person-1959737_640Zdravotno-hygienický audit

Nadstavba umožňuje vykonávanie zdravotno-hygienických auditov pre pracovné zdravotné služby a výrazne tým zlepšuje tento proces vo firme.

Vytvorenie auditu

Výberom položky Firmy/Zdravotno-hygienický audit… otvoríte nový audit ku označenej firme. Pokiaľ už daná firma má audit vytvorený, zobrazí sa ten a môžete pokračovať v jeho úprave. Audit sa skladá z troch záložiek:

  • Audit – Vyplnenie základných parametrov auditu.
  • Osoby – Práca so zoznamom zamestnancov.
  • Profesie – Práca so zoznamom profesií.

Ako prvé je potrebné vyplniť základné parametre. Podklady pre audit obsahujú tieto položky. Vypĺňate vždy konkrétnu osobu, ktorá sa vyberá z ponúkaného zoznamu a ku nej dopíšete jej profesiu. Položky vypracoval a gestor sa vyberajú zo zoznamu vašich zamestnancov. Položky schválil a štatutárny zástupca sa vyberajú zo zoznamu klientových zamestnancov.

Je potrebné vyplniť aj vlastnosti, ktoré priamo ovplyvňujú generovanie PDF:

  • Zasielať e-mail – Zo zoznamu sa vyberie osoba, ktorá bude preberať vygenerované PDF prehliadky. Osoba by mala mať vyplnený e-mail.
  • Zabaliť do ZIP – Ak je zaškrtnuté, všetky PDF budú zabalené do jedného ZIP a tak priložené ako príloha do e-mailu. Ak nie je zaškrtnuté, budú pribalené každý ako jedna príloha.
  • Heslo pre ZIP – Ak sa dohodnete so zákazníkom, že chce mať vyšší pocit istoty, môžete ZIP ochrániť heslom. Princíp je identicky ako keď posiela faktúry e-mailom Orange a spol.
  • Neposielať – Môže nastať situácia (napr. vám neplatia), že nechcete danej firme zasielať PDF. Vtedy toto zaškrtnete a pri generovaní PDF môžete takýchto zákazníkov odfiltrovať.
  • Posledné odoslanie – Pri odoslaní PDF sa sem poznačí, kedy to bolo. Dátum slúži ako kontrola, či ste už danú firmu v danom mesiaci odoslali. Pri generovaní to možno nastaviť vo filtri.

Na záložke Osoby môžete vykonať nasledovné funkcie:

  • Import – Vloženie nových zamestnancov pomocou Excelu.
  • Priradiť profesie – Priradenie profesií ku zamestnancovi.
  • Priradiť prehliadku – Priradenie prehliadok ku zamestnancovi na základe jeho profesií.
  • Upraviť prehliadku – Upravenie parametrov prehliadky.
  • Zmena osoby – Zmena nastavení osoby.
  • Vymazanie osoby – Vyradenie osoby zo zoznamu zamestnancov.
  • Filtrovanie – Pomocou filtra možno rôzne manipulovať so zoznamom zamestnancov.

Na záložke Profesie môžete vykonať nasledovné funkcie:

  • Nová profesia Umožňuje pridanie novej profesie do zoznamu. Zoznam profesií je jedinečný pre každú firmu osobitne.
  • Zmena profesie – Upravenie označenej profesie.
  • Vymazanie profesie – Vymazanie označenej profesie.
  • Číselník faktorov – Jednotný číselník názvov faktorov. Číselník je spoločný pre celý program.
  • Číselník popisov faktorov – Jednotný číselník popisov faktorov. Číselník je spoločný pre celý program.
  • Číselník vyšetrení – Jednotný číselník vyšetrení. Číselník je spoločný pre celý program.

Import zamestnancov

Najprv je potrebné vyplniť údaje o zamestnancoch podľa vzoru. Po vyplnení je potrebné ich označiť (vidno v obrázku) a potom vyberte funkciu Import…Zobrazí sa zoznam rozoznaných osôb. V zozname sú červenou farbou (rozoznáva sa podľa rodného čísla) vyznačené nové osoby a čiernou existujúce. Po stlačení tlačidla Importovať sa prenesú do programu. Budú automaticky priradené ku danej firme.

Zmena zamestnancov

Označeného zamestnanca možno upravovať. Upravovanie je identické s tým, ktoré je možné urobiť priamo z programu Optivus.

Vymazanie zamestnancov

Označeného zamestnanca možno vymazať. Vymazanie nie je doslovné, je to vyškrtnutie zamestnanca zo zoznamu. Po vymazaní bude vykreslený v zozname šedým preškrtnutím. Každé vymazanie upraví dve položky na karte zamestnanca:

  • Zrušená osoba – Zaškrtne položku.
  • Záznam vyradený – Doplní dátum vymazania.

V súvislosti s vymazávaním zamestnancov si treba uvedomiť, že program sa pokúsi pre takéhoto zamestnanca ešte vygenerovať výstupne prehliadky. Pokiaľ ich nepotrebujete, treba každú prehliadku otvoriť a prepnúť ju do stavu Vyradené.

Číselníky

Aby bolo možné s auditom ďalej pracovať, je potrebné si predpripraviť tri číselníky. Z nich sa budú čerpať unifikované názvy do auditu. Číselníky sa nachádzajú na záložke Profesie.

Pridanie novej profesie

Do zoznamu profesií je potrebné pridať všetky známe profesie v danej firme. Profesia sa skladá z:

  • Názov – Výstižný názov profesie.
  • Popis – Nepovinná položka.
  • Faktory – Zoznam faktorov.
  • Prehliadky – Zoznam prehliadok.

Do zoznamu faktorov sa pridá nový faktor tlačidlom Pridať… Zobrazí sa zoznam všetkých faktorov z číselníka. Zaškrtnutím pridáte všetky faktory, ktoré patria ku danej profesii. Tlačidlom Zmena… je potom potrebné prejsť všetky faktory a vyplniť všetky položky. Do zoznamu prehliadok sa tlačidlom Pridať… vloží nová prehliadka. Jedna profesia má obvykle jednu prehliadku, ale nie je problém v prípade potreby pridať aj viac. Na prehliadke je najdôležitejší údaj opakovanie. Zadáva sa v rokoch. Je potrebné dodržať syntax v tvare 2R alebo 5R. Niektoré opakovania môžu mať výnimky, kde vek ovplyvňuje periódu. Opäť je potrebné dodržať syntax v tvare vek>50. Ďalšie výnimky systém nepozná. Na záver je potrebné zaškrtnúť zoznam vyšetrení, ktoré je potrebné absolvovať. Zoznam vyšetrení sa upravuje v číselníku.

Priradenie profesie zamestnancovi

Každému zamestnancovi by ste mali priradiť minimálne jednu profesiu. Obvyklý počet je jedna, ale môže sa stať, že niekomu potrebujete popísať aj kumulovanú funkciu, ktorá vykonáva viac rôznych činností. Po stlačení tlačidla Priradiť profesie… sa zobrazí zaškrtávací zoznam, v ktorom je treba označiť tie profesie, ktoré sa daného zamestnanca týkajú. Pri práci môžete využiť položku filtra nemá profesiu, ktorá zobrazí len tých zamestnancov, ktorí ešte profesiu nemajú. Niekedy bude potrebné zamestnancovi profesiu zobrať, alebo zmeniť na inú. Vtedy opäť vyvolajte túto funkciu a jednoducho odškrtnite nepotrebnú profesiu.

Priradenie prehliadky zamestnancovi

Ak má zamestnanec priradené profesie, môžete mu priradiť prehliadku. Priraďuje sa len z tých prehliadok, ktoré sú priradené k jeho profesiám. Pomocou zoznamu prehliadok ho potom môžete na ne pravidelne posielať. Po stlačení tlačidla Priradiť prehliadku… sa zobrazí zaškrtávací zoznam, v ktorom je treba vybrať prehliadky. Ku prehliadke vidíte jej názov a periódu opakovania. Po potvrdení zoznamu sa prehliadky zobrazia v zozname. Implicitne sa prehliadky vytvoria s aktuálnym dátumom v poli termín a v stave vstupná prehliadka. Ak to potrebujete zmeniť, musíte prehliadku upraviť.

 Upravenie prehliadky

Pri každej prehliadke sledujeme nasledovné parametre:

  • TermínPlánovaný termín prehliadky. Nová prehliadka dostane automaticky ako termín deň, kedy bola vytvorená.
  • NaposledyPosledný známy dátum absolvovania prehliadky. Od tohto dátumu sa vypočíta nasledovný termín prehliadky.
  • StavV akom stave sa prehliadka nachádza. Rozlišujeme štyri stavy:
    • Vstupná prehliadkaObvyklá prehliadka po nastúpení do zamestnania. Ak zapisujete už existujúci stav, kde prebiehali prehliadky v minulosti, prepnite stav na pravidelné prehliadky a korektne vyplňte polia termín a naposledy.
    • Pravidelná prehliadkaPokiaľ je zamestnanec zamestnaný, periodicky sa vykonávajú tieto prehliadky.
    • Výstupná prehliadkaAk zamestnanca vyraďujete, obvykle na konci ešte musí absolvovať výstupnú prehliadku.
    • VyradenéPo absolvovaní výstupnej prehliadky prechádza prehliadka do tohto stavu, kde sa s ňou už nič nedeje.
  • OdoslanéToto pole obvykle vyplní program po odoslaní PDF so žiadosťou na prehliadku. Pokiaľ je tu vyplnený dátum, neponúka sa táto prehliadka v zozname na nové prehliadky a je prístupná na špeciálnej záložke v generovaní PDF. Ručne ju vymažete iba v prípade nejakého závažného omylu (napr. ste poslali nesprávneho zamestnanca).

 Generovanie podkladu pre audit

Ak je audit ku firme vypracovaný, môžete si vygenerovať podklady. Nepredpokladá sa priame tlačenie, doporučená metóda je export do Wordu a dopracovanie dokumentu tam. V hlavnom programe príkazom Výstupy/Zdravotno-hygienický audit… získate vygenerované podklady. Tieto podklady si tlačidlom Do Wordu… preneste do programu Word. Tam potom upravte hlavičky a pätičky dokumentu a doplňte textové časti, ktoré nie je možné vyplniť priamo v programe.

Generovanie PDF s prehliadkami

Generovanie PDF vám umožňuje v pravidelných intervaloch zasielať klientom aktuálne zoznamy prehliadok a zapisovať si dátumy absolvovaných prehliadok. Na záložke Generovanie sa nachádza zoznam firiem, ktoré majú vytvorený audit. Pomocou filtra môžete tento zoznam upravovať:

  • Firma – Vyhľadanie firmy podľa mena.
  • Minulosť – Zapisuje sa počet dní. Zobrazia sa iba tie firmy, ktoré mali generované a odoslané PDF pred nastaveným počtom dní. Toto umožňuje postupne spracovať firmy v jednom mesiaci a nasledujúci mesiac pokračovať v celom zoznam odznovu. Doporučená hodnota je 15 dní, čo by malo stačiť na spracovanie všetkých firiem.
  • Povolené – Zobrazia sa iba tie firmy, ktoré majú v audite povolené zasielanie.
  • Nové firmy – Toto sú všetky firmy, ktoré ešte nemali odoslané žiadne PDF. Príslušné pole v audite je prázdne.
  • Mesiac – Mesiac pre ktorý sa počítajú prehliadky. Implicitne sa použije aktuálny mesiac.
  • Rok – Rok pre ktorý sa počítajú prehliadky. Implicitne sa použije aktuálny rok.
  • Dni – Počet dní dopredu, ktoré sa kontrolujú. Implicitne je nastavených 31 dní. Znamená to, že napríklad v máji sa kontrolujú prehliadky až do konca júna a ak sa v tom období objaví nejaký termín v pravidelných prehliadkach, program ho automaticky ponúkne na vytvorenie PDF.

Po nastavení filtra je možné pokračovať ďalej stlačením niektorého tlačidla:

  • Zoznam prehliadok
  • Označiť všetko
  • Označiť nič
  • Generovať
  • Zobraziť
  • Odoslať e-mailom
  • Editor

Zapisovanie absolvovaných prehliadok