípade technických problémov s programom
    4. Využitie sériovej čítačky čiarových kódov na vkladanie údajov
    5. Konfigurácia TAPI
    6. Zavedenie eura
    7. DPH 20%
    8. Návody
      1. Používanie firemných zliav
      2. Neplatiči a prešvihnutý kredit v zozname firiem
      3. Odhadovanie skutočných nákladov pomocou plánu
      4. Vytvorenie plánu z objednávky
      5. Vytvorenie multiobjednávky a multiplánu
      6. Vzorový príklad užívateľských vlastností na spise

11.3.Číselníky pre prácu s firmami

Číselníky uľahčujú vkladanie opakujúcich sa informácií. Dodaný zoznam si môžete upraviť pre vlastnú potrebu.

Na prácu s firmami potrebujete nasledovné číselníky:

  • Banky – Pri vypisovaní čísla účtu firmy. Funkciu vyvoláte cez menu Číselníky/Firmy/Banky…
  • Kategórie – Pri určovaní kategórie firmy. Môžete ku každej firme nastaviť aj viac kategórií. Výber kategórie je možné nastaviť inverzne aktivovaním zaškrtávacieho poľa pri zvolenej kategórii. Funkciu vyvoláte cez menu Číselníky/Firmy/Kategórie… Môžete si vytvoriť zoznamy dodávateľov, alebo mimoriadne dôležitých firiem, alebo firiem, ktoré sú zoskupené podľa nejakého iného kritéria.
  • Právna forma – Pri stanovovaní právnej formy firmy. Funkciu vyvoláte cez menu Číselníky/Firmy/Právna forma…
  • PSČ – Zoznam poštových smerovacích čísiel. Program podľa neho automaticky doplňuje mesto k firme. Funkciu vyvoláte cez menu Číselníky/Firmy/PSČ…
  • Kraj – Tento číselník nie je možné upravovať a dodáva sa priamo s programom.
  • Okres – Tento číselník nie je možné upravovať a dodáva sa priamo s programom.
  • Regióny – Firmy si môžete zatriediť podľa regiónov. Funkciu vyvoláte cez menu Číselníky/Firmy/Regióny…
  • Štát – Zoznam štátov. Funkciu vyvoláte cez menu Číselníky/Firmy/Štáty…

Kategórie firiem

Kategórie sa môžu zobraziť ako farebné menovky pred názvami firiem. Aby sa menovka objavila, musí byť firma označená danou kategóriou a samotná kategória musí mať nastavené tri položky:

  • Názov – Názov kategórie.
  • Zobraziť vo firmách – Daná kategória je určená iba pre firmy. Vizuálna reprezentácia na firme alebo osobe je taká, že kategórie určené pre firmu sú na prvých miestach a zoznam kategórií, použiteľných iba na osobách je na konci zoznamu a nie je možné ich zaškrtnúť.
  • Zobraziť v osobách – Daná kategória je určená iba pre osoby. Vizuálna reprezentácia je presne naopak ako na predchádzajúcom nastavení.
  • Skratka – Možno použiť až 5 písmen.
  • Farba textu – Treba kliknúť ľavým tlačidlom myšky do farebného vzorkovníka. Na označenej farbe sa bude zobrazovať FG.
  • Farba pozadia – Treba kliknúť pravým tlačidlom myšky do farebného vzorkovníka. Na označenej farbe sa bude zobrazovať BG.
  • Hlásenie – Hlásenie sa používa pri kontrole spisov. V okamihu stlačenia OK sa skontrolujú kategórie na firme a kontaktnej osobe. Každá kategória s nastaveným hlásením sa zobrazí v podobe varovania. Kontrolu je nutné zapnúť v nastavení programu Práva užívateľov/Spisy/Hlásenie firmy a osoby v kategórií.

 

kategorie firiem

ciselnik bank

 

V číselníku bánk vyplňte položku SWIFT pri banke, pretože SWIFT na firme alebo firemnom účte sa pri tlači páruje s číselníkom bánk. Keď sa nájde zhoda, vytlačí sa názov banky na reporte. Toto je dôležité napríklad pri vystavení faktúry mimo EU, kedy býva názov banky vyžadovaný druhou stranou.

Nastavenie prístupu ku kategóriám

Tlačidlom Prístup… sa nastavuje pre jednotlivých užívateľov na kategórii možnosť zaškrtávania danej kategórie. V podstate funkcia slúži na to, aby sa pomocou nej dalo zabrániť vybraným užívateľov v zmene danej kategórie.

Predpokladá sa použitie na takej kategórii, ktorá je pre činnosť firmy nevyhnutná. Napríklad vyznačovanie firiem, ktoré sú neplatiči. To je možné systém nastaviť tak, aby danú kategóriu mohol nastaviť iba šéf firmy a zamestnanci ju mohli iba prehliadať.

« Rozmiestnenie informácií o firmáchFiltrovanie údajov »
Help Guide Powered by Documentor
Suggest Edit